Trudności dotyczące spraw z zakresu własności intelektualnej nie wynikają z braku podstaw do dochodzenia przed sądem roszczeń przez uprawnionego, lecz głównie z problemów procesowych, a w szczególności z niedoskonałości postępowania dowodowego[1]. Od dnia 30 czerwca 2021 r. dla postępowań prowadzonych przez Urzędem Patentowym RP (UPRP) będzie obowiązywać Wspólna Praktyka urzędów krajowych ds. własności intelektualnej i Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej dotycząca dowodów w postępowaniach odwoławczych w sprawach znaków towarowych[2] – wyłącznie dla postępowań wszczętych po tym dniu. Natomiast dla postępowań prowadzonych przed Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) Wspólna Praktyka obowiązywać będzie również dla prowadzonych postępowań odwoławczych wszczętych przed tą datą. Informacje zawarte w tym dokumencie na pewno posłużą w innych postepowaniach dotyczących spraw własności intelektualnej, także w sądach.

Wspólne praktyki? 

W marcu 2021 r. w ramach tworzenia wspólnych praktyk, które zapewniają spójność zgłoszeń o rejestrację znaków towarowych i wzorów przemysłowych oraz ich badania w krajowych i regionalnych urzędach własności intelektualnej. Urzędy te opracowały Wspólny Komunikat w zakresie dowodów w postępowaniu odwoławczym w sprawach dotyczących znaków towarowych.

Dokument Wspólnej Praktyki zawiera zbiór zasad dotyczących dowodów w postępowaniach odwoławczych w sprawach znaków towarowych, obejmujących składanie, struktura i przedstawianie dowodów oraz postępowanie z dowodami poufnymi. Swym zakresem obejmuje następujące zagadnienia: 

  1. rodzaje dowodów i ich dopuszczalność na etapie postępowania odwoławczego;
  2. środki dowodowe i źródła dowodów, w tym ich autentyczność, prawdziwość i wiarygodność;
  3. ustalanie właściwej daty dowodów;
  4. sposoby przedstawienia dowodów: struktura i prezentacja, w tym dopuszczalne formaty, wielkość i objętość, spis załączników i szablony oraz
  5. poufność dowodów.

W zakres Wspólnej Praktyki nie wchodzą następujące kwestie:

  1. ocena wartości dowodowej;
  2. zagadnienia okołojęzykowe;
  3. opis ograniczeń prawnych uniemożliwiających wdrażanie;
  4. aktualizacja wytycznych;
  5. następujące środki dowodowe: zeznania ustne, oględziny, opinie biegłych i wezwania do udzielenia informacji;
  6. postępowania sądowe o naruszenie prawa ochronnego na znak towarowy;
  7. okoliczności, w których organy odwoławcze i urzędy ds. ochrony własności intelektualnej w państwach członkowskich powinny umożliwić osobom trzecim lub innym organom administracyjnym/sądom dostęp do poufnych dowodów/danych przedłożonych w trakcie postępowania oraz
  8. dane osobowe, z wyłączeniem anonimizacji.

Dla postępowań prowadzonych przez Urzędem Patentowym RP (UPRP) Wspólna Praktyka będzie obowiązywać od dnia 30.06.2021 r. wyłącznie dla postępowań wszczętych po tym dniu. Natomiast dla postępowań prowadzonych przed Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) Wspólna Praktyka obowiązywać będzie również dla prowadzonych postępowań odwoławczych wszczętych przed wskazaną datą. Wytyczne nie są ani wiążące, ani powszechnie stosowane, przyjmuje się jednak, że dostarcza dodatkowych informacji, wskazówek i porad urzędom ds. ochrony własności intelektualnej występującym w roli organów pierwszej instancji oraz użytkownikom i ich pełnomocnikom.

Szczegółowy wykaz urzędów wdrażających Wspólne Praktyki wraz z datami wdrożenia oraz wdrożonymi rozdziałami i podrozdziałami i praktyczne aspekty wdrożenia dostępny jest tu.

Co do zasady, strony nie powinny przedkładać dowodów po raz pierwszy na etapie postępowania odwoławczego, w szczególności, jeżeli dowody te były znane i dostępne w trakcie postępowania w pierwszej instancji. W praktyce, do sytuacji takiej może jednak dojść z różnych powodów. We Wspólnej Praktyce rozróżniono i zdefiniowano cztery rodzaje dowodów oraz przedstawiono okoliczności, które można wziąć pod uwagę przy ocenie dopuszczalności dowodów na etapie postępowania odwoławczego.   

  • Nowe dowody – Dowody nieznane lub niedostępne w toku postępowania przed organem pierwszej instancji, które zostały następnie przedłożone po raz pierwszy na etapie postępowania odwoławczego. Nie mają one żadnego związku z innymi dowodami przedstawionymi uprzednio.
  • Dowody przedłożone po raz pierwszy – Dowody znane i dostępne w toku postępowania przed organem pierwszej instancji, które nie zostały wówczas przedłożone. Zostały one jednak przedłożone po raz pierwszy na etapie postępowania odwoławczego.
  • Dowody uzupełniające/dodatkowe – Dowody przedłożone w postępowaniu odwoławczym, które stanowią uzupełnienie, potwierdzenie lub wyjaśnienie dowodów przedłożonych w należytym terminie podczas postępowania przed organem pierwszej instancji. Przykładowo dowody złożone w odpowiedzi na argumenty drugiej strony w związku z dowodami przedłożonymi organowi pierwszej instancji.
  • Dowody przedłożone po terminie – Wszelkie dowody otrzymane po wyznaczonym terminie w trakcie postępowania odwoławczego.

Należy przy tym podkreślić, że wspomniane powyżej kategorie, tj. nowe dowody, dowody przedłożone po raz pierwszy i dowody uzupełniające/dodatkowe, mogą być przedłożone po terminie, co wskazuje na możliwość nakładania się wspomnianych definicji.

W odniesieniu do dopuszczalności dowodów na etapie postępowania odwoławczego urzędy pod uwagę będą brać następujące okoliczności:

  1. czynniki przemawiające za dopuszczalnością dowodu w postępowaniu odwoławczym:
    1. dowód jest prawdopodobnie istotny dla rozstrzygnięcia sprawy;
    2. dowodu nie przedłożono w należytym terminie z ważnej przyczyny, którą można rozumieć między innymi jako:
      • dowód stanowi jedynie uzupełnienie istotnego dowodu, który został przedłożony w należytym terminie;
      • dowód służy zakwestionowaniu ustaleń dokonanych lub zbadanych z urzędu przez organ pierwszej instancji i zawartych w decyzji, od której służy odwołanie;
      • dowód wyszedł na jaw niedawno lub nie był wcześniej dostępny w żaden inny sposób;
  1. czynniki przemawiające przeciwko dopuszczalności dowodu w postępowaniu odwoławczym:
    1. strona świadomie stosuje taktykę opóźniania lub wykazuje się rażącym niedbalstwem;
    2. dopuszczenie dowodu prowadziłoby do nieuzasadnionego przedłużenia postępowania.

Środki dowodowe i źródła dowodów

Środki dowodowe i źródła dowodów stanowią wykaz otwarty, w związku z czym istnieje możliwość złożenia przez stronę i uwzględnienia przez organy odwoławcze lub urzędy ds. własności intelektualnej wszelkich innych dowodów istotnych dla danej sprawy. Ocena wszelkich dowodów zawsze pozostaje w gestii tych organów.

Otwarty katalog środków dowodowych zawiera m.in.:

  1. faktury i inne dokumenty handlowe;
  2. katalogi ogłoszenia i reklamy;
  3. publikacje;
  4. próbki;
  5. dokumenty urzędowe i poświadczone;
  6. zeznania świadków;
  7. oświadczenia złożone pod przysięgą;
  8. badania rynkowe;
  9. wyciągi z mediów społecznościowych;
  10. inne dokumenty (takie jak: certyfikacje, rankingi i nagrody, dokumenty potwierdzające, że zgłoszenie znaku towarowego różni się od jego pierwotnego przeznaczenia i zostało złożone w celach spekulacyjnych lub jedynie w celu uzyskania odszkodowania pieniężnego uznane wezwania do zaprzestania naruszeń.

Dowody w postaci dokumentów

Co do zasady w przypadku dokumentów, materiałów drukowanych, skontrolowanych sprawozdań rocznych itp. data powinna być w nich jasno określona. Jeżeli tak nie jest, strona powinna przedłożyć dodatkowe dowody. Tak samo jest wówczas, gdy powszechne w danym sektorze rynku jest to, że próbki towarów nie zawierają oznaczeń czasowych. W większości przypadków zdjęcia próbek fizycznych wymagają dowodów potwierdzających, które pozwolą na ustalenie właściwej daty.

Dowody internetowe

Do określenia właściwej daty dowodu internetowego można wykorzystać następujące narzędzia:

  1. wyszukiwarki i serwisy archiwizacji stron internetowych – takie jak np. „WayBack Machine”. Możliwe jest również skorzystanie z innych narzędzi internetowych a także z bardziej tradycyjnych metod czyli np. poświadczenia notarialnego.
  2. znaczniki czasu generowane przez komputer – Elektroniczny znacznik czasu przypisuje dokładny czas do pliku, wiadomości, transakcji, obrazu itp., potwierdzając, że treść istniała w danym momencie.

Lista obecnie aktywnych usługodawców znacznika czasu w Polsce dostępna jest pod tym linkiem.

  1. narzędzia oprogramowania śledczego – W przypadku pozyskiwania dowodów za pomocą narzędzi oprogramowania śledczego zaleca się, aby przekazać informacje na temat tego narzędzia, wyjaśnić sposób uzyskania informacji, podać rodzaj pozyskiwanych informacji oraz wskazać, z jakich treści informacje te pochodzą, a także datę i godzinę pozyskania informacji.

Sposoby przedstawiania dowodów

Odpowiedzialność za uporządkowanie dowodów spoczywa na stronie postępowania. Co więcej, złożenie dowodów powinno być dostatecznie jasne i precyzyjne, aby umożliwić drugiej stronie wykonywanie jej prawa do obrony, a organom odwoławczym – przeprowadzenie badania. Urząd może stwierdzić brak formalny i wezwać do jego uzupełnienia w wyznaczonym terminie, jeżeli:

  1. dowód nie jest zawarty w załącznikach do pisma (dzieje się tak, gdy pismo lub spis zawiera odniesienie do dowodu, który nie został załączony – z wyjątkiem sytuacji, w których upłynął już termin na złożenie dowodu);
  2. załączniki nie są kolejno ponumerowane;
  3. strony w załącznikach nie są ponumerowane;
  4. z pismem nie przedłożono spisu załączników;
  5. spis nie zawiera w odniesieniu do każdego dokumentu lub dowodu informacji takich jak: numer załącznika; krótki opisu dokumentu lub dowodu, lub – w stosownych przypadkach – liczba stron; numer strony pisma, na której wspomina się o dowodzie.

Badania rynkowe – zalecenia dotyczące sposobu projektowania i prowadzenia badania rynkowego

Zgodnie z utrwalonymi praktykami badania rynkowe na ogół przedstawiane są w charakterze dowodów w celu udowodnienia nabytego charakteru odróżniającego lub renomy znaku towarowego. Zalecenia te można jednak zastosować również do innego rodzaju badań rynkowych przywoływanych w postępowaniach dotyczących znaków towarowych.

Badania rynkowe powinny być prowadzone przez niezależne instytuty badawcze, przedsiębiorstwa lub innych niezależnych ekspertów. Dominuje pogląd, że za bardziej wiarygodne uchodzą badania przeprowadzane przez wyspecjalizowane przedsiębiorstwa sondażowym, a nie przedsiębiorstwa o charakterze ogólnym. Przyjmuje się, że wyspecjalizowane przedsiębiorstwo sondażowe/instytucja sondażowa lepiej rozumie cel badania i w związku z tym może lepiej i rzetelniej przygotować strukturę badania i je przeprowadzić oraz zinterpretować wyniki. W celu potwierdzenia rzetelności wyników badania rynku zaleca się przedstawienie istotnych informacji na temat doświadczenia zawodowego podmiotu realizującego badanie.

Sprawozdanie z badania rynkowego powinno:

  1. wskazać jasno właściwy krąg odbiorców;
  2. określić, czy „konsumentami” w danym przypadku jest ogół odbiorców, konkretna grupa czy kręgi specjalistów;
  3. wyjaśnić, w jaki sposób zaprojektowano i dobrano próbę oraz jaką metodę naukową zastosowano (kwoty, dobór losowy lub inne);
  4. przedstawić dane statystyczne (tabele) zawierające informacje o dystrybucji populacji pod względem co najmniej regionu, wieku, płci, poziomu wykształcenia, zawodu itp.;
  5. w sposób jednoznaczny wyjaśnić, na jakiej wielkości próby przeprowadzono badanie i czy jest ona reprezentatywna;
  6. wszelkie wartości procentowe wspomniane w badaniu powinny być również wyjaśnione (należy określić, czy odnoszą się one do łącznej liczby respondentów czy jedynie tych, którzy udzielili odpowiedzi);
  7. zawrzeć informacje o zastosowanej metodzie gromadzenia odpowiedzi (metoda przeprowadzania badania);
  8. uwzględnić wyjaśnienie, dlaczego uznano daną metodę za właściwą w danym przypadku.

Dodatkowo w zakresie konstruowania pytań i kwestionariusza odpowiedzi należy pamiętać, że:

  1. w badaniu należy stosować jasno ustrukturyzowane pytania, których kolejność i format są jednakowe dla wszystkich respondentów;
  2. pytania te powinny być sformułowane w sposób jasny i zwięzły;
  3. zadawane pytania nie powinny sugerować odpowiedzi ani nie powinny kierować osoby udzielającej odpowiedzi w stronę spekulacji, których osoba ta nie dokonywałaby bez tego pytania;
  4. pytania powinny być sformułowane w taki sposób, aby można było uzyskać spontaniczne odpowiedzi;
  5. pytaniom otwartym i pytaniom bez podpowiedzi należy nadawać większą wagę;
  6. należy rejestrować dokładne odpowiedzi, a nie ich skróconą postać, podsumowanie lub streszczenie;
  7. odpowiedzi takie jak „tak”, „nie” i „trudno powiedzieć” są proste i najłatwiejsze do zrozumienia i pomiaru. w związku z tym konieczne są pytania zamknięte, jednak czasami istotne jest dostosowanie skali i lepsze poznanie opinii lub preferencji konsumentów: w takich przypadkach konieczne są pytania otwarte;
  8. należy ujawnić pełny wykaz pytań zawartych w kwestionariuszu;
  9. należy ujawnić wszystkie odpowiedzi udzielone w kwestionariuszu;
  10. należy również ujawnić instrukcje udzielane ankieterom.

Poufność dowodów

Pojęcie „poufności dowodów” używane we Wspólnych Praktykach odnosi się do tajemnic handlowych i tajemnic przedsiębiorstwa oraz innych informacji poufnych takich jak: informacje o kontrahentach, dostawcach i klientach, wrażliwych danych gospodarczych, takich jak obroty lub dane dotyczące sprzedaży, badania rynku, planowane strategie i biznesplany, więcej o tajemnicy przedsiębiorstwa przeczytasz tutaj. 

Urzędy ds. ochrony własności intelektualnej powinny chronić dane poufne i dane osobowe stron i osób trzecich (np. świadków), które to dane mogą być zawarte w przedłożonych dowodach, a następnie znaleźć się w aktach lub decyzjach. Ponadto, w sytuacji złożenia wyraźnego wniosku o zachowanie poufności lub uzasadnionego wniosku o zachowanie poufności lub w przypadku, gdy organ odwoławczy lub urząd ds. ochrony własności intelektualnej w państwie członkowskim uznają ex officio, że dowody zawierają dane osobowe dotyczące zdrowia lub dane powinny one wyłączyć takie dane z publikacji.

Strona postępowania powinna zawsze poinformować urząd, że przedkłada dowód poufny, który powinien zostać oznaczony jako poufny i tak też traktowany. W szczególnych okolicznościach strona może również wnioskować o poufność dowodów przedkładanych przez drugą stronę.

Należy pamiętać, że zastrzeżenie poufności może wystąpić:

  • wobec osób trzecich – czyli wyrażamy zgodę na udostępnienie danych urzędowi i stronie przeciwnej ale nie osobą, które nie są stroną postępowania oraz
  • w odniesieniu do drugiej strony – czyli wyrażamy zgodę na udostępnienie danych urzędowi ale nie stronie przeciwnej.

W drugim przypadku czyli zastrzeżenia poufności względem strony postępowania urząd należy pamiętać, że urząd przyjmie taki wniosek jedynie jeżeli dowód zostanie przedstawiony w taki sposób, aby uniknąć ujawniania części dokumentów lub danych, które strona uznaje za poufne (na przykład poprzez wymazanie/zaczernienie odpowiednich części) albo zwróci się o wycofanie takiego dowodu przez stronę.

Strona składając wniosek dowody z zastrzeżeniem poufności jego treści powinna:

  1. zaznaczyć, że jest on poufny lub zawiera poufne części;
  2. uzasadnić wniosek o zachowanie poufności;
  3. nie obejmować nim danych, które są już znane poza przedsiębiorstwem i zostały podane do wiadomości publicznej;
  4. oznaczyć poprzez wyraźne wskazanie numerów załącznika zawierającego dane poufne, jak również wskazanie, które części dowodów mają być traktowane jako poufne;
  5. zawrzeć informację o wniosku o zachowanie poufności w spisie załączników obok dowodów objętych poufnością;
  6. nie oznaczać samego wniosku jako poufny (wniosek nie powinien uwzględniać danych poufnych. Wszelkie załączniki do wniosku (dowody) mogą być jednak oznaczone jako poufne i wyłączone z dostępnych akt lub publikacji.

Kryteria oceny wniosku o zastrzeżenie poufności

Oceny, czy dany dowód zawiera tajemnice przedsiębiorstwa lub inne informacje/dane poufne, należy dokonywać indywidualnie dla każdego przypadku, uwzględniając również zasady ustanowione w prawie krajowym. Niemniej jednak, dokonując oceny wniosku o zachowanie poufności, urzędy powinny uwzględnić wszelkie szczególne interesy przedstawione przez wnioskującego, przemawiające za zachowaniem poufności określonych danych, w tym skutków uwzględnienia lub odrzucenia wniosku o zachowanie poufności dla strony wnioskującej o zachowanie poufności.

Niektóre urzędy publikują online wydane decyzje jak i akta sprawy. Niektóre części decyzji oraz akt mogą jednak zostać wyłączone z publikacji ze względu na ich poufny charakter.

Strona powinna przedstawić uzasadnienie na poparcie swojego wniosku o zachowanie poufności – w szczególności powinna wyraźnie i w wystarczającym stopniu uzasadnić szczególny interes w zachowaniu poufności informacji/danych. Uznaje się jednak, że niektóre informacje/dane, na przykład cenniki dla dystrybutorów lub wykazy klientów, są często uznawane za poufne. W związku z tym za wystarczające uzasadnienie należy uznać wskazanie na wrażliwość i poufność takich informacji/danych.

Jeżeli strona powoła się na szczególny interes w zachowaniu poufności niektórych informacji/danych, urzędy będą sprawdzić, czy jest on wystarczająco uzasadniony.

Jeżeli we wniosku o zachowanie poufności strona przedstawi wyjaśnienie uzasadniające poufny charakter lub status informacji/danych, wniosek o zachowanie poufności powinien zostać uwzględniony.

Jeżeli wniosek o zachowanie poufności nie będzie zawiera żadnego wyjaśnienia ani wskazania szczególnego interesu, ani nie zostanie podjęta żadna próba uzasadnienia poufnego charakteru lub statusu informacji/danych, urząd zwrócić uwagę na takie braki i jeżeli nie zostaną one usunięte, urząd może bez konieczności informowania o tym znieść poufność.

Jeżeli we wniosku o zachowanie poufności urząd uzna, że przedstawione wyjaśnienia są niewystarczające, urząd zwróci uwagę na takie braki i jeżeli braki we wniosku nie zostaną usunięte, urząd bez konieczności informowania o tym może znieść poufność. Jeżeli braki wniosku zostaną usunięte, wniosek o zachowanie poufności powinien zostać uwzględniony.

W przypadku uwzględnienia przez urząd wniosku i ustalenia, że dane informacje stanowią tajemnice handlowe i tajemnice przedsiębiorstwa oraz inne informacje poufne to:

  1. w aktach (online i offline):
    • powinny one być wyłączane z internetowego dostępu do akt jedynie na wyraźny wniosek złożony przez stronę
    • dostępu online do wszelkich dowodów oznaczonych jako poufne powinien być zablokowany
    • dostęp do akt offline powinien być każdorazowo indywidualnie rozpatrywany
  2. w decyzjach (online i offline)
    • dane powinny być opisane w ogólny sposób, bez podania tajemnic handlowych i tajemnic przedsiębiorstwa lub innych informacji poufnych

Jeżeli decyzja musi zawierać tajemnicę handlową i tajemnicę przedsiębiorstwa lub inne informacje poufne, takie dane poufne powinny być wyłączone z publikacji poprzez utajnienie (wymazanie) odpowiedniej części. W takim przypadku urząd zachowa dwie różne wersje decyzji: pełną wersję do wiadomości stron (poufną) i wersję z fragmentami utajnionymi przeznaczoną do publikacji.

Polubowne rozstrzyganie sporów

Wszystkie dowody odnoszące się do polubownego rozstrzygania sporów w trakcie sprzeciwu, postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności, postępowania odwoławczego lub mediacji są uznawane za poufne i co do zasady nie są objęte internetowym dostępem do akt ani publikowane.

Postępowanie z danymi osobowymi, danymi osobowymi dotyczącymi zdrowia i danymi wrażliwymi w aktach i decyzjach (anonimizacja)

Anonimizacji mogą podlegać następujące informacje: imię i nazwisko oraz numer identyfikacyjny osób fizycznych.

Urząd bada ex officio, czy dany dowód zawiera dane osobowe dotyczące zdrowia lub dane wrażliwe, a jeżeli tak jest – wyłącza je z internetowego dostępu do akt. Z tego względu nie jest wymagany wniosek strony w tej sprawie.

Dane osobowe dotyczące zdrowia i dane wrażliwe są również wyłączane z publikacji w decyzjach poprzez utajnienie (wymazanie) odpowiedniej części (odpowiednich części). W takim przypadku urząd zachowa dwie różne wersje decyzji: pełną wersję do wiadomości stron (poufną) i wersję z fragmentami utajnionymi przeznaczoną do publikacji.

Wytyczne będą na pewno z czasem kształtować praktykę rynkową w spornych sprawach dotyczących IP. Nie tylko przed Urzędem Patentowym. Spory będą przenosić się do specjalnie utworzonych sądów własności intelektualnej i będą prowadzone według nowej procedury dedykowanej dla spraw własności intelektualnej. W procedurze tej pozyskanie dowodów odgrywa istotną rolę. O wydobyciu dowodów od pozwanego w postępowaniu cywilnym o naruszenie praw własności intelektualnej pisaliśmy we wcześniejszym wpisie.  Jeśli masz wątpliwości czy poprawnie gromadzisz dowody bądź czy będą one wystarczające dla przeprowadzenia postepowania dowodowego, skontaktuj się z nami. 

Photo by Marcos Paulo Prado on Unsplash
Bibliografia:
1. M. RejdakWydobycie dowodów od pozwanego w postępowaniu cywilnym o naruszenie praw własności przemysłowej (w świetle art. 6 dyrektywy 2004/48/WE i prawa polskiego), ZNUJ. PPWI 2012, nr 4, s. 96-159.
2. https://euipo.europa.eu/tunnel-web/secure/webdav/guest/document_library/contentPdfs/EUIPN/common_communication/cp12/common_communication_cp12_pl.pdf
Udostępnij