Moim zadaniem mediatora jest stworzenie bezpiecznej przestrzeni dla stron, w której mogą otwarcie prowadzić rozmowy, a w konsekwencji dojść do porozumienia. Gdy natomiast działam jako pełnomocnik jednej ze stron sporu o własność intelektualną, to mam świadomość tego o jak wysoką stawkę walczą strony. I jakie pokłady emocji takie spory wywalają. Nie mam tutaj na myśli kwot odszkodowań, ale możliwe straty wizerunkowe (często żądanie jednej ze stron obejmuje publikacje przeprosin czy oświadczenia skierowanego do konsumentów), niepewność towarzyszącą zaangażowaniu biegłych do sporządzenia opinii i „kontr-opinii” czy koszt wycofania produktów z rynku, zniszczenia spornego towaru bądź zakończenia działalności uznanej przez drugą ze stron za stanowiącą czyn nieuczciwej konkurencji. O tym dlaczego w tych sprawach mediacja sprawdza się pisałam tu. Tym razem chciałabym opowiedzieć jak przebiega mediacja w sprawach własności intelektualnej gdy stawka jest wysoka a emocje trudna są do opanowania.
Rozpoczynając mediację muszę postawić się pośrodku (z łac. „mediare”) i jako osoba bezstronna zrozumieć perspektywę przedsiębiorcy inwestującego lata pracy i kapitału w rozwój własnego biznesu jak i perspektywę artysty, którego działania twórcze są źródłem inspiracji nierzadko dla licznej grupy odbiorców. Własność intelektualna (intellectual property - IP) to obszar, gdzie kreatywność i innowacyjność łączą się z emocjami, a w to wplatają się regulacje prawne, dlatego tak kluczowe jest znalezienie płaszczyzny dla rozwiązania sporu, jak i zachowanie należytego szacunku jak i zrozumienia nakładu pracy i wysiłków obu stron. Nie mam wątpliwości, że właśnie z tych względów (obok kilku innych powodów o których pisałam tu) mediacja w sporach IP jest dużo lepsza niż postępowanie sądowe, gdzie emocje stron mają drugorzędne znaczenie. Dlatego warto wiedzieć jak wygląda przebieg mediacji w sprawach własności intelektualnej, „od kuchni” aby inicjować postępowanie mediacyjne na każdym etapie sporu, niekoniecznie dopiero gdy sprawa trafi do sądu. Po to, aby sprawy wziąć w swoje ręce.
Spis treści
Regulacje prawne
Mediacje z zakresu prawa własności intelektualnej są regulowane, tak jak inne mediacje w sprawach cywilnych, przepisami kodeksu postępowania cywilnego, od art. 1831 do art. 18315 k.p.c.[1]
Tak jak już wielokrotnie wskazywałam, mediacja jest dobrowolna, objęta poufnością i odformalizowana, stąd pomimo uregulowania jej w przepisach kodeksowych, całościowe postępowanie ma na celu rozmowę pomiędzy stronami z udziałem osoby bezstronnej, a nie rozstrzygnięcie sporu przez zewnętrzny podmiot, jak ma to miejsce w postępowaniu sądowym.
Mediacja jest często oparta na regulaminach postępowania mediacyjnego ustalonych w określonych ośrodkach mediacyjnych, co pozwala na efektywne prowadzenie spotkań, doprecyzowanie kosztów jak i całej struktury organizacyjnej. Jestem mediatorem w Centrum Mediacji Lewiatan gdzie stosuje się regulamin dostępny tu, a także w Centrum Mediacji przy Krajowej Radzie radców Prawnych (KRRP) w którym obowiązuje regulamin dostępny tu. W mediacjach spoza tych centrów, gdy sprawa trafia bezpośrednie do mnie jako mediatora stosuję ten regulamin.
Etapy mediacji
Wskazuje się, że mediację można podzielić na 3 etapy. Są to:
- wszczęcie mediacji;
- przebieg mediacji;
- zakończenie.[2]
Każdy z etapów posiada swoje charakterystyczne cechy, o których kilka słów w dalszej części tego wpisu, ale można też dodatkowo wyróżnić etap przygotowawczy do prowadzenia mediacji, który następuje przed jej wszczęciem. To ten etap zajmuje sporu czasu i działań, których strony nie wiedzą, i to na tym etapie administracyjne zaangażowanie mediatora jest największe. W czasie przygotowania mediacji mediator określa sprawę, ocenia jej charakter, gromadzi informacje na temat osób związanych ze sporną sprawą, jak i ustala czy nie występują relacje mogące wpłynąć na jego bezstronność.[3] Na tym etapie mediator może również zwrócić się do pełnomocników stron, którymi nie muszą być pełnomocnicy procesowi, o wstępne przedstawienie zaistniałego sporu w sposób możliwie obiektywny.
Wszczęcie mediacji
Wszczęcie mediacji powoduje zawieszenie biegu terminu przedawnienia, a jako moment wszczęcia postępowania traktowane jest doręczenie mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji z potwierdzeniem doręczenia odpisu wniosku drugiej stronie, jeśli mediacja jest prowadzona na podstawie umowy pomiędzy stronami – art. 1836 § 1 k.p.c. Gdy mediacja następuje w wyniku skierowania przez sąd, właściwą datą wszczęcia mediacji jest termin wydania postanowienia o wszczęciu mediacji przez sąd.
Powyższe zasady są co najmniej problematyczne, jeśli mediator nie jest w stanie nawiązać kontaktu ze stronami gdy mediacji odbywa się ze skierowania sądu. Powstaje wtedy stan zawieszenia, w którym teoretycznie biegnie termin mediacji wyznaczony przez sąd ale strony nie wiedzą, że próbuję skontaktować się z nimi i nie uczestniczą w mediacji.
Dla wszczęcia mediacji wystarczające jest by doręczyć mediatorowi jak i stronom, o czym mowa powyżej, wniosku o wszczęcie mediacji czy postanowienia sądu. Niemniej należy mieć na względzie okoliczności z art. 1836 § 2 kpc, w ramach których mediacja nie zostanie wszczęta, gdy:
- stały mediator odmówił przeprowadzenia mediacji;
- gdy osoba wskazana na mediatora w umowie odmówiła przeprowadzenia mediacji;
- gdy osoba do której skierowano wniosek o przeprowadzenie mediacji nie wyraziła na to zgody lub gdy druga strona postępowania nie zgadza się na osobę mediatora;
- gdy strony nie zawarły uprzednio umowy o mediację, a jedna ze stron nie wyraziła zgody na prowadzenie mediacji, zgodnie z art. 1838 § 2 kpc.
No i właśnie o tych sytuacjach zapomina się najczęściej mając na względzie iż mediacja jest dobrowolna. Postanowienie sądu o skierowaniu stron do mediacji może spotkać się z brakiem zgody jednej lub obu stron postępowania, tu pojawia się problem możliwej obligatoryjności mediacji o którym kiedyś napiszę. Warto zauważyć, że obecnie jedynym wyjątkiem niedobrowolnej mediacji jest m.in. art. 2021 kpc, w którym jeśli strony zawarły uprzednio umowę o mediację, sąd kieruje strony do mediacji na zarzut pozwanego zgłoszony przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy.
Przed rozpoczęciem mediacji sąd może skierować strony na spotkanie informacyjne, przedstawiające polubowne metody rozwiązywania sporów, tak by strony miały możliwości zapoznania się z istniejącymi możliwościami jak i walorami takich metod. W sprawach z własności intelektualnej chyba bardzo rzadko sądy korzystają z takich spotkań. Przynajmniej mi, jako pełnomocnikowi od ponad 20 lat, zdarzyło się uczestniczyć tylko w jednym takim posiedzeniu. Być może to zależy od praktyki danego sądu, a w sprawach IP wydziałów zajmujących sporami z zakresu własności intelektualnej jest tylko 7.
Posiedzenia mediacyjne: wspólne i indywidualne.
Posiedzenia mediacyjne są wyznaczane przez mediatora, który konsultuje termin z każdą ze stron postępowania. Ustalenie wspólnego pierwszego spotkania bywa wyzwaniem 😊
Mediator może organizować spotkanie wspólne dla stron jak i spotkania indywidualne.
Zwykle zaczynamy od pierwszego wspólnego spotkania, ale nie jest to regułą. Różne ośrodki mediacyjne mają różne praktyki w tym zakresie. Na pewno spotkania indywidualne charakteryzują się większą otwartością stron na przedstawienie swoich racji, gdyż nie uczestniczy w nich druga strona postępowania, nie budzi to tak dużych emocji.
Natomiast wspólne spotkanie jest obarczone dużym ładunkiem emocjonalnym. Z zasady, to pierwsze wspólne spotkanie jest okazją, aby „zobaczyć” drugą stronę, bezpośrednio przekazać jej swoje stanowisko, wyjaśnić w mniej formalny sposób niż w pismach jakie strony wymieniły w związku ze sporem, jak spór jest postrzegany przez daną stronę. Bywa też, co zupełnie zrozumiałe w sytuacji spornej, próbą zdyskredytowania drugiej strony w oczach mediatora. Nie powinno to mieć znaczenia, bo mediator nie "stawia się" po żadnej ze stron.
Często podczas mediacji ze skierowania sądowego strony, a zwykle ich pełnomocnicy, pytają mnie o to czy zapoznałam się z aktami sprawy. Nigdy nie czytam akt przed spotkaniem mediacyjnym, a także staram się tego nie robić pomimo takiej możliwości zapewnionej przez przepisy k.p.c. Jestem prawnikiem i wiem, że czytając pisma wyrobiłabym sobie swój własny pogląd na sprawę, zauważyłabym jakie błędy popełnili pełnomocnicy, jakie słabości postpowania sądowego przychodzą mi do głowy. To nie jest potrzebne. Moja ocena prawna sytuacji nie ma znaczenia. Ważne jest to, co strony chcą osiągnąć dzięki mediacji. Bardzo często w sprawach IP będzie to znacznie więcej niż wynika to z pism.
Dlatego najczęściej moim pierwszym pytaniem jest to, jak strony wyobrażają sobie współistnienie, jaka sytuacja dla nich byłaby najkorzystniejsza przy założeniu, że druga strona też ma swoje prawa i racje. To pytanie otwiera przestrzeń do ustalenia warunków prowadzenia biznesu czy korzystania z tych samych zasobów w przyszłości a dopiero w drugiej kolejności zajmujemy się przeszłością która doprowadziła do sporu.
Pierwsze posiedzenie mediacyjne rozpoczyna się monologiem mediatora, w którym mediator informuje strony o ogólnych zasadach mediacji, jak i o regułach zachowania w trakcie mediacji m.in. odnoszenia się z szacunkiem, nieużywania obraźliwych wyrażeń. Tutaj zachęcam do zajrzenia do pierwszego wpisu blogowego.
Kolejny etap, stanowią wypowiedzi stron o przedmiocie mediacji, w tym twierdzenia i oczekiwania stron. Kluczowe dla mediatora jest tu aktywne słuchanie, tak by następnie odpowiednio formułować pytania i efektywnie przeprowadzać dalsze spotkania. Jeśli na przykład stanowiska stron są skrajnie różne, mogę zaproponować spotkania indywidualne, w których mediator dąży do wskazania drogi, iż najlepszym sposobem jest dążenie do rozwiązania konfliktu. Mediator może też pomagać w dyskusji nad kolejnymi zagadnieniami, weryfikować jak i motywować strony do czynienia postępów w rozmowach.[4]
Podczas spotkań i w rozmowach indywidualnych mediator korzysta z różnych narzędzi komunikacji. To temat na oddzielny wpis, ale warto jedynie wspomnieć, że najczęściej stosowana jest pogłębiona parafraza, czyli możliwie wierne powtórzenie przez mediatora własnymi słowami tego, co powiedziała jedna ze stron. Pokazuje to stronom, że zostały zrozumiane, a dzięki temu uzyskują potwierdzenie, że ich potrzeby zostaną wzięte pod uwagę.
Innym narzędziem są pytania o świadomość skutku wyartykułowanych oczekiwań danej strony, czyli sprawdzenie jak jej słowa wpływają na interakcję i czy właśnie tego efektu oczekiwała.
Moim ulubionym narzędziem jest „stop-klatka” czyli zatrzymanie dyskusji i spojrzenie na sytuację z lotu ptaka, z perspektywy, aby nieco zmienić postrzeganie sporu przez strony, „zamienić je butami”, aby strony same przyjęły punkt widzenia drugiej strony. To pozwala zrozumieć dlaczego druga strona nie może zgodzić się na pewne żądania, czy czasami absurdalność własnych żądań.
Często moje zadanie jako mediatora polega też na pokazywaniu, że konflikty były, są i będą, że nie da się ich uniknąć, ale tak jak pisałam już wielokrotnie „conflictius” to zderzenie i energia z niego nie zawsze może być destrukcyjna, może rozpocząć nowa aktywność, np. współpracy stron, której dotychczas nie brały pod uwagę.
Obok tych narzędzi ogromne znaczenie ma doświadczenia mediatora w przewidywaniu dynamiki relacji w konflikcie. Te relacje zmieniają się tak jak zmienia się ocena szans zakończenia sporu przez strony i postrzeganie drugiej strony. Im mniej szans na „ugranie” własnych żądań, im mniej zrozumienia dla potrzeb drugiej strony tym mniejsze szanse na porozumienie. Mediacja nigdy nie przebiega liniowo i nie jest tak, że po każdym spotkaniu mediacyjnym strony rozwiązują jakiś kawałek problemu. Zwykle jest tak, że etapy ustaleń, szybkiego postępu w ustaleniach przeplatają się z momentami zwątpienia i regresu. I rolą mediatora jest to, aby w tych gorszych momentach pomóc stronom uwierzyć ze porozumienie jest możliwie.
Obecność stron reprezentowanych przez pełnomocników nie jest obowiązkowa[5], aczkolwiek niewątpliwie w sprawach własności intelektualnej, gdzie spory nierzadko mają również podłoże personalno – emocjonalne, a przede wszystkim wymagana jest znajomość danego biznesu i wiedza techniczna potrzebna jest obecność zwaśnionych stron. O roli pełnomocników pisałam już niejednokrotnie tu i tu.
Co więcej, spory o własność intelektualną nierzadko wpływają na aspekty komercyjne działalności przedsiębiorców, ich dobra niematerialne jak i relacje biznesowe, stąd wydaje się, że mediacja jest niezwykle przydatnym narzędziem, by w poufności dojść do porozumienia. O poufności w mediacji w kolejnym którymś wpisie 😊
Mediacja online
Coraz częściej wybieraną opcją prowadzenia mediacji jest właśnie poprzez komunikację internetową. Niewątpliwie ułatwia to ustalenie terminu spotkania, gdyż strony nie są zmuszone do wygospodarowania większej ilości czasu, uwzględniającej m.in. dotarcie na miejsce spotkania, co nie ukrywajmy w godzinach korków może trwać nawet godziny. Temat uwarunkowań prawnych mediacji online jest niezwykle ważny z uwagi na popularność tej metody kontaktu od czasów pandemii. Niemniej jest na tyle obszerny, że wymaga odrębnego wpisu 😉
Zakończenie mediacji
Choć niewątpliwie końcem mediacji, na który każdy podświadomie liczy jest zawarcie ugody, to nie jest to jedyny wariant. Niemniej dojście do porozumienia stron wynika z przyjęcia przez nie wspólnej wersji rozwiązania sporu, a ich efekt stanowi wspólna wersja ugody. Spisanie ugody jest końcową czynnością w toku postępowania mediacyjnego.[6]
W odróżnieniu od ugody sądowej, ugoda mediacyjna przy umowie mediacyjnej wywołuje wyłącznie skutki materialnoprawne. Wskazuje się, że ugoda następnie zatwierdzona przez sąd nabiera mocy prawnej właściwej ugodzie sądowej, ale nie jest czynnością procesową.[7]
Natomiast ugoda mediacyjna powstała w wyniku uprzedniego skierowania stron do mediacji przez sąd, wywołuje również skutki procesowe poprzez następne wydanie przez sąd postanowienia o umorzeniu postępowania sądowego w sprawie.
Mediacja jednak może zakończyć się brakiem ugody. Może to wynikać ze wspólnej decyzji stron albo z woli jednego podmiotu o niekontynuowaniu mediacji. Mediator również może poinformować strony o swoim zdaniu, że spotkania pomimo starań nie prowadzą do rozwiązania sporu lub że upłynął wyznaczony termin mediowania, ustalany w postanowieniu sądu o skierowaniu do mediacji lub w umowie o mediację stron.[8]
Co do zasady termin mediacji wyznaczonej przez sąd wynosi do 3 miesięcy, jednak zgodnie z art. 18310 kpc, na wniosek stron lub z innych ważnych przyczyn termin ten może być wydłużony, jeśli będzie to sprzyjać ugodowemu rozwiązaniu sprawy. Wskazuje się, że przedłużenie może nastąpić wielokrotnie, a maksymalny termin wydłużenia nie jest określony.
Słowem podsumowania …
Koniec mediacji nie zawsze będzie oznaczał, że strony czują się wygrane. Jednak powinien oznaczać, że strony są przeświadczone, iż ich zdanie zostało wysłuchane jak i uwzględnione w ostatecznej treści porozumienia, będącego dla nich do zaakceptowania. Choć brzmi to dość łatwo, to jednak związane jest z odwagą stron do podejścia z otwartą głową do konfliktu, zachowania elastycznej postawy jak i kreatywnego podejścia do sporu, nie tylko z własnej perspektywy. Oprócz treści samej ugody, istotne jest w związku z celami mediacji by strony dostrzegały zbudowany między sobą most komunikacji, który po opadnięciu emocji może i nawet prowadzić do podjęcia w przyszłości współpracy.
Sądzę, że w sporach o własność intelektualną, których postępowania sądowe potrafią ciągnąć się latami, warto stosować mediację. Niejednokrotnie strony nie tylko kończyły spór sądowy dzięki mediacji ale z walczących konkurentów stawały się partnerami w biznesie. Nie raz miałam okazję zobaczyć, że nawet w sporach, w których wydaje się niemożliwe porozumienie stron istnieje droga wyjścia – należy jednak chcieć ją odnaleźć a przede wszystkim zacząć jej szukać.
