Audyt to przegląd stanu posiadania, najczęściej poprzedzający zmianę. Zmiany są niezbędne dla funkcjonowania firmy. P.F. Drucker twierdził, że „przedsiębiorca zawsze poszukuje zmiany, reaguje na nią i wykorzystuje ją jako okazję”[1] Na pytanie dlaczego warto zrobić audyt IP najprościej byłoby odpowiedzieć, że dobrze jest zidentyfikować w firmie i ocenić to, co stanowi siłę napędową dzisiejszej gospodarki – intellectual property – IP – i wykorzystać tę wartość. Niestety częstym błędem przedsiębiorców jest lekceważenie znaczenia własności intelektualnej. Z jednej strony istnieje przekonanie, iż uzyskanie ochrony prawnej jest kosztowne i skomplikowane. Z drugiej strony, dość ryzykowne jest założenie, że nie istnieje zagrożenie ze strony konkurencji, naśladowców czy graczy działających na tym samym rynku. Oba te stwierdzenia należy jak najszybciej zmienić….
Spis treści
Zidentyfikować i wykorzystać to, co stanowi siłę napędową dzisiejszej gospodarki – intellectual property – IP
Warto zdać sobie sprawę, iż decyzja dotycząca uzyskania ochrony posiadanych praw własności intelektualnej (tak w zakresie ich nabycia, jak i sądowej egzekucji) może stanowić o przyszłym sukcesie lub porażce planowanych działań biznesowych. Prawie 5 mln dolarów odszkodowania 20 lat temu zapłaciła firma Hoover za naruszenie praw do wynalazku Jamesa Dysona. Podobną kwotę 10 lat temu sąd w NY zasądził na rzecz Gucci za wykorzystanie litery “G” przez Guessa. Microsoft oskarżył Motorolę o pobieranie zbyt wysokich kwot za licencje na opatentowane przez nią technologie i Motorola została ukarana grzywną 14,5 mln dolarów. Początkowe odszkodowanie zasądzone dla Apple od Samsunga o skopiowanie rozwiązań z iPhone’a w telefonach Galaxy S z 1 mld dolarów zmniejszono do “tylko” 399 mln dolarów.
W polskich realiach oczywiście padają kwoty mniejsze, ale w zestawieniu ze startami firm wynikającymi z braku właściwej ochrony IP (wycofaniem produktu z rynku czy też sporów sądowych mających na celu zniweczenie podstępnych działań konkurencji) nakłady na ochronę są niewielkie. Zgodnie z powiedzeniem, że lepiej zapobiegać niż leczyć. Prawa własności intelektualnej są nie tylko narzędziem służącym działaniom defensywnym, ale również ofensywnym. Przykładów znowu dostarczają giganci skutecznie budując swoją wartość. Topowe marki oparte na technologii i danych (Amazon o wartości 415,9 mld dol., Apple – 352,2 mld dol., Microsoft – 326,5 mld dol., Google – 323,6 mld dol. Visa – 186,8 mld dol.) wciąż notują wzrost wyprzedzając korporacje oparte na tradycyjnych zasobach.
W ciągu ostatnich 40 lat zmieniły się proporcje, obecnie wartości niematerialne i prawne stanowią niemal 90% wartości firm[2].
Oznacza to, że własność intelektualna (intellectual property – IP) jest jednym z głównych czynników pozwalających tym firmom budować pozycję rynkową: stworzyć przewagę konkurencyjną, decydować o sukcesie rynkowym, uzyskać istotne korzyści podatkowe. W tym wyścigu, przetrwają przedsiębiorstwa prowadzące działalność opartą na innowacyjnych rozwiązaniach i wdrożeniach nowych rozwiązań w zakresie identyfikacji niezaspokojonych potrzeb konsumentów, wytworzenia produktu odpowiadającego tym potrzebom, utrzymania lub zwiększenia udziału rynkowego, zyskowności oraz wartości przedsiębiorstwa. Służy temu: efektywne zarządzanie procesem poszukiwania nowych pomysłów – innowacji produktowych, technologicznych, procesowych, skuteczna komercjalizacja dobrze rokującego pomysłu zakładająca przemyślany transfer nowego pomysłu w nową jakość i wartość rynkową, którą zaakceptują konsumenci, maksymalna ochrona wytworzonej wartości intelektualnej.
Procesy te można zidentyfikować w firmie i ocenić, dzięki poprawnie wykonanemu audytowi własności intelektualnej.
Korzyści z wykonania audytu zależą od tego jakie firmy i na jakim etapie wykonują audyt, o czym pisaliśmy tutaj. Jednak bez względu na to na jakim etapie wykonywany jest audyt, przegląd ten służy dwóm głównym celom:
- identyfikacji i ocenie aktywów własności intelektualnej – to ustalenie jakie i gdzie znajdują się aktywa oraz wyjaśnienie kwestii własnościowych, czyli tego czy firma poprawnie i skutecznie nabyła prawa od twórców, ustalenie czy wszystkie składniki przedsiębiorstwa w postaci aktywów IP zostały określone, czy są one zawarte w podstawowych produktach lub usługach, z których korzysta przedsiębiorstwo, jaki jest czas ochrony praw IP w danym produkcie lub usłudze oraz czy przedsiębiorstwu przysługuje potencjalne lub rzeczywiste prawo wyłączne na dane składniki IP, określenie sposobu wykorzystania IP – czy prawa własności intelektualnej są prawidłowo zarządzane tak, aby przynosił jak największy zysk przedsiębiorstwu
- przewidywaniu i zarządzaniu ryzykiem powiązanym z portfelem własności intelektualnej przedsiębiorstwa, skutecznym zabezpieczaniu praw własności intelektualnej, a także unikaniu długotrwałego i kosztownego postępowania sądowego.
Korzyści z wykonania audytu możemy podzielić na takie dotyczące procesów wewnątrz przedsiębiorstwa jak i te mające związek z podmiotami zewnętrznymi.
Korzyści audytu IP wewnątrz przedsiębiorstwa
Audyt daje pozytywne efekty wewnątrz firmy:
- pozwala wykryć niedostatecznie wykorzystywane zasoby własności intelektualnej
- wskazuje, jak zmniejszyć koszty – pomoże Ci ocenić, które niematerialne składniki przedsiębiorstwa należy nadal chronić, a z ochrony których należy zrezygnować, bo generują jedynie zbędny koszt i jak na przyszłość wdrożyć procedury ułatwiające podjęcie takich decyzji;
- pozwala zwiększyć zyski – audyt pomoże Ci zweryfikować czy maksymalny sposób wykorzystujesz własność intelektualną w swojej firmie, czy posiadasz aktywa, które nie są wykorzystywane, albo wskaże aktywa i transakcje, z których możesz czerpać jeszcze większe zyski;
- umożliwia zarządowi, dyrektorom działów oraz innym osobom oddelegowanym do opracowania strategii własności intelektualnej firmy, na ich optymalne przygotowanie, które pozwoli utrzymać i poprawić pozycję firmy na rynku
- stymuluje do zabezpieczenia praw własności intelektualnej na wypadek bankructwa, zwolnień pracowniczych, itp.
- może być narzędziem, do połączenia różnych działów w przedsiębiorstwie, wszystkie działy są zainteresowane tym, w jaki sposób powstaje produkt, co wchodzi w jego skład, w jaki sposób jest pakowany, sprzedawany i za jaką cenę jest umieszczany na półce sklepowej- te elementy są chronione prawami IP
- pomaga w organizacji firmy zorientowanej na własność intelektualną, poprzez stymulowanie innowacyjności i kreatywności wśród pracowników, szybkie reagowanie na wartościowe pomysły, współpracę poszczególnych działów firmy nad innowacjami
- umożliwia potwierdzenie zgodność działalności firmy z przepisami prawnymi czy wewnętrznymi procedurami – odpowiadając na pytanie czy zarząd i pracownicy przestrzegają norm i ustaleń
Po wykonaniu pierwszego audytu – bieżące dokonywanie przeglądów aktywów IP (np. raz do roku) wymaga już znacznie mniej czasu, pracy oraz nakładów finansowych, aby móc podejmować trafne decyzje związane z dobrami niematerialnymi przedsiębiorstwa w zależności od bieżących potrzeb.
Korzyści z audytu IP w relacjach zewnętrznych
Przeprowadzenie audytu wpływa na zewnętrzne relacje firmy. W tym kontekście audyt:
- pomaga w wykryciu ewentualnych naruszycieli Twojej własności intelektualnej, co może przekładać się nie tylko na utratę zysków ale również zaufania odbiorców Twoich towarów lub usług,
- pozwala ocenić ryzyko i wartości istotnych aktywów własności intelektualnej w proponowanym przejęciu lub sprzedaży, gdy planowane jest przejęcie, połączenie lub joint venture,
- określa wpływ aktywów własności intelektualnej na transakcje finansowe dotyczące własności intelektualnej, takie jak zakup akcji, zabezpieczenia, pierwsze oferty publiczne,
- zawiera informacje o portfelu własności intelektualnej dla potencjonalnego cesjonariusza lub licencjodawcy, poznania ewentualnych restrykcji oddziałujących na używanie własności intelektualnych w przypadku cesji lub licencjonowania własności intelektualnej,
- pozwala na oszacowanie możliwych zagrożeń naruszenia praw osób trzecich lub kwestii swobody działania połączonych z nowym produktem lub usługą, gdy wprowadzany jest nowy produkt lub usługa na rynek,
- umożliwia ocenę korzyści finansowych, handlowych i prawnych oraz ryzyk związanych z rozważaną inwestycją lub sprzedażą części swojego przedsiębiorstwa,
- jest narzędziem do uzyskania szczegółowych informacji, które mogą mieć wpływ na cenę lub inne kluczowe elementy transakcji IP,
- może uchronić Cię przed chybioną inwestycją lub przed inwestycją wycenioną w sposób zbyt wygórowany,
- zapewnia oszczędność czasu – im szybciej zostanie przeprowadzony tym szybciej możesz podjąć decyzję, że nie jesteś zainteresowany dalszymi negocjacjami w przypadku niesatysfakcjonujących Cię wyników audytu,
- pozwala zidentyfikować zagrożenia w wykorzystaniu potencjału IP firmy dla wyników badan.
Audyt kończy się podsumowaniem ustaleń i konkretnymi rekomendacjami, których celem jest poprawa procesu zarządzania i ochrony własności intelektualnej w firmie.
Zalecenia poaudytowe
Zalecenia poaudytowe zawsze będą indywidualnie przygotowane po zebraniu słabych punktów występujących w danym przedsiębiorstwie. Do najczęściej spotykanych błędów, a tym samym do najczęściej zalecanych działań możemy zaliczyć:
- uzupełnienie bądź zawarcie umów z pracownikami, współpracownikami i kontrahentami o postanowienia o w zakresie nabywania praw własności intelektualnej: praw autorskich wraz z prawami zależnymi, praw w zakresie własności przemysłowej czy dotyczących innych dób intelektualnych, dotyczących zachowaniu poufności i nieujawnianiu informacji
- zarchiwizowanie kopii umów dotyczących nabycia praw autorskich, w tym zwłaszcza związanych z opracowaniem znaków towarowych, wynalazków, wzorów użytkowych czy przemysłowych, umów badawczo-rozwojowych i o podobnym charakterze dot. własności intelektualnej: koncesjonowanie, franchising, porozumienia joint venture, umowy o przekazaniu materiałów, umowy konsorcjum, kontrakty BiR, umowy konsultingowe; umów licencji dotyczących praw własności intelektualnej, w których audytowany podmiot jest licencjobiorcą lub licencjodawcą, w tym kopii umów licencyjnych na oprogramowania, dotyczących infrastruktury teleinformatycznej
- przygotowania wzorów umów i innej dokumentacji pozwalającej na poprawne i jednolite uzyskanie a praw IP w firmie
- wprowadzenie procedur sposobu pozyskiwania i rejestrowania know-how i innych poufnych informacji; wprowadzenie procedur podnoszenia innowacyjności pracowników,
- opracowanie procedury ustalania i usuwania naruszeń – czy wprowadzenie na rynek nowego produktu lub marki będzie naruszać prawa osób trzecich; opracowanie procedury wydawania zezwoleń na publikację – zapewnienie, że potencjalne prawa własności intelektualnej nie zostaną utracone w wyniku nieumyślnego ujawnienia
- zapewnienie gromadzenia i rejestrowania dowodów używania znaków towarowych w celu udowodnienia ich używania w przypadku zakwestionowania ich nieużywania lub konieczności oparcia się na wcześniejszych rejestracjach w postępowaniach prowadzonych przeciwko innym;
- opracowanie wytycznych dla pracowników aby nie dochodziło do ujawnienia informacji niweczących nowość wynalazku albo wzoru a także stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa; ustalenie harmonogramu przeprowadzenia szkoleń w zakresie podnoszenia świadomości pracowników i współpracowników w zakresie ochrony IP firmy
- stworzenie strategii w zakresie ochrony i zarządzania IP firmy i ustalenie częstotliwości i zasad prowadzenia regularnego remanentu praw własności intelektualnej i opracowywanie strategii w tym zakresie;
Audyt IP jest poszukiwaniem okazji do zmiany. Zmiana powinna być realizacją planu, strategii. Strategia ochrony i zarządzania własnością intelektualną ma kluczowe znaczenie dla komercyjnego sukcesu firmy: pozwala na przekształcanie innowacyjnych pomysłów, wyników innowacji i innych wartości niematerialnych w materialne aktywa biznesowe, które można wykorzystać do budowania pozycji rynkowej organizacji. Więcej na temat tego czym jest audyt IP znajduje się w części 1, natomiast o tym jak przebiega audyt IP pisaliśmy w części 2. W poprzednim wpisie w części 3 pisaliśmy o tym, które firmy i kiedy powinny zrobić audyt własności intelektualne.
Audyt IP stanowi pierwszy krok w drodze do stworzenia silnej marki przedsiębiorstwa lub produktu, pozycji lidera innowacji. Trudno uwierzyć, ale topowe dzisiaj marki zaczynały w garażu[3] … Polskim przykładem drogi od garażu do międzynarodowej rozpoznawalności jest historia spółki XTPL[4] mocno podkreślającej, że za sukcesem kryje się ochrona praw własności intelektualnej: patentowanie rozwiązań i komercjalizacja w 7 obszarach.
Warto zrobić ten krok. Jeśli zastanawiasz się nad kosztem audytu, możesz skorzystać z pakietów przygotowanych przez nas w zależności od wielkości firmy i posiadanej dokumentacji. Warto zacząć od minimalnego rozpoznania podstawowych problemów w mikro firmach, większe pakiety obejmują 100 i 200 godzin analizy IP, duże firmy powinny zdecydować się na generalny przegląd zajmujący 400 godzin lub zamówić wycenę indywidualną
