Kiedy prowadzisz niewielki biznes i zatrudniasz tylko kilku pracowników, najczęściej masz pełną świadomość tego co dzieje się w firmie i kontrolę nad każdym aspektem Twojego przedsiębiorstwa. Gdy biznes rozrasta się, a jego struktura organizacyjna jest coraz bardziej złożona, standardowym rozwiązaniem i wsparciem kadry zarządzającej są wewnętrzne regulaminy, procedury i instrukcje. Z naszych obserwacji wynika, iż wciąż niedoceniane, a tym samym niewykorzystywane, są regulaminy zarządzania własnością intelektualną w przedsiębiorstwie. Czy taki regulamin jest fanaberią w firmach opartych o nowe technologie, stosujących innowacyjne rozwiązania, czy wręcz zasadniczym elementem istnienia takich biznesów? Czy w kontekście powszechności rozwiązań opartych o nowe technologie, tak bardzo powiązane z własnością intelektualną (intellectual property - IP), jest to obowiązkowa regulacja w nowoczesnej firmie?
Powszechnie stosowane są, nie tylko w dużych przedsiębiorstwach, ale również w średnich i małych jednostkach:
- regulaminy organizacyjne
- regulaminy pracy
- regulaminy wynagradzania
- regulaminy działalności organów spółek
- instrukcje obiegu dokumentów
- procedury i regulacje związane z przeciwdziałaniem dyskryminacji oraz mobbingowi
- kodeksy etyczne
- polityki ochrony danych osobowych
czy także, wobec obowiązywania dyrektywy o sygnalistach i intensywnych pracach nad projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa,
- regulaminy dokonywania zgłoszeń o nieprawidłowościach.
W gąszczu tych regulacji, przedsiębiorcy często zapominają o tym, co najskuteczniej buduje wartość marki i całej firmy. Audyty prawne przeprowadzane przez nas w przedsiębiorstwach klientów pokazują, że w większości przypadków pracodawcy nie mają określonych zasad nabywania praw własności intelektualnej od swojego personelu czy wykonawców: osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy, ale także wykonujących twórczą pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne. Może to dziwić, ponieważ obecnie prawa własności intelektualnej są nieodłącznym elementem praktycznie każdej działalności gospodarczej. Ciekawe, nowatorskie rozwiązania, unikalne pomysły pojawiają się zarówno w firmach produkcyjnych, jak i usługowych.
Brak takich regulacji może doprowadzić do sytuacji, w której powstaje ryzyko przeoczenia np. opracowania przez pracownika innowacyjnego rozwiązania dotyczącego jakiejkolwiek działalności przemysłowej, czy ciekawego konceptu twórczego na wygląd produktu, jego opakowanie bądź ważnego dla firmy elementu działań marketingowych. Co gorsza, brak zweryfikowania pomysłów kreatywnych może nie tylko prowadzić do utraty perspektyw ich komercjalizacji, ale także szans na udzielenie prawa ochronnego na opracowanie tego pomysłu.
Późniejsze prace nad rozwojem niezweryfikowanego pomysłu mogą doprowadzić do znacznych strat finansowych. Dzieje się tak, ponieważ firma angażuje środki w prace nad dobrem niematerialnym, którego wykorzystanie mogłoby finalnie doprowadzić do naruszenia cudzego prawa własności przemysłowej, praw autorskich czy innego prawa własności intelektualnej.
Spis treści
regulamin praw własności intelektualnej na uczelni
Najbardziej świadome konieczności uregulowania kwestii pozyskiwania praw własności intelektualnej są uczelnie i tam najczęściej istnieją regulaminy. Takie postępowanie wymuszają obowiązujące przepisy. Zgodnie z art. 152 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce nakłada na uczelnie obowiązek uchwalania:
- regulaminu zarządzania prawami autorskimi, prawami pokrewnymi i prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji, który określa w szczególności
- prawa i obowiązki uczelni, pracowników, doktorantów i studentów w zakresie ochrony i korzystania z praw autorskich, praw pokrewnych i praw własności przemysłowej,
- zasady wynagradzania twórców,
- zasady i procedury komercjalizacji,
- zasady korzystania z majątku uczelni, wykorzystywanego do komercjalizacji oraz świadczenia usług w zakresie działalności naukowej;
- regulamin korzystania z infrastruktury badawczej, który określa w szczególności:
- prawa i obowiązki uczelni, pracowników, doktorantów i studentów w zakresie korzystania z infrastruktury badawczej przy prowadzeniu działalności naukowej,
- zasady korzystania i ustalania opłat za korzystanie z infrastruktury badawczej do prowadzenia działalności naukowej przez podmioty inne niż pracownicy, doktoranci czy studenci uczelni.
Obowiązek uchwalenia powyższych regulaminów dotyczy zarówno uczelni publicznych jak i prywatnych.
Przy czym dodatkowo, w regulaminie zarządzania własnością intelektualną, uczulenie publiczne zobowiązane są określić:
- zasady podziału środków uzyskanych z komercjalizacji między twórcą będącym pracownikiem uczelni publicznej a tą uczelnią;
- zasady i tryb przekazywania uczelni publicznej przez pracownika, doktoranta i studenta informacji o wynikach działalności naukowej oraz o know-how związanym z tymi wynikami, informacji o uzyskanych przez pracownika środkach z komercjalizacji oraz zasady i tryb przekazywania przez pracownika przysługujących uczelni części środków uzyskanych z komercjalizacji;
- zasady i tryb przekazywania pracownikowi przez uczelnię publiczną:
- informacji o decyzjach w sprawie komercjalizacji wyników badań i know-how pracownika uczelni, oraz
- części przysługujących mu środków uzyskanych z komercjalizacji.
Obowiązek stosowania w uczelniach regulaminów ochrony praw własności intelektualnej oraz zasad komercjalizacji wyników badań został wprowadzony już w 2011 r.[1] W uzasadnieniu projektu wskazano, że wprowadzenie tego obowiązku ma doprowadzić do usystematyzowania procesu zarządzania własnością intelektualną uczelni oraz umożliwienia zainteresowanym przedsiębiorcom szerszego pozyskiwania efektów badań naukowych prowadzonych w uczelni.
Konieczność uregulowania zasad zarządzania własnością intelektualną na uczelniach wynika także z zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 10.4.2008 r. w sprawie zarządzania własnością intelektualną w ramach działań związanych z transferem wiedzy oraz Kodeksu postępowania dla uczelni wyższych i innych publicznych instytucji badawczych[2].
Potrzeba wprowadzenia wewnętrznych regulacji w zakresie zarządzania własnością intelektualną na uczelniach i w instytutach badawczych została dostrzeżona również przez Światową Organizację Własności Intelektualnej (WIPO). W 2012 r. WIPO opublikowało wzór polityki dotyczącej ochrony, eksploatacji, pozyskiwania, a także komercjalizacji dóbr intelektualnych w ramach uczelni i instytucji badawczych[3].
regulamin przyjmowania projektów racjonalizatorskich
Na podobnych zasadach, ale bez ustawowego obowiązku wprowadzania regulaminu, funkcjonują przedsiębiorcy świadomi potrzeby zachęcania pracowników do twórczej, racjonalizatorskiej pracy. Przez racjonalizację należy rozmieć - za M du Vall - dokonywanie drobnych zmian i usprawnień w najszerzej rozumianym procesie produkcji.
Zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (pwp). przedsiębiorcy mogą przewidzieć przyjmowanie projektów racjonalizatorskich na warunkach określonych w ustalanym przez siebie regulaminie racjonalizacji.
Przedsiębiorca może uznać za projekt racjonalizatorski, w rozumieniu pwp, każde rozwiązanie nadające się do wykorzystania, niebędące wynalazkiem podlegającym opatentowaniu, wzorem użytkowym, wzorem przemysłowym lub topografią układu scalonego.
Ustawa – pwp nie przewiduje definicji legalnej projektu racjonalizatorskiego. Możemy jednak sięgnąć do orzecznictwa: Sąd Najwyższy określił, że projekt racjonalizatorski stanowi innowacyjne rozwiązanie udoskonalające procesy produkcji, które równocześnie spełnia kryteria przewidziane w regulaminie racjonalizacji przyjętym u danego pracodawcy[4].
Można wskazać następujące przykłady projektów racjonalizatorskich[5]:
- proces przeróbki maszyn[6];
- projekt pt. "System emisji i ewidencji dokumentów wyrobów gotowych", polegający na wystawianiu dokumentów gwarancyjnych przy użyciu komputera sprzężonego z drukarką, który jest projektem racjonalizatorskim o charakterze organizacyjnym[7];
- reorganizację zadań pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy;
- poprawienie błędu w dokumentacji projektowo-kosztorysowej;
- przystosowanie znanego rozwiązania technicznego na potrzeby przedsiębiorcy;
- wskazanie korzystnej lokalizacji inwestycji przy przeprowadzeniu badań wytrzymałości podłoża;
- wskazanie sprzętu jaki powinien być użyty do realizacji budowy[8];
- przygotowanie warunków technicznych dla wykorzystania materiału nieprzydatnego do podsadzki dla potrzeb budownictwa kolejowego[9];
- pomysł zastąpienia jednego surowca lub materiału innym[10].
W regulaminie przedsiębiorca zobowiązany jest określić co najmniej:
- jakie rozwiązania i przez kogo dokonane uznaje się w przedsiębiorstwie za projekty racjonalizatorskie,
- sposób załatwiania zgłoszonych projektów,
- zasady wynagradzania twórców zgłoszonych projektów.
Zgodnie z art. 8 ust. 2 pwp twórca projektu racjonalizatorskiego przyjętego przez przedsiębiorcę, który uzyskał prawo korzystania z projektu, może żądać od przedsiębiorcy:
- wynagrodzenia określonego w regulaminie racjonalizatorskim obowiązującym w dniu zgłoszenia projektu, chyba że wydany później regulamin jest dla twórcy korzystniejszy;
- wymieniania go jako twórcy w dokumentach i publikacjach.
Należy pamiętać, że fakt stworzenia projektu racjonalizatorskiego nie kreuje po stronie pracownika żadnego prawa. Przedsiębiorca nie nabywa praw do projektu racjonalizatorskiego. Nie istnieje prawo wyłączne do projektu racjonalizatorskiego skuteczne wobec osób trzecich takie jak patent, czy prawo z rejestracji wzoru przemysłowego albo autorskie prawa majątkowe do utworu czy prawa pokrewne. Pracownik nabywa wyłącznie prawo do wynagrodzenia na zasadach określonych w regulaminie za korzystanie z projektu przez przedsiębiorcę oraz prawo do autorstwa tego projektu. Natomiast pracodawca może chronić projekt racjonalizatorski wyłącznie jako tajemnicę swojego przedsiębiorstwa[11].
regulamin innowacji i zarządzania własnością intelektualną w przedsiębiorstwie
Bardziej rozbudowany zakres, a tym samym objęcie regulacją wszelkich procesów twórczych w przedsiębiorstwie mają regulaminy innowacji i zarządzania własnością intelektualną w przedsiębiorstwie. W oparciu o przeprowadzane przez nas audyty własności intelektualnej możemy wyróżnić następujące elementy takiego regulaminu:
- określenie kręgu osób, do których regulamin ma zastosowanie,
- definicje, w tym w szczególności definicje pojęć, które nie zostały określone przez ustawodawcę np. projektu racjonalizatorskiego,
- prawa i obowiązki pracowników, ewentualnie współpracowników czy nawet podwykonawców,
- prawa i obowiązki przedsiębiorcy czy zamawiającego,
- zasady nabywania przez przedsiębiorcę praw własności intelektualnej,
- zasady wynagradzania twórców,
- zasady odpowiedzialności twórców,
- zasady ochrony know – how i tajemnicy przedsiębiorstwa,
- zasady tworzenia publikacji dotyczących projektów wynalazczych,
- zasady dokonywania zgłoszeń dóbr niematerialnych w celu ich ochrony, np. udzieleniu patentu
- zasady dotyczące obiegu i formy dokumentacji w zakresie własności intelektualnej,
- procedury dotyczące audytu własności intelektualnej,
- procedury w zakresie utrzymywania praw wyłącznych,
- procedury korzystania ze znaku towarowego czy warunków umowy licencyjnej na korzystanie ze znaku
- zasady dotyczący tworzenia i aktualizacji rejestrów praw wyłącznych przedsiębiorcy, a także udzielonych licencji oraz licencjonowanych praw własności intelektualnej w obrocie gospodarczym.
Konstruując regulamin innowacji i zarządzania własnością intelektualną, należy brać pod uwagę nie tylko przepisy pwp dotyczące przedmiotów praw własności przemysłowej, takich jak wynalazki wzory użytkowe, wzory przemysłowe, znaki towarowe, oznaczenia geograficzne, czy topografie układów scalonych. Zgodność regulaminu musi dotyczy także innych ustaw regulujących prawo własności intelektualnej, takich jak ustawy:
- o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
- o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
- o ochronie prawnej odmian roślin;
- o ochronie baz danych;
- Kodeks cywilny.
Ważnym i praktycznym elementem regulaminu zarządzania własnością intelektualną jest uregulowanie całej ścieżki jaką ma w firmie "pokonać" pomysłodawca, aby jego pomysł był zweryfikowany a co równie ważne dla pomysłodawcy - wdrożony. Regulamin może przewidywać różne rozwiązania: od prostej skrzynki wiszącej na ścianie hali produkcyjnej, po elektroniczną platformę do cyfrowych zgłoszeń innowacji i pomysłów. Ważne, aby regulamin odpowiadał na najczęściej pojawiające się pytania: kto i jak zweryfikuje pomysł, jak będzie przebiegał proces jego komercjalizacji, dlaczego warto z pomysłem pójść do pracodawcy.
zasady wynagradzania twórców – uwaga na art. 22 pwp
Zgodnie z art. 22 pwp twórcy wynalazku, wzoru użytkowego oraz wzoru przemysłowego przysługuje prawo do wynagrodzenia gdy:
- przedsiębiorca korzysta z wynalazku lub wzoru lub
- przedsiębiorcy przysługuje prawo do uzyskania patentu, prawa ochronnego lub prawa z rejestracji na podstawie art. 11 ust. 3 i 5 lub art. 21 pwp,
chyba że strony umówiły się inaczej.
wymóg posiadania zdolności ochronnej
O zasadach wynagradzania twórców i różnicach pomiędzy prawem własności przemysłowej i prawem autorskim w regulacjach dotyczących wynagrodzeń możesz przeczytać tutaj. Dla pełnego obrazu rozliczeń trzeba wspomnieć o orzeczeniu Sądu Najwyższego z dnia 8 stycznia 2020 r.[12].
W orzeczeniu tym, Sąd Najwyższy stwierdził, że:
- Należy odróżnić sytuację, w której przedsiębiorca uzyskuje korzyści z wynalazku pracownika w związku z uzyskaniem ochrony patentowej takiego wynalazku, od tej, gdy takiej ochrony wynalazek nie uzyskuje, a mimo to przedsiębiorca wykorzystuje to nowatorskie rozwiązanie. Tym samym należy przyznać, że wynagrodzenie za korzystanie z wynalazku nie przysługuje tylko za rozwiązanie, które uzyskuje ochronę patentową.
- Wynik postępowania o udzielenie patentu w urzędzie patentowym nie jest ani warunkiem zawieszającym prawo do wynagrodzenia za korzystanie z wynalazku ani przesłanką niweczącą to prawo w przypadku decyzji negatywnej (odmawiającej udzielenia patentu). Prawo do wynagrodzenia jest prawem majątkowym przysługującym twórcy projektu wynalazczego i zależy od korzyści przedsiębiorcy z wynalazku.
- Przedsiębiorca, który uzyskuje prawo do uzyskania patentu razem z prawem do korzystania z wynalazku może w ogóle nie wystąpić o ochronę patentową i to z różnych przyczyn, a mimo to pracownik (twórca) będzie miał prawo do wynagrodzenia za korzyści z wynalazku.
- Odrębność prawa do wynagrodzenia za korzystanie z wynalazku od prawa do uzyskania patentu wynika art. 22 ust. 1 pwp. Odrębność tego prawa potwierdza również ustawowa regulacja dotycząca wynagrodzenia, czyli z art. 22 ust. 4 pwp, zgodnie z którą całość wynagrodzenia wypłaca się najpóźniej w terminie 2 miesięcy od dnia uzyskania pierwszych korzyści z wynalazku. W przypadku wypłaty wynagrodzenia w częściach całość wynagrodzenia musi zostać wypłacona w terminie nie dłuższym niż 5 lat, licząc od dnia uzyskania pierwszych korzyści. SN podkreślił, że postępowanie o ochronę patentową z reguły nie jest krótkie i jak wskazano jego wynik nie decyduje o prawie do wynagrodzenia. Prawo to jest ograniczone jedynie wskazanym terminem pierwszych korzyści (także przez terminem 5 lat), a nie zgłoszeniem do urzędu patentowego. Oznacza to, że na podstawie art. 22 pwp wynagrodzenie może być wymagalne przed opatentowaniem, czyli wynagrodzenie jest prawem samodzielnym (niezależnym) od prawa do opatentowania.
Powyższa koncepcja zdaje się pozostawać w sprzeczności z ustawą pwp wobec tego, że art. 22 pwp, czyli podstawa do żądania przez twórcę wynagrodzenia, jest ściśle powiązana z art. 11 pwp dotyczącym rozwiązań technicznych mających zdolność patentową[13]. Wobec tego wynalazek musi być nowy (nie być częścią stanu techniki), posiadać poziom wynalazczy i nadawać się do przemysłowego stosowania.
Prawo do wynagrodzenia nie obejmuje:
- rzeczy nieuznawanych za wynalazki zgodnie z art. 28 pwp takich jak: teorii naukowych, metod matematycznych, metod przeprowadzania procesów myślowych;
- wynalazków, na które nie udziela się patentów zgodnie z art. 29 pwp takich jak: wynalazki, których wykorzystywanie byłoby sprzeczne z porządkiem publicznym lub dobrymi obyczajami, odmiany roślin lub rasy zwierząt oraz czysto biologiczne sposoby hodowli roślin lub zwierząt, a także wytwory uzyskiwane takimi sposobami, sposoby diagnostyki stosowane na ludziach lub zwierzętach, sposoby leczenia ludzi i zwierząt metodami chirurgicznymi.
Natomiast należy zgodzić się z poglądem, że wynagrodzenie nie jest wymagalne dopiero z chwilą zgłoszenia wynalazku, wzoru użytkowego, czy wzoru przemysłowego, ani tym bardziej od daty udzielenia prawa wyłącznego.
prawo do wynagrodzenia także dla twórcy wzoru przemysłowego
Wobec powyższego stanowiska SN, konieczne szczegółowe uregulowanie zasad przyznawania wynagrodzeń w regulaminie zarządzania własnością intelektualną przez przedsiębiorcę.
Powyższe zasady wynikające z art. 22 pwp oraz spory dotyczące momentu powstania prawa żądania wynagrodzenia po stronie twórcy dotyczą także wzorów przemysłowych. Dla przypomnienia wzorem przemysłowym jest nowa i posiadająca indywidualny charakter postać wytworu lub jego części, nadana mu w szczególności przez cechy linii, konturów, kształtów, kolorystykę, fakturę lub materiał wytworu oraz przez jego ornamentację. Wytworem jest każdy przedmiot wytworzony w sposób przemysłowy lub rzemieślniczy, obejmujący w szczególności opakowanie, symbole graficzne oraz kroje pisma typograficznego, z wyłączeniem programów komputerowych.
Przykłady najczęściej zgłaszanych wzorów przemysłowych celem uzyskania praw z rejestracji to:
- wzory mebli;
- wzory opakowań produktów;
- projekty architektoniczne;
- elementy tzw. małej architektury takie jak elementy placów zabaw, ławki, fontanny, elementy parków, czy skwerów miejskich;
- wystroje wnętrz;
- postacie filmów animowanych;
- wygląd stron internetowych;
- elementy graficzne interfejsu, w tym ikony komputerowe[14].
Więcej o wzorach przemysłowych możesz przeczytać we wpisach “...o tym, co robić, gdy ktoś zarejestruje Twój wzór przemysłowy", "... kiedy ryzykujesz unieważnienie prawa do wzoru przemysłowego", "Czy niezarejestrowany wzór wspólnotowy korzysta z ochrony?".
Jeśli kwestii wynagrodzenia, nie uregulowano w umowie czy regulaminie, twórcom wzorów przemysłowych przysługuje wynagrodzenie na podstawie art. 22 pwp niezależnie od wynagrodzenia uzyskanego przez twórcę w ramach umowy o pracę czy umowy o stworzenie dzieła, a także niezależnie od otrzymania wynagrodzenia z tytułu przeniesienia praw autorskich do utworu w rozumieniu prawa autorskiego.
warto wprowadzić regulamin zarządzania własnością intelektualną
Bez wątpienia wielu sporów dotyczących wynagrodzeń dałoby się uniknąć, gdy zasady obliczania i wypłaty wynagradzania twórców znajdowały się w regulaminie przyjętym przez pracodawcę. Podobnie, strony mniej byłby skłonne do toczenia sporu w zakresie odpowiedzialności twórcy czy warunków skomercjalizowania konkretnego dobra intelektualnego, gdyby kwestie te znalazły się w regulaminie. Regulamin innowacji i zarządzania własnością intelektualną obowiązujący w danym przedsiębiorstwie wiąże z jednej strony pracodawcę czy zamawiającego, z drugiej - pracownika czy wykonawcę, stanowi integralną część umów o pracę czy cywilnoprawnych.
Dodatkowo, odpowiednio dobrany system zachęt finansowych czy przewidzianego udziału twórcy w komercjalizacji stworzonego przez niego dobra intelektualnego, stymuluje twórców i pobudza wyobraźnię 😉 Zapraszamy do kontaktu, gdy już wiesz, że potrzebujesz regulaminu zarządzania własnością intelektualną w Twojej firmie, a także wtedy, gdy dopiero rozważasz wprowadzenie takiej regulacji ze względu na zaangażowanie kreatywnych osób czy choćby tajemnicę przedsiębiorstwa.
