We wszystkich umowach, które przygotowuję jako pełnomocnik wpisuję klauzulę mediacyjną, czyli postanowienie, którym strony zobowiązują się najpierw spróbować polubownie rozwiązać konflikt pomiędzy nimi, a dopiero w drugiej kolejności „procesować się” w sądzie. Te kilka zdań, już niejednokrotnie pozwoliło mi uniknąć długotrwałego sporów sądowych, które dla klientów zawsze wiążą się z wysokim kosztem i wielomiesięcznym lub wieloletnim oczekiwaniem na rozstrzygnięcie. Dlatego nie rozumiem bezrefleksyjnego skreślania w projekcie umowy zapisów na mediacje. Postanowienie, w którym strony zobowiązują się podjąć próbę pozasądowego rozwiązania sporu jest pierwszym jakie należy sprawdzić przy pierwszych “objawach” konfliktu. Zwłaszcza konfliktu w sporach dotyczących własności intelektualnej, gdzie mediacja potrafi czynić cuda 😊

Jak może wyglądać początek konfliktu?

Początek konfliktu bywa różny: powolny lub gwałtowny. Czasami reakcją na zaistniałą sytuację jest niedowierzanie. Najczęściej złość. Zdarza się, że także realizacji umowy towarzyszą mniejsze lub większe konflikty. Zwykle udaje się je na bieżąco rozwiązywać. Zdarzają się jednak i takie, którym towarzyszą silne emocje a narosłe nieporozumienia blokują komunikację. Z każdym miesiącem, dniem jest coraz gorzej.

Znajomy radca, prowadzący obsługę prawną dużej, rodzinnej firmy nie krył swojego oburzenia, kiedy opowiadał o tym, jak przez przypadek dowiedział się o naruszeniu umowy przez franczyzobiorcę. Nie tylko zaniżane były rzeczywiste obroty stanowiące podstawę do wyliczenia opłaty licencyjnej, ale franczyzobiorca, po sklonowaniu modelu biznesowego, zamierzał ruszyć z własną siecią franczyzową. W ciągu 5 lat współpracy, zdążył bardzo dokładnie poznać specyfikę branży franczyzodawcy, wspierany przez franczyzodawcę jak jego własny syn.

Jak eskaluje konflikt?

W typologii stworzonej przez L. R. Pondy’ego[1] wyróżnia się kilka rodzajów konfliktów:

• konflikt utajony,
• konflikt spostrzegany,
• konflikt odczuwalny,
• konflikt manifestowany
• konflikt zakończony.

W historii tej franczyzy, kolejno pojawiały się wszystkie rodzaje konfliktu: konflikt utajniony rozpoczął się dwa lata temu, gdy o franczyzę na obszarze Polski centralnej, zaczął ubiegać się jeden z byłych pracowników franczyzodawcy. Konflikt przybrał postać spostrzeżonego, gdy sklepy obu franczyzobiorców pojawiły się w tym samym mieście. Doszło do ostrej rywalizacji pomiędzy franczyzobiorcami, w czasie której pierwszy z nich o spadek obrotów obwiniał franczyzodawcę. Kolejne miesiące były eskalacją manifestowanego konfliktu pomiędzy franczyzobiorcami. To był czas, gdy któryś z franczyzobiorców powinien zwrócić się do franczyzodawcy z prośbą o interwencję. Tak się nie stało, zamiast poszukiwania nowych zasad funkcjonowania w ramach franczyzy, pierwszy z franczyzobiorców zaczął oszukiwać i przygotowywać własny biznes. Czuł się oszukany i nie miał skrupułów przed oszukiwaniem.

Kiedy mówimy o konflikcie?

Spośród wielu definicji konfliktu najbardziej przydatna dla sporów umownych wydaje się ta, zgodnie, z którą konflikt to sytuacja, w której co najmniej dwie niezależne od siebie osoby, spierają się o ograniczone zasoby bądź o realizację interesów, które są – lub wydają się być – niemożliwe do pogodzenia[2].

W tej historii, nieustalone zasady funkcjonowania franczyzobiorców sprawiły, że każdy z nich obawiał się o realizację swoich interesów, miał świadomość rywalizacji o „zasoby” jakim są klienci w tym samym mieście. Od tego jakie działania zostaną podjęte w chwili dostrzeżenia konfliktu, zależy to czy konflikt nasili się, złagodnieje lub zostanie rozwiązany.

6 faz konfliktu

Psycholodzy konfliktu wyróżniają kilka faz

1. symptomy konfliktu – niezgodności celów i interesów stron, które dochodzą do wniosku, że sprzeczności pomiędzy nimi są niemożliwe do pogodzenia,
2. postrzeganie sprzeczności – subiektywne definiowanie sprzeczności, głośne formułowanie wzajemnych oczekiwań, każdy z uczestników konfliktu próbuje odnaleźć się w nowej sytuacji interpretując i analizując swoją pozycję i pozycję drugiej strony,
3. polaryzacja stanowisk – jest wynikiem skupienia się na własnym punkcie widzenia, jednowymiarowego, negatywnego postrzegania drugiej strony, braku chęci zrozumienia oponenta i braku dobrej woli; w tej fazie strony szukają sprzymierzeńców, zaczynają stosować groźby i presję w stosunku od siebie,
4. izolacja – jeśli na etapie polaryzacji stanowisk dojdzie do zerwania komunikacji, to strony zaczynają koncentrować się na negatywnym obrazie przeciwnika i podejmować zdecydowane działania zmierzające do bezwzględnej walki,
5. destrukcja – jest fazą, w której pierwotne przyczyny konfliktu nie mają już znaczenia, liczy się zniszczenie przeciwnika,
6. zmęczenie i zniechęcenie – są efektem znużenia walką, uczestnicy konfliktu zaczynają dostrzegać, że dotychczasowa strategia przenosi straty, w tej fazie może nastąpić przełom ale może być już za późno na jakiekolwiek działania pomocnicze.

W opowiadanej przez znajomego sprawie, strony przeszły przez wszystkie fazy konfliktu. Straciły dużo czasu, pieniędzy i energii na udowodnienie sobie wzajemnie złych intencji, nieuczciwości i tego kto pierwszy utracił zaufanie. W sporze tym toczyły się dwa postępowania karne i cztery postępowania cywilne. Żadna ze stron nie jest zadowolona z uzyskanych do tej pory rozstrzygnięć. Sprawy nadal nie są zakończone.

Czego zabrakło w historii opowiadanej przez znajomego? Przede wszystkim wiedzy, że konflikty są nieuniknione i tego, że są to z jednej strony zdarzenia mogące wywołać skutki w sferze prawnej, ale z drugiej strony – to proces zachodzący pomiędzy ludźmi w wymiarze psychologicznym, któremu towarzyszą:

• stres, poczucie zagrożenia, negatywne emocje,
• ucieczka – jawna i ukryta, wycofanie się, rezygnacja,
• agresja – jawna i ukryta, atak,
• nadmierna i przedłużająca się koncentracja na konflikcie,
• pogorszenie bądź zerwanie stosunków pomiędzy stronami,
• spadek jakości komunikacji, utrata zaufania,
• straty materialne, psychiczne.

To nie konflikt jest źródłem przykrych odczuć, lecz sposób w jaki ludzie do konfliktu podchodzą

Jeśli jednak uznamy, że to nie konflikt jest źródłem przykrych odczuć, lecz sposób w jaki ludzie do konfliktu podchodzą to pierwsze symptomy konfliktu będą

• informacją o konieczności wprowadzenia zmian,
• przyczyną wzrostu motywacji i energii,
• stymulacją zainteresowania innymi osobami, problemami, możliwościami,
• prowadzić do przyrostu wiedzy na skutek analizy własnego stanowiska i stanowiska drugiej strony,
• skłaniać do poszukiwania nowych metod osiągania celów i modyfikacji samych celów.

Skoro wiadomo, że konflikty są nieuniknione to …

… aby ułatwić stronom takie postrzeganie konfliktu i przygotować na konieczność ich rozwiązywania, warto wcześniej, już na etapie konstruowania umowy, przewidzieć wystąpienie sytuacji konfliktowych pomiędzy stronami.

Strony mogą na etapie ustalania treści umowy wpisać tzw. klauzulę mediacyjną na wypadek, gdyby w związku z współpracą doszło do sporu pomiędzy nimi. Klauzula ta, przy pierwszych sygnałach niezgody, posłuży jako pretekst do szukania pomocy osoby trzeciej, do zatrzymania eskalacji konfliktu.

Moje ulubiona klauzula (z oczywistych względów ;- )) brzmi tak:

Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub w związku z nią, w tym odnoszące się również do jej zawarcia, ważności lub rozwiązania, strony postanawiają skierować do Centrum Mediacji Gospodarczej przy Krajowej Radzie Radców Prawnych celem przeprowadzenia mediacji. Mediacja prowadzona będzie zgodnie z Regulaminem postępowania mediacyjnego według brzmienia z dnia wpłynięcia zgodnego wniosku do Centrum Mediacji Gospodarczej.

Koszty związane z niniejszym postępowaniem mediacyjnym, w tym wynagrodzenie mediatora i jego wydatki strony będą ponosić w częściach równych.

Powyższe nie dotyczy kosztów ponoszonych przez same strony w związku z mediacją (przejazdy, utracone wynagrodzenie, koszty obsługi prawnej oraz wszelkie inne koszty, utracone korzyści itp.), które każda strona ponosi we własnym zakresie.

W tym krótkim tekście strony zapewniają sobie szansę na szukanie pomocy bezstronnej i neutralnej osoby, która pomoże dostrzec rzeczywiste źródła konfliktu.

Jakie mogą być źródła konfliktu?

Źródeł tych może być kilka.  Ch. W. Moore[3] wyróżnił kilka przyczyn konfliktów:

• konflikt strukturalny – wynika zazwyczaj ze struktury sytuacji ograniczającej możliwość realizacji potrzeb wszystkich zaangażowanych w tę sytuację stron, np. ograniczone środki (pieniądze, czas), brak upoważnień

– w przypadku historii opowiadanej przez znajomego konflikt dotyczył struktury funkcjonowania franczyzobiorców na tym samym obszarze

• konflikt danych – pojawia się, gdy strony korzystają z różnych zestawów informacji, błędnych, niepełnych bądź rozbieżnych informacji; uczestnicy konfliktu nie potrafią ustalić stanu faktycznego; ten konflikt może również wynikać z odmiennej interpretacji tych samych danych

– obaj franczyzobiorcy zakładali faworyzowanie drugiej strony przez franczyzodawcę

• konflikt wartości – może wynikać z posiadania odmiennych struktur i hierarchii wartości i różnic światopoglądowych; pojawia się, gdy ktoś rości sobie prawa do posiadania jedynego słusznego punktu widzenia i nie dopuszcza odmiennych przekonań

– ta postać konfliktu była efektem ojcowskiego traktowania jednego z franczyzobiorców przez prezesa spółki franczyzodawcy

• konflikt relacji – wiąże się z negatywnym stosunkiem emocjonalnym do drugiej strony; często towarzyszy mu stereotypowe postrzeganie drugiej osoby bądź wzajemne niezrozumienie

– konflikt ten przybrał na sile, gdy na jaw wyszły plany stworzenia konkurencyjnej sieci franczyzowej

• konflikt interesów – spowodowany jest współzawodnictwem o pewne dobra lub wynika z odmiennych potrzeb stron; powstaje w przypadku, gdy któraś ze stron próbuje zaspokoić swoje potrzeby kosztem drugiej strony

– ten konflikt trwa do tej pory i czeka na rozstrzygnięcie w sądzie …

Czy klauzula mediacyjna jest potrzebna?

Tak. Gdy konflikt zaczyna eskalować, bardzo trudno jest zaproponować rozmowy. Przeciwnicy utwierdzają się w swoich racjach, dochodzi do polaryzacji stanowisk. Nawet jeśli pojawia się chęć porozmawiania i wyjaśnienia stanowisk często jest tłumiona przez “wojownicze” osoby.  Stąd, gdy w umowie jest klauzula mediacyjna, strony muszą spróbować mediacji. A to z kolei daje stronom szansę na szukanie rozwiązania i pomaga uniknąć sporu sądowego.

Pozasądowa mediacja, bez klauzuli mediacyjnej wpisanej do umowy, tez jest możliwa. Jednak dużo trudniej zaproponować ją oponentowi, gdy konflikt przejdzie do fazy postrzegania sprzeczności czy polaryzacji stanowisk, o izolacji czy destrukcji nie wspominając.

Jeśli potrzebujesz pomocy przy sformułowaniu klauzuli mediacyjnej albo wsparcia na jakimś etapie konfliktu, skontaktuj się 🙂 możesz tez samodzielnie wygenerować klauzulę poddając spór pod rozstrzygnięcie WIPO korzystając z narzędzia https://amc.wipo.int/clause-generator/

Photo by Ming Jun Tan on Unsplash

[1] Pondy L.R., Organizational conflict: The management of change and conflict, Penquin Books, London 1972, s. 17

[2] Wg Ch. W. Moore’a ta definicja zaproponowana została przez K. Bouldinga w Conflict and Defence: A General Theory, Harper & Bros 1962. Inni autorstwo tej definicji przypisują M. Deutschowi.

[3] Ch. W. Moore Effective Mediation Colorado 1989, s. 4

____________

Więcej o tym, że w mediacji energia z konfliktu pomiędzy stronami, ze zderzenia przeciwnych racji, jest  impulsem do poszukiwania nieszablonowych rozwiązań, do kreatywnego myślenia, do innowacyjnego postrzegania sporu, o moich doświadczeniach rzecznika patentowego i prawnika z 20 – letnim stażem w sprawach własności intelektualnej, o tym, że warto spróbować rozwiązać spór oszczędzając czas, pieniądze i energię, można przeczytać w innych wpisach na moim blogu o mediacjach w sprawach własności intelektualnej.

Zapraszam do lektury i do kontaktu 

#ip mediacja  #mediacja własność intelektualna # mediacja prawo autorskie #mediacja własność przemysłowa #mediacja spór o znak towarowy # mediacja w sprawach IP #mediacja w sprawach własności intelektualnej # mediacja nieuczciwa konkurencja # mediacja dobra osobiste