W dobie pandemii koronawirusa SARS-CoV-2, nie tylko nasze spotkania oraz wydarzenia obywają się online. Coraz częściej korzystamy z możliwości składania oświadczeń w formie elektronicznej ale także zawieramy umowy bez obecności stron umowy oraz składania własnoręcznych podpisów na umowach. Niestety, nie zawsze takie działania wywołają pożądany skutek, ze względu na to, że nie każda forma złożenia podpisu, w tym elektronicznego, będzie spełniać wymogi dla określnych czynności prawnych. W szczególności, ma to istotne znaczenie przy zawieraniu umów dotyczących przeniesienia praw autorskich oraz praw własności przemysłowej. Jeżeli jesteś twórcą albo osobą nabywającą prawa IP, zarówno z branży kreatywnej, IT jak i przemysłu, sprawdź czy umowy, które zawierasz nie są nieważne.

Formy czynności prawnych

Co do zasady, czynności prawne, w tym zawieranie umów, możemy dokonywać w formie:

  • ustnej
  • dokumentowej
  • pisemnej
  • elektronicznej
  • pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi
  • aktu notarialnego.

W tym wpisie skupimy się na omówieniu najczęściej stosowanych w obrocie form, czyli formy dokumentowej, pisemnej i elektronicznej.

Forma pisemna

Forma pisemna została uregulowana w art. 78 § 1 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy w formie pisemnej nie jest wymagane podpisanie przez strony wspólnego dokumentu stwierdzającego treść zawartej umowy. Do zawarcia umowy wystarczy wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron.  Oznacza to, że dla skuteczności dokonania czynności w formie pisemnej nie ma znaczenia w jaki sposób dokument został sporządzony, istotne jest, aby składający oświadczenie woli lub kontrahenci umowy złożyli własnoręcznie podpisy na dokumencie.

Własnoręczny podpis to podpis zawierający w sobie osobiste cechy charakteru pisma podpisującego (ukształtowanie liter, ich łączenie itp.), który pozwala na stwierdzenie, że jest on autentyczny. W taki sposób jest realizowana funkcja identyfikacyjna podpisu[1].

Podpisanie dokumentu pismem maszynowym nie spełnia wymagania własnoręczności podpisu, o której mowa w art. 78 §1 kodeksu cywilnego[2].

Faksymile, czyli mechaniczne odtworzenie podpisu, jest jedynie kopią podpisu, który może być odciśnięty na dokumencie przez inną osobę[3]. Przepisy ustaw w określonych wypadkach uznają faksymile za równoważne z podpisem własnoręcznym np.:

  • przy powielaniu podpisu dłużnika na papierach wartościowych na okaziciela sposobem mechanicznym (art. 92110 2 kodeksu cywilnego);
  • przy emisji bankowych papierów wartościowych (art. 90 ust. 2 prawa bankowego);
  • wydruk pisma w formie dokumentu elektronicznego przy użyciu systemu teleinformatycznego może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo (art. 393  3 kodeks postępowania administracyjnego);
  • wydruk pisma utrwalonego w postaci elektronicznej, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo (art. 144b § 3 ordynacji podatkowej);
  • decyzja w sprawie ustalenia zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym, w tym w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, sporządzana z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, może zamiast podpisu własnoręcznego osoby upoważnionej do jej wydania, zawierać podpis mechanicznie odtwarzany tej osoby lub nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania (art. 210 § 1a ordynacji podatkowej).

Nie spełnia wymogu własnoręczności podpis pod treścią oświadczenia woli zawartego w dokumencie:

  • przesłanym drugiej stronie faksem[4];
  • będącym kserokopią;
  • przesłanym w formie skanu.

Dokumenty te nie spełniają wymagań formy pisemnej (brak własnoręcznego podpisu) natomiast stanowią formę dokumentową (o której mowa w dalszej części wpisu).

Pamiętaj: niektóre czynności wymagają zachowania formy pisemnej do ich ważności. Przykłady czynności prawnych wymagających formy pisemnej dla swojej ważności to:

  1. wniosek o publikację sprostowania (31a ust. 3 i 4 prawa prasowego);
  2. zawarcie umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych (art. 53 prawa autorskiego);
  3. zawarcie umowy licencji wyłącznej (art. 67 ust. 5 prawa autorskiego);
  4. zawarcie umowy przeniesienia prawa do uzyskania patentu na wynalazek, prawa ochronnego na wzór użytkowy oraz prawa z rejestracji wzoru przemysłowego (art. 12 ust. 2 prawa własności przemysłowej);
  5. zawarcie umowy o przeniesienie pierwszeństwa (art. 17 ust. 2 pwp oraz art. 127 ust. 2 pwp);
  6. zawarcie umowy o przeniesienie patentu (art. 67 ust. 2 pwp);
  7. zawarcie umowy o przeniesienie prawa ochronnego na wzór użytkowy (art. 100 ust. 1 w zw. z art. 67 ust. 2 pwp);
  8. zawarcie umowy o przeniesienie prawa z rejestracji wzoru przemysłowego (art. 118 ust. 1 pwp w zw. z art. 67 ust. 2 pwp);
  9. zawarcie umowy o przeniesienie prawa ochronnego na znak towarowy (art. 162 ust. 1 pwp w zw. z art. 67 ust. 2 pwp);
  10. zawarcie umowy o przeniesienie prawa z rejestracji topografii układu scalonego (art. 221 ust. 1 pwp w zw. z art. 67 ust. 2 pwp);
  11. zawarcie umowy licencji patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub znak towarowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego lub topografii układu scalonego (art. 76 ust. 1 pwp);
  12. zawarcie umowy leasingu (art. 7092 kodeksu cywilnego);
  13. udzielenie pełnomocnictwa ogólnego (art. 99 § 2 kodeku cywilnego);
  14. udzielenie prokury (art. 1092 1 kodeksu cywilnego);
  15. ograniczenie działalności konkurencyjnej agenta – zawarcie umowy o zakaz konkurencji po rozwiązaniu umowy agencyjnej (art. 7646 1 kodeksu cywilnego);
  16. oświadczenie poręczyciela (art. 876 kodeku cywilnego);
  17. zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 432 prawa zamówień publicznych).

Forma dokumentowa

Forma dokumentowa czynności prawnej została uregulowana w art. 772 kodeksu cywilnego. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Natomiast dokumentem, zgodnie z art. 773 kodeksu cywilnego jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Formę dokumentową spełniają:

  1. wiadomości e-mail;
  2. wiadomości sms;
  3. skany podpisanych dokumentów;
  4. dokumenty podpisane zwykłym (niekwalifikowanym) podpisem elektronicznym;
  5. wiadomości audio i audio-wizualne.

Forma elektroniczna

Zgodnie z art. 781 kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kwalifikowany podpis elektroniczny należy definiować zgodnie z art. 3 pkt 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73) (rozporządzenie eIDAS), czyli kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Wobec tego kwalifikowany podpis elektroniczny:

  • jest składany przy użyciu kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego, co oznacza urządzenie do składania podpisu elektronicznego, które spełnia wymogi określone w załączniku II rozporządzenia eIDAS, tj: zapewniają dzięki właściwym środkom technicznym i proceduralnym co najmniej:

a) zagwarantowanie w racjonalny sposób poufności danych służących do składania podpisu elektronicznego użytych do złożenia podpisu elektronicznego;

b) w praktyce tylko jednorazowe wystąpienie danych służących do składania podpisu elektronicznego użytych do złożenia podpisu elektronicznego;

c) uniemożliwienie, z racjonalną dozą pewności, pozyskania danych służących do składania podpisu elektronicznego użytych do złożenia podpisu elektronicznego oraz skuteczną ochronę podpisu elektronicznego przed sfałszowaniem za pomocą aktualnie dostępnych technologii;

d) możliwość skutecznej ochrony, przez osobę uprawnioną do składania podpisu, danych służących do składania podpisu elektronicznego użytych do złożenia podpisu elektronicznego, przed użyciem ich przez innych.

Kwalifikowane urządzenia do składania podpisu elektronicznego nie zmieniają danych, które mają być podpisane, ani nie uniemożliwiają przedstawienia tych danych podpisującemu przed złożeniem podpisu.

Dane służące do składania podpisu elektronicznego mogą być generowane lub zarządzane w imieniu podpisującego wyłącznie przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.

Kwalifikowani dostawcy usług zaufania zarządzający danymi służącymi do składania podpisu elektronicznego w imieniu podpisującego mogą kopiować dane służące do składania podpisu elektronicznego wyłącznie w celu utworzenia kopii zapasowej, pod warunkiem że spełnione są następujące wymogi:

a) bezpieczeństwo skopiowanych zbiorów danych musi być na tym samym poziomie co w przypadku oryginalnych zbiorów danych;

b) liczba skopiowanych zbiorów danych nie przekracza minimum niezbędnego do zapewnienia ciągłości usługi.

  • opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego, co oznacza certyfikat podpisu elektronicznego, który jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i spełnia wymogi określone w załączniku I, tj.: zawiera następujące informacje:

a) wskazanie – co najmniej w postaci pozwalającej na automatyczne przetwarzanie – że dany certyfikat został wydany jako kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego;

b) zestaw danych jednoznacznie reprezentujących kwalifikowanego dostawcę usług zaufania wydającego kwalifikowane certyfikaty, obejmujący co najmniej państwo członkowskie, w którym dostawca ma siedzibę, oraz

– w odniesieniu do osoby prawnej: nazwę i, w stosownym przypadku, numer rejestrowy zgodnie z oficjalnym rejestrem,

– w odniesieniu do osoby fizycznej: imię i nazwisko tej osoby;

c) co najmniej imię i nazwisko podpisującego lub jego pseudonim; jeżeli używany jest pseudonim, fakt ten jest jasno wskazany;

d) dane służące do walidacji podpisu elektronicznego, które odpowiadają danym służącym do składania podpisu elektronicznego;

e) dane dotyczące początku i końca okresu ważności certyfikatu;

f) kod identyfikacyjny certyfikatu, który musi być niepowtarzalny dla kwalifikowanego dostawcy usług zaufania;

g) zaawansowany podpis elektroniczny lub zaawansowaną pieczęć elektroniczną wydającego kwalifikowanego dostawcy usług zaufania;

h) miejsce, w którym nieodpłatnie dostępny jest certyfikat towarzyszący zaawansowanemu podpisowi elektronicznemu lub zaawansowanej pieczęci elektronicznej;

i) miejsce usług, z którego można skorzystać w celu złożenia zapytania o status ważności kwalifikowanego certyfikatu;

j) w przypadku gdy dane służące do składania podpisu elektronicznego powiązane z danymi służącymi do walidacji podpisu elektronicznego znajdują się w kwalifikowanym urządzeniu do składania podpisu elektronicznego, odpowiednie wskazanie tego faktu co najmniej w postaci pozwalającej na automatyczne przetwarzanie.

Przykłady kwalifikowanych podpisów elektronicznych stanowią:

Natomiast przykłady niekwalifikowanych podpisów elektronicznych stanowią:

 

Zasadnicza różnica w zakresie użycia kwalifikowanego albo niekwalifikowanego podpisu elektronicznego polega na tym, że:

  • oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej (czyli z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego) jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej – wobec tego w każdym przypadku, gdy do ważności czynności prawnej np. zawarcia umowy wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności własnoręczny podpis może zostać zastąpiony podpisem kwalifikowanym i czynność ta będzie ważna;
  • oświadczenie woli złożone przy wykorzystaniu niekwalifikowanego podpisu elektronicznego nie stanowi formy elektronicznej, a jedynie formę dokumentową – wobec tego, gdy do ważności czynności prawnej np. zawarcia umowy wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności, złożenie podpisu niekwalifikowanego nie zastąpi podpisu własnoręcznego, wymóg formy pisemnej nie zostanie spełniony, a czynność będzie nieważna.

Jak widzisz, nie jest obojętne w jaki sposób zawierasz umowę. Wysłanie skanu podpisanej umowy mailem nie zastąpi wymiany papierowych egzemplarzy. Czasami warto sięgnąć po tradycyjne metody, a konkretnie … długopis z niebieskim wkładem i mieć pewność, że np. prawa IP zostały skutecznie nabyte. A gdy podpisujesz się podpisem elektronicznym, wybieraj podpisy kwalifikowane, jeśli musisz zachować formę pisemną.

Oczywiście zapraszamy do kontaktu,  gdybyś miał/a jednak wątpliwości co do formy i skuteczności umowy. 

Photo by Scott Graham on Unsplash
[1] J. Sadomski [w:] Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna, cz. 2 (art. 56–125), red. J. Gudowski, Warszawa 2021, art. 78.
[2] wyrok SN z 8.05.1997 r., II CKN 153/97.
[3] postanowienie SN z 10.04.2008 r., IV CZ 23/08.
[4] wyrok SN z 6.11.2002 r., I CKN 1158/00, IC 2003/6, s. 36; wyrok SN z 23.11.2007 r., IV CSK 228/07, OSNC-ZD 2008/C, poz. 88, z glosami M. Rzewuskiego, Edukacja Prawnicza 2009/3, i G. Wolaka, M.Pr. 2010/8, s. 464.
[5] Wyrok SN z 26.10.2005 r., V CK 279/05.
Udostępnij