Naruszenie dóbr osobistych może spotkać nas nie tylko w Internecie, czy w działalności artystycznej, ale również w tak istotnym miejscu, jak zakład pracy. Molestowanie, molestowanie seksualne, mobbing – to niestety, jedne z najczęściej pojawiających się w praktyce bezprawnych działań, w wyniku których ucierpieć może chroniona na gruncie art. 11 kodeksu pracy godność pracownicza. Jednakże może ona zostać naruszona także przez niezgodny z przepisami monitoring w miejscu pracy. Jak pracodawca może zrobić to poprawnie, bez narażania się na odpowiedzialność cywilną? W jaki sposób jest w stanie bronić się pracownik, jeśli w związku z wprowadzeniem monitoringu naruszone zostaną jego dobra osobiste? Na te pytania odpowiedź znajdziecie w niniejszym artykule!

Monitoring w miejscu pracy, a Kodeks pracy

Regulacje dotyczące monitoringu zawarte zostały w art. 222 oraz art. 223 ustawy kodeks pracy. Wśród form monitoringu wskazanych w powyższych przepisach wyróżnić można monitoring wizyjny, monitoring poczty elektronicznej oraz inne formy monitoringu. Wprowadzenie w życie każdej z tych form wymaga spełnienia przez pracodawcę ściśle określonych kryteriów.

Monitoring wizyjny

Przez monitoring wizyjny rozumie się szczególny nadzór pracodawcy nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Monitoring wizyjny na terenie zakładu pracy może zostać wprowadzony wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach, których katalog jest zamknięty.. Mianowicie, ta forma monitoringu może zostać zastosowana tylko i wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędna do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę – przy czym ostatnie z kryteriów nie oznacza jedynie know-how, a szerszą kategorię informacji znanych pracownikowi w związku z pozostawaniem z danym pracodawcą w stosunku pracy (w tym m.in. tajemnicę zawodową, służbową).

Monitoring szczególnych pomieszczeń

Do tego, mimo zaistnienia którejkolwiek z powyższych przyczyn (np. potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa pracowników czy tajemnicy informacji), monitoring nigdy nie może zostać zainstalowany w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Dzieje się tak z uwagi na przyznanie wyższej ochrony dobru, jakim jest konstytucyjna wolność zrzeszania się (art. 58 Konstytucji RP), rozwinięta na gruncie art. 181, 182 i 183 kodeksu pracy. Monitoringiem nie mogą być także objęte pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Dodatkowo, monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy, jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Monitoring wizyjny, a godność pracownicza

Wskazana wyżej godność pracownicza rozumiana jest w orzecznictwie jako „poczucie własnej wartości, oparte na opinii dobrego fachowca i sumiennego pracownika oraz na uznaniu zdolności, umiejętności i wkładu pracy pracownika przez jego przełożonych[1]. Dobra osobiste są natomiast rozumiane tak, jak wynika to z art. 23 kodeksu cywilnego, z czego dobrem najbardziej podatnym na naruszenie przez niezgodne z prawem zastosowanie monitoringu wizyjnego, spośród wymienionych na gruncie tego przepisu, jest oczywiście wizerunek (szerzej o ochronie wizerunku mieliśmy okazję pisać tu).

Ze względu na dynamiczny postęp technologiczny w zakresie możliwości nagrywania i rejestracji obrazu (co widać chociażby na przykładzie omawianego przez nas niegdyś zagadnienia deepfake), warto zwrócić uwagę, jaki rodzaj narzędzi monitoringu może być nieproporcjonalny do założonych celów, i przez to potencjalnie naruszać prawa oraz wolności pracownicze. W Opinii 2/2017 przygotowanej przez Grupę Roboczą Art. 29 takim naruszającym dobra osobiste, nieproporcjonalnym działaniem jest przykładowo monitorowanie mimiki twarzy pracownika w celu wykrycia odchyleń od ustalonych schematów ruchu (chociażby w fabrykach). Jest to bowiem przetwarzanie danych biometrycznych, które zgodnie z art. 221b § 2 kodeksu pracy dopuszczalne jest jedynie w przypadku, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub ze względu na dostęp do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.[2]

Przechowywanie nagrań

Szczególnymi wymogami objęto także kwestię przechowywania nagrań z monitoringu wizyjnego. Otóż nagrania te mogą być przetwarzane przez pracodawcę wyłącznie do celów, dla których je zebrano i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Jednakże, w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, lub jeśli pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, maksymalnie 3-miesięczny termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie wskazanych okresów nagrania te muszą zostać zniszczone, chyba że co innego wynika z odrębnych przepisów.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu należy ustalić w specyficznym źródle prawa pracy, jakim jest układ zbiorowy pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (czyli w przypadku, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników lub gdy zatrudnia co najmniej 20, a mniej niż 50 pracowników, a ustalenia regulaminu pracy nie domaga się zakładowa organizacja związkowa w drodze wniosku).

Pracodawco – poinformuj o monitoringu!

Pracodawca, decydując się wprowadzić monitoring w miejscu pracy, ma również szczególne obowiązki informacyjne wobec swoich pracowników. Musi on poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Taki obowiązek istnieje także wobec nowych pracowników, decydujących się na podjęcie zatrudnienia u pracodawcy, który stosuje już monitoring w miejscu pracy. Pracownik ten przed dopuszczeniem do pracy musi otrzymać od pracodawcy pisemną informację o monitorowaniu i sposobie zastosowania monitoringu. Poza wskazanymi obowiązkowi, wobec tego, że monitoring jest formą przetwarzania danych osobowych pracowników, pracodawca zobowiązany jest jako administrator danych osobowych do przestrzegania obowiązków wynikających z art. 12 i art. 13 RODO. Nieprawidłowym jest jednocześnie prowadzenie monitoringu aktywności obejmującej okres sprzed poinformowania pracownika o zamiarze jego prowadzenia[3].

Oznaczenie monitorowanych pomieszczeń

Po spełnieniu ww. wymagań, pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Warto zaznaczyć, że za teren zakładu pracy uważa się przestrzeń wraz z obiektami budowlanymi będącą w dyspozycji pracodawcy, w której pracodawca organizuje miejsca pracy (§ 2 pkt 7a Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy). Jednakże w starszym orzecznictwie Sądu Najwyższego można znaleźć inne rozumienie tego pojęcia: „zorganizowany zespół środków majątkowych i osobowych, powołany do wykonania określonych zadań produkcyjnych lub usługowych[4]. W odniesieniu do zagadnienia monitoringu dużo zasadniejsze wydaje się rozumienie terenu zakładu pracy bardziej w znaczeniu podmiotowym, tj. osób tam przebywających, a nie jedynie przedmiotowym – miejscowym, z uwagi na problematykę ochrony danych osobowych.[5]

Monitoring w miejscu pracy, a RODO

Stosowany przez pracodawcę monitoring w miejscu pracy musi także korespondować z przepisami RODO. A zatem dane osobowe pracowników przetwarzane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie wolno przetwarzać ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Dane te muszą także spełniać kryterium adekwatności, stosowności i niezbędności. Jako przykład przetwarzania danych, które byłoby sprzeczne z przepisami prawa, można przytoczyć wykorzystywanie systemów zainstalowanych w celu ochrony własności, do monitorowania dostępności, wyników pracowników, ich podejścia do klientów czy do regularnego monitorowania zachowania pracowników.[6] Takie działanie z pewnością mogłoby zostać uznane za naruszające ich dobra osobiste. Niezgodne z prawem jest również naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych poprzez wprowadzenie monitoringu przez pracodawcę w określonym celu, którego jednak pracodawca nie realizuje.[7]

Monitoring poczty elektronicznej

Kodeks pracy wyróżnia także pojęcie monitoringu poczty elektronicznej. Wprowadzenie i stosowanie kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ważne, by pamiętać o tym, że wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej nie może naruszać dóbr osobistych pracownika, w szczególności tajemnicy korespondencji. W tym przypadku odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego, odnoszące się do określenia celu, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, do sposobu i terminu poinformowania o wprowadzeniu monitoringu dotychczasowych oraz nowych pracowników, zgodnego z prawem oznaczania pomieszczeń i terenu monitorowanego oraz zgodności z przepisami RODO.

Inne formy monitoringu

Odpowiednie zastosowanie przepisów o monitoringu poczty elektronicznej znajduje zastosowanie wobec innych form monitoringu. Inne formy monitoringu są dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, przy czym podkreślenia wymaga, że oba te warunki muszą być spełnione łącznie.

Takie inne formy, jakie może przybierać monitoring w pracy, obejmują np.:

  1. połączenie rejestracji obrazu z dźwiękiem;
  2. monitoring systemów informatycznych;
  3. monitoring sposobu korzystania przez pracownika z dostępu do Internetu,
  4. kontrola położenia pracownika (np. dokonywaną za pomocą odbiorników GPS)[8].

 Inne formy monitoringu nie mogą dotyczyć takich metod kontroli, których zastosowanie związane jest z przetwarzaniem szczególnych kategorii danych osobowych pracownika określonych w art. 9 RODO.

Czy monitoring w miejscu pracy jest niezbędny?

Kryterium niezbędności należy rozumieć jako obowiązek pracodawcy do wykazania, że celów w postaci zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy nie może on osiągnąć w inny sposób niż poprzez wybraną przez siebie inną formę monitoringu. Szczególne znaczenie przy doborze formy monitoringu ma rodzaj pracy, jej charakter i stanowisko zajmowane przez pracownika.

Co może zrobić pracownik, którego dobra osobiste zostały naruszone przez monitoring w miejscu pracy?

Szczegółowo o dobrach osobistych i konsekwencjach ich naruszenia mieliśmy okazję pisać już wcześniej. Jedynie w drodze przypomnienia warto zaznaczyć, jakie roszczenia może kierować pracownik wobec pracodawcy, jeśli jego dobra osobiste (w tym godność pracownicza, wizerunek, tajemnica korespondencji) zostaną naruszone w wyniku bezprawnego wprowadzenia monitoringu.

Katalog takich roszczeń został wskazany na gruncie art. 24 Kodeksu cywilnego. Pracownik może żądać:

  • zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne;
  • żeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności w postaci złożenia oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie;
  • zapłaty zadośćuczynienia pieniężnego;
  • zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny;
  • naprawienia szkody majątkowej wyrządzonej naruszeniem dobra osobistego na zasadach ogólnych.

Dodatkowo, warto podkreślić, że zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, aby uznać określone zachowanie pracodawcy za prowadzące do naruszenia pracowniczych dóbr osobistych, konieczne jest zastosowanie kryterium obiektywnego, czyli przy wzięciu pod uwagę odczuć przeciętnego odbiorcy (osoby racjonalnej i rozsądnej, bez uprzedzeń, nieskłonnej do wyrażania ekstremalnych sądów), nie zaś wobec miary indywidualnej wrażliwości, tj. oceny subiektywnej.[9]

Czy mogę się zwolnić bez wypowiedzenia?

Poza roszczeniami z tytułu naruszenia art. 24, w zw. z art. 300 Kodeksu pracy wskazuje się na możliwość skorzystania przez pracownika z prawa do niezwłocznego rozwiązania stosunku pracy z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika, na podstawie art. 55 § 11 Kodeksu pracy[10].

Chcesz stosować monitoring w miejscu pracy – przygotuj się!

Podsumowując, jeśli pracodawca zamierza stosować monitoring w miejscu pracy (monitoring wizyjny, poczty elektronicznej, innego rodzaju) musi spełnić szereg kryteriów, zarówno o charakterze formalnym, informacyjnym, jak i technicznym. Niezastosowanie się do nich może prowadzić w sposób zamierzony bądź nie, do naruszenia dóbr osobistych pracowników, zwłaszcza chronionej w szczególny sposób na gruncie kodeksu pracy godności pracowniczej, a także ich praw i wolności. W związku z tym ważna jest zarówno znajomość przepisów odnoszących się do funkcjonowania monitoringu, jak i roszczeń przysługujących w przypadku naruszenia cudzych praw.

Photo by Joakim Honkasalo on Unsplash
[1] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 5 lipca 2018 roku, sygn. akt III APa 22/18.
[2] Zob. Komentarz do art. 222 KP red. Litwiński 2021, wyd. 1/Dörre-Kolasa, Legalis.
[3] Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców dostęp: https://uodo.gov.ompl/pl/138/545.
[4] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 marca 1979 r., sygn. akt I PRN 23/79.
[5] Zob. Komentarz do art. 222 KP red. Litwiński 2021, wyd. 1/Dörre-Kolasa, Legalis.
[6] Opinia 2/2017 Grupy Roboczej Art. 29 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy, przyjęta 8.6.2017 r., WP 249.
[7] Zob. Komentarz do art. 222 KP red. Litwiński 2021, wyd. 1/Dörre-Kolasa, Legalis.
[8] M. Kuba [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-113, wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 22(3).
[9] Por. wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 27 czerwca 2018 r., sygn. akt I PK 70/17.
[10] K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2022, art. 22(2), art. 22(3).
Udostępnij