Czerwiec to gorący miesiąc dla stowarzyszeń, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Co prawda Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r.[1] wprowadza dłuższe terminy do złożenia sprawozdań finansowych z uwagi na ograniczenia wynikające z Covid-19, ale niezmienione pozostały terminy wyborów władz. Z tego względu, z obawy o zdrowie członków stowarzyszenia, coraz więcej podmiotów boryka się z problemem przeprowadzenia walnego zebrania w terminie, na które często zbiera się nawet kilkadziesiąt osób.
Spis treści
Walne zebrania a COVID
Tymczasem, z uwagi na panującą od kilku miesięcy epidemię koronawirusa, odwoływane są prawie wszystkie wydarzenia, spotkania, imprezy i zgromadzenia. Pomimo utrzymującej się liczby zakażeń nic nie wskazuje, by wirus miał “odpuścić” w ciągu najbliższych dni czy tygodni. Za cztery tygodnie, w czerwcu, kończy się kadencja organów stowarzyszenia i konieczne jest wybranie ich na nowo.
W takiej sytuacji należy przede wszystkim zajrzeć do statutu stowarzyszenia, który powinien określać zasady zwoływania walnego zebrania, terminy i sytuacje, w których powinno ono zostać zwołane.
W dogodnej sytuacji są stowarzyszenia, które w statucie mają zapisy mówiące o tym, że zarząd pełni swoje funkcje do czasu kolejnych wyborów. Wtedy sytuacja jest całkiem niezła, ponieważ zebranie można przesunąć na późniejszy termin. Jednak większość stowarzyszeń nie ma takich regulacji w statutach.
Jak wobec tego przeprowadzić walne zebranie stowarzyszenia zachowując odpowiednie środki ostrożności oraz w granicach prawa?
Na mocy ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa Sars-Cov-2 z dnia 16 kwietnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 695) w ustawie z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 713 z późn. zm.) dodane zostały przepisy art. 10 ust. 1a–1e wprowadzające możliwość głosowania jak i udziału w posiedzeniu władz stowarzyszenia z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
W związku z rozbieżnością interpretacyjną czy przeprowadzenie zebrania z wykorzystaniem środków elektronicznych wymaga zgody członków, stowarzyszenie, które chciałoby skorzystać z możliwości zdalnego przeprowadzenia zebrania, powinno zebrać od członków zgody na przeprowadzenie zebrania w takiej formie. Zgoda może mieć formę dokumentową, nie musi być pisemna, czyli wystarczy wyrażenie zgody przez członka poprzez wiadomość e-mail lub sms.
Termin, w jakim zawiadomienie powinno być doręczone, jak i jego forma, zależą od statutu stowarzyszenia.
Co powinno znaleźć się w zawiadomieniu?
Stowarzyszenie ma obowiązek w zawiadomieniu o zebraniu wskazać, że:
-
- istnieje możliwość udziału przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;
- opis sposobu uczestnictwa przy wykorzystaniu takich środków;
- opis prawa wykonywania głosu przy wykorzystaniu takich środków.
Co musi zapewnić stowarzyszenie?
Stowarzyszenie, organizując zebranie za pomocą środków elektronicznych, musi zapewnić co najmniej:
-
- transmisję obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której Członek może wypowiadać się w toku obrad;
- wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.
Obowiązki ustawowe
Jednocześnie należy pamiętać, że zgodnie z § 13 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 maja 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, ograniczenia spotkań i zebrań niezależnie od ich rodzaju, nie stosuje się do spotkań i zebrań związanych z wykonywaniem czynności zawodowych lub zadań służbowych, lub pozarolniczej działalności gospodarczej, lub prowadzeniem działalności rolniczej lub prac w gospodarstwie rolnym, a także związanych z działalnością organizacji pozarządowych, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz organizacją i przeprowadzaniem egzaminów określonych w przepisach odrębnych.
Zgodnie z art. 3 ust 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie dotyczy to stowarzyszeń. W związku z powyższym, z uwagi na brak ograniczeń dotyczących zgromadzeń względem walnego zebrania członków stowarzyszenia, zebranie może zostać przeprowadzone w tradycyjnej formie, pamiętając o zachowaniu wszelkich środków ostrożności mających na celu zapobieganie rozprzestrzeniania się wirusa Sars-Cov-2, w szczególności:
-
- obowiązek zakrywania ust i nosa zgodnie z § 17 Rozporządzenia;
- odległość pomiędzy osobami wynosząca minimalnie 2 metry, zgodnie z zaleceniami z dnia 17.05.2020 r.; będzie się to wiązało z koniecznością doboru sali, która będzie w stanie pomieścić wszystkich członków z zachowaniem tych odległości, lub też podzielenie członków na kilka sal;
- obowiązek używania rękawiczek lub zapewniony dostęp do płynów dezynfekujących, zgodnie z zaleceniami z dnia 17.05.2020 r.
Kwarantanna
Jednakże, osoby, które w dniu zebrania będą przebywać na kwarantannie, nie mogą pojawić się na zebraniu zgodnie z art. 34 ust. 4 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, w której zabrania się opuszczania miejsca kwarantanny. Z uwagi na to, że każdy członek ma prawo biernego i czynnego uczestniczenia w zebraniach, sytuacja pozbawienia go możliwości wzięcia udziału będzie pozbawieniem go jego praw.
Członek stowarzyszenia ma również prawo ustanowić pełnomocnika do uczestnictwa w walnym zebraniu, jeżeli statut stowarzyszenia tego nie zabrania. Pełnomocnikiem może być dowolna osoba, np. inny członek stowarzyszenia, ale również taka, która nie jest członkiem stowarzyszenia. Warto jednak, by była to osoba zorientowana w sprawach stowarzyszenia, z którą ma się podobne zdanie, zwłaszcza jeśli na walnym zebraniu mają być podejmowane ważne, wiążące decyzje (np. wybór władz). Z tego też względu nie każdy członek może chcieć skorzystać z prawa do ustanowienia pełnomocnika.
Wymogi
Z uwagi na powyższe, w obecnie panującym czasie zagrożenia epidemicznego, w celu ochrony członków stowarzyszenia przy jednoczesnym wypełnieniu obowiązków jakie na stowarzyszenie nakłada prawo, najkorzystniej byłoby zorganizować zebranie jedynie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej pamiętając o:
-
- wymogu zawiadomienia na 14 dni przed zebraniem;
- uzyskaniu zgody ponad połowy członków w formie sms lub e-mail na przeprowadzenie zebrania z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej;
- uwzględniając w zawiadomieniu wymogi wskazane powyżej;
- uwzględniając narzucone przez ustawę obowiązki techniczne.
Jest wiele dostępnych na rynku rozwiązań informatycznych oferujących możliwość przeprowadzenia zdalnego głosowania. Na pewno warto podczas weryfikacji oferty podmiotu udostępniającego możliwość zdalnego odbycia zebrania i przeprowadzenia głosowań, przeanalizować warunki umowy pod kątem odpowiedzialności tego podmiotu. W tym zakresie służymy pomocą.
