Moje mocno okopane przekonanie, że filarem mediacji jest jej dowolność, obruszyło się kiedy siedzący przy mnie James South (Chief Executive, CEDR – Centre for Effective Dispute Resolution) bez skrępowania i z dużym rozbawieniem opowiadał, że skonfliktowane strony wysłane przez sędziego do mediacji „tak długo siedzą, aż dogadają się”. Jamesa poznałam wiele lat temu i wtedy jego słowa wydały mi się niestosowne, beztrosko „ślizgające” się po zasadzie dobrowolności. Cóż takiego sprawia, że pełnomocnicy obu stron wolą kończyć spotkanie mediacyjne w środku nocy, niż ryzykować przerwę, w czasie której „ochota” do zawarcia ugody minie jednej ze stron? Teraz rozumiem jak duże znaczenie ma to, z jakim nastawieniem strony sporu sądowego trafiają do mediacji. Zdecydowanie bardziej zdeterminowani aby porozumieć się są ci, którzy mają już świadomość, że mogą przegrać spór, że być może nie uda się im przekonać sądu do swoich racji.
Dysonans poznawczy to m.in. sytuacja, w której człowiek celowo ignoruje informacje z otoczenia usprawiedliwiając swoje działanie. Często przywołuje się przykład palacza papierosów, który oczywiście zdaje sobie sprawę ze szkodliwości palenia, ale jednocześnie uzasadnia swój nałóg, podaje racjonalnie powody dlaczego nie może przestać palić. Po to właśnie, aby zredukować dyskomfort psychiczny.
To samo czasami dzieje się ze stronami sytuacji konfliktowej. Unikają myślenia o trudnych kwestiach, ponieważ szczera i rzetelna analiza mogłyby doprowadzić do pojawienia się „nieprzyjemnych” wniosków. Na przykład mogłaby pojawić się myśl o przegranej w sądzie. Stąd „okopanie” przy swoich racjach.
Strony najczęściej uważają, że mają rację. Nawet wtedy, gdy angażują prawnika, aby ustalił co mogą zyskać, co stracić i aby reprezentował ich w sądzie. Od pełnomocnika oczekują skuteczności, efektu w postaci wygranego sporu. Gdy prawnik rzetelnie ocenia szanse i komunikuje klientowi możliwe ryzyka wraz z potencjalną przegraną, w głowie klienta kiełkuje myśl „aha, uprzedza mnie, bo może jemu się nie udać”. Dlatego tak ważne jest spojrzenie na sprawę z zewnątrz. Ocena sprawy przez osobę obiektywną, niezaangażowaną po żadnej ze stron, potrafi bardzo zmienić nastawienie do sporu. I nie chodzi mi o oddanie sprawy walkowerem, ale o szukanie innych możliwości rozwiązania sporu niż proces sądowy.
Warto więc na spór spojrzeć z perspektywy sędziego, bo to ta perspektywa zakomunikowana stronom może przekonać je do wysiłku jakim jest samodzielne rozwiązanie sporu.
Spis treści
Co oznacza zakończenie sporu ugodą wg kpc
Zakończenie sporu ugodą przed mediatorem, bez względu na to czy mediacja została zainicjowana umową o mediację czy skierowaniem przez sąd do mediatora, ma oczywiście największe znaczenie dla stron. Pisałam o tym niejednokrotnie, bo warto podkreślać, że zyskują na tym wszyscy: oszczędzają nie tylko strony sporu, ale także podatnicy nie finansując kolejnego procesu z własnych podatków. Jeśli strony doszły do wspólnych ustaleń i zawarto ugodę przed mediatorem, to zgodnie z art. 18314 k.p.c., na wniosek strony, niezwłocznie przeprowadza postępowanie co do zatwierdzenia ugody. Rozpoznanie wniosku przez sąd kończy się wydaniem postanowienia i może ono nastąpić na posiedzeniu niejawnym, chyba że ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, to wtedy sąd zatwierdza ją przez nadanie klauzuli wykonalności.
Zgodnie z art. 355 k.p.c. sąd umarza postępowanie, jeśli strony zawarły ugodę lub została zatwierdzona ugoda zawarta przed mediatorem po skierowaniu stron do mediacji przez sąd. Wydanie wyroku przez sąd w tej sytuacji staje się zbędne, jeśli został osiągnięty cel postępowania.[1]
Ważne jest, by mieć na względzie, że sąd przy zatwierdzeniu ugody bada czy nie jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierza do obejścia prawa, a także gdy jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.
W lipcu 2023 r. wraz z nowelizacją k.p.c. wejdzie w życie art. 18814 § 21 k.p.c. Dzięki tej zmianie będzie możliwe zawarcie ugody przed mediatorem co do roszczeń, które są dochodzone równolegle w kilku postępowaniach. Poprzednia praktyka powodowała, że w sytuacji prowadzenia mediacji przez jednego mediatora, zatwierdzenie ugody następowało przed każdym sądem odrębnie. Po zmianie, strony mogą w ugodzie wskazać zarówno postępowania jak i sąd mający podjąć czynności w przedmiocie zatwierdzenia ugody, chyba że prowadzi to do naruszenia przepisów o właściwości rzeczowej mogącego skutkować nieważnością postępowania lub właściwości wyłącznej. Ciekawe, jaka praktyka wykształci się na skutek tej zmiany, skoro sąd musi zbadać ugodę przy jej zatwierdzeniu. Wydaje się, że weryfikacja ugody jest niemożliwa, bez wcześniejszej analizy akt sprawy przez sąd zatwierdzający. Zapewne sąd zatwierdzający będzie zażądać przekazania mu akt z pozostałych sądów, prowadzących postępowania objęte ugodą.
Jak jednak skłonić strony do podjęcia rozmów, aby zakończyły się ugodą gotowa do zatwierdzenia?
Poznańska praktyka „gotowa do użycia”
„Po zapoznaniu się z aktami sprawy o sygn… oraz omówieniu okoliczności sprawy z sędzią Przewodniczącym doszliśmy do przekonania, że spór można zakończyć w drodze ugody…” [2]
Przyjemnie brzmią te słowa, prawda? Spójrzmy zatem jak regulacje kodeksowe przekładają się na praktykę sądową w zakresie skierowania do mediacji z urzędu.
Jako naczelną zasadę można wskazać, że w sprawach, w których zawarcie ugody jest dopuszczalne, sąd dąży w każdym stanie postępowania do ich ugodowego załatwienia, w szczególności przez nakłanianie stron do mediacji . To wynika z art. 10 k.p.c. Na samo postępowanie sądu w zakresie skierowania do mediacji stron wskazuje art. 1838 k.p.c.
W poznańskim Sądzie Okręgowym w Wydziale ds. Własności Intelektualnej praktykuje się wysyłanie listów … Tak, listów kierowanych do stron sporu. Sąd wystosowując do stron list mediacyjny zachęca do podjęcia próby rozwiązania sporu za pomocą mediacji wydając przy tym zarządzenie o skierowaniu do mediacji, zakreślając tygodniowy termin na ustosunkowanie się do skierowania sprawy do mediacji, pod rygorem uznania, że strony wyrażają zgodę na wyżej wskazane skierowanie. Wynika to z uznaniowości sędziego, który analizując akta sprawy może dojść do wniosku, iż najkorzystniejszym na tym etapie postępowania rozwiązaniem jest postępowanie mediacyjne.
List mediacyjny ma charakter bardziej personalny niż typowe pisma sądowe, wskazując na zainteresowanie sądu dalszym losem sprawy, aczkolwiek treść powinna być identyczna w stosunku do obu stron procesowych. Jeśli strona jest reprezentowana w sprawie przez pełnomocnika, to list powinien być doręczony zarówno pełnomocnikowi jak i stronie.[3]
Strony, będąc bezpośrednio zaangażowane w rozwiązanie sporu, zamiast oddawać sprawę pod ocenę niezależnego podmiotu jakim jest sąd, mogą wspólnymi siłami i z pomocą mediatora wypracować rozwiązanie, w którym niejako dwie strony są wygrane. O korzyściach płynących z mediacji sąd stara się poinformować w liście mediacyjnym wraz z ulotką wskazującą najważniejsze informacje dla stron o postępowaniu mediacyjnym lub w ramach monologu sędziego.
Sądy przygotowują tzw. monologi sędziego w przedmiocie mediacji, tj. informacje jakie sąd może wygłosić podczas rozprawy kierując do mediacji, które są analogiczne do listu mediacyjnego z ulotką przesyłanych stronom wraz z zarządzeniem. Wydaje się, że na szczególne uznanie zasługuje monolog Sądu Okręgowego w Poznaniu, w którym akcentuje się korzyści płynące z wyboru mediacji zamiast postępowania sądowego. Podkreśla się:
- krótszy czas postępowania mediacyjnego, trwającego około 3 miesięcy, gdzie średni czas postępowania sądowego to od roku do 1,5;
- bezsprzecznie większy wpływ stron na rozwiązanie sporu i odformalizowane postępowanie, w tym korzystanie z połączeń online;
- ograniczenie roli sądu do wspomnianego już zatwierdzenia ugody bez konieczności stawiennictwa stron w sądzie;
- a także wyraźnie niższe koszty postępowania mediacyjnego – od 150 zł do max. 2000 zł.[4]
Działania te w mojej opinii nie tylko, niezaprzeczalnie promują mediację i propagują polubowne rozwiązanie sporu w myśl art. 10 k.p.c., ale są fantastycznym sposobem przekonania stron to tego aby podjęły wysiłek i poszukały możliwości porozumienia skoro sąd podjął wysiłek przejrzenia akt i uznał, że jest szansa na to porozumienie.
Asystent sądowy
Wydaje się, że nie można przecenić roli asystenta sądowego, który jest uprawniony do wydawania zarządzeń w postępowaniu cywilnym „w imieniu” przewodniczącego, tj. w ramach kompetencji jurysdykcyjnych przewodniczącego, ale wykonywanych przez asystenta i przez niego podpisywanych. Wśród zarządzeń możliwych do wydawania w takiej konstrukcji przez asystenta sądowego jest właśnie skierowanie sprawy do mediacji. Kontrolę nad wydawaniem zarządzeń prowadzi przewodniczący, który może je uchylić lub zmienić.
Czy asystent ma realny wpływ na postępowanie mediacyjne? Moja ulubiona asystentka sądowa Alicja Labijak udowadnia, że to, chociaż wszystko zależy od sądu i modelu współpracy asystenta sądowego z sędzią. W jednych sądach asystent ściśle współpracuje z konkretnym sędzią, w tym samodzielnie tworzy projekty zarządzeń, natomiast w innych jest osobą rotacyjną, wspierającą różnych sędziów, stąd wpływ asystenta na ugodowe rozwiązanie sprawy jest raczej niewielki.[5]
Asystent jako osoba czuwająca nad przebiegiem sprawy od jej rejestracji w sądzie może zarządzić doręczenie listu mediacyjnego wraz z ulotką informacyjną. I chyba tylko od osobistych preferencji asystenta zależy czy taki list zostanie wysłany.
Być może podobną rolę może spełnić spotkanie informacyjne dotyczące polubownych metod rozwiązania sporu, w szczególności mediacji. Może ono być prowadzone przez sędziego, referendarza sądowego, urzędnika sądowego, asystenta sędziego lub stałego mediatora. Przewodniczący może zobowiązać strony do uczestnictwa w takim spotkaniu, pod rygorem obciążenia strony kosztami stawiennictwa poniesionymi przez stronę przeciwną w przypadku nieusprawiedliwionego niestawiennictwa.
Spotkanie to może mieć formę online bądź stacjonarną. Jest odformalizowane i dlatego nie odbywa się na sali rozpraw. W poznańskim sądzie spotkanie składa się z 5 etapów:
- przedstawienie się asystenta – asystent może uczestniczyć samodzielnie lub z sędzią, powinien przedstawić swoją rolę w postępowaniu;
- wskazanie podstawy prawnej spotkania – art. 1838 § 4 k.p.c. i toku spotkania;
- wskazanie aktualnego stanu i etapu prawy – są 3 możliwości postępowania stron: droga sądowa, mediacja, ugoda sądowa;
- przedstawienie przez asystenta zdania sędziego co do postępowania w sprawie wskazującego na możliwość podjęcia polubownego rozwiązania sporu – traktowany jako etap fakultatywny;
- podsumowanie – asystent może wspomóc strony w sformułowaniu postanowień ugody jak i sporządzeniu projektu.[6]
Mam nadzieję, że zarówno listy mediacyjne jak i spotkania informacyjne staną się normą we wszystkich sądach, a przynajmniej w wydziałach własności intelektualnej. Aby jednak te mechanizmy zaczęły być stosowane, sędziowie musza poznać je.
Salony mediacji
Od pewnego czasu w sądach odbywają się tzw. salon mediacji. To cyklicznie już organizowane spotkania mediatorów z przedstawicielami sądownictwa. Ich celem jest jak można przeczytać na stronie poznańskiego Sądu Okręgowego: promocja mediacji i wiedzy o niej, poznanie wzajemnych oczekiwań środowisk prawniczych, przedsiębiorców, mediatorów i innych, stworzenie płaszczyzny dla dyskusji i szukanie praktycznych rozwiązań dla zastosowania alternatywnych metod rozwiązywania konfliktów, wymiana dobrych praktyk mediacyjnych.
Wielokrotnie uczestniczyłam w salonach mediacji w warszawskich sądach. W czerwcu salon mediacji w Sądzie Okręgowym Warszawa-Praga w Warszawie był współorganizowany przez Centrum Mediacji Lewiatan w ramach projektu „Upowszechnienie alternatywnych metod rozwiązywania sporów poprzez podniesienie kompetencji mediatorów, utworzenie Krajowego Rejestru Mediatorów (KRM) oraz działania informacyjne”. W panelu poświęconym współpracy mediatora z sędzią w kontekście kierowania spraw do mediacji, wyboru mediatora i zasad współpracy w trakcie mediacji opowiadałam o praktyce sądu poznańskiego. Myślę, że wielu warszawskich sędziów z zainteresowaniem słuchało o sprowadzonych wzorach z Poznania.
To co w mojej opinii warto podkreślać, to niejako odwrócenie dotychczasowych działań: to sędzia kieruje strony do mediacji a nie ustala czy chcą one z tej formy przedsądowej próby porozumienia skorzystać. Sąd wystosowując do stron list mediacyjny zachęca do mediacji ale przede wszystkim wydaje zarządzenie o skierowaniu do mediacji. Jeśli strony nie ustosunkują się do tego skierowania w ciągu 7 dni, sąd uznaje, że strony wyrażają zgodę na mediacje. I proszę, który z pełnomocników, nawet tych przeciwnych mediacji odważy się nie rekomendować jej klientowi lub będzie tłumaczyć, że nie warto skoro sędzia tak napisał…?
Czy praktyka jednego sądu i bardzo powolne zmiany w innych sądach spowodują, że mediacji będzie więcej? Niestety nie. Cała nadzieja w globalnym trendzie: sędziowie zachęcają do mediacji 😊
GEMME stowarzyszenie sędziów
Zapewne z potrzeby serca, ale tez pragmatyzmu powstało stowarzyszenie. Choć zbliżona nazwa do trzeciej litery alfabetu greckiego, to nie o antyk się tutaj rozchodzi. To jak najbardziej współczesny pomysł na promocję mediacji wśród sędziów, z których niektórzy sami działają jako mediatorzy. Europejskie Stowarzyszenie Sędziów na rzecz Mediacji (od GROUPEMENT EUROPEEN DES MAGISTRATS POUR LA MEDIATION, w skrócie zwane GEMME) to utworzone w 20023r. stowarzyszenie sędziów i osób związanych z wymiarem sprawiedliwości którego jednym z celów jest „wykorzystanie wszelkich środków w celu wspomagania sędziów w ich indywidualnych działaniach wspierających mediację oraz do zachęcania do szkoleń w zakresie efektywnej praktyki mediacji oraz innych alternatywnych metod rozwiązywania sporów. Polska sekcja stowarzyszenia powstała w 2016 r., a obecnie zrzesza 50 członków.[7]
Stowarzyszenie zostało stworzone by ponad różnicami w systemach prawnych państw europejskich zrzeszyć sędziów i promować kulturę mediacji. Jak zwolennicy GEMME wskazują, rolą sędziów jest bycie świadomym przyszłości wymiaru sprawiedliwości jako bardziej sprawiedliwego, mającego na celu łagodzenie konfliktów i utrzymywanie, a nie zrywanie relacji stron na przyszłość.
Stowarzyszenie jest siecią sędziów otwartych na reformy jak i partnerstwo między zawodami prawniczymi zaangażowanymi w postępowanie mediacyjne. Celem popularyzowania mediacji, GEMME organizuje liczne konferencje w wielu miastach europejskich, a sekcje państwowe tworzą analogiczne wydarzenia na terenie kraju. Jednym z celów stowarzyszenia jest spowodowanie, by trening mediacyjny stał się obowiązkowym przedmiotem we wszystkich państwach członkowskich, pośród studentów prawa, sędziów, urzędników, komorników, a także innych zawodów, które mogą mieć znaczenie w postępowaniu mediacyjnym.
W mojej opinii ta inicjatywa jest szczególnie cenna także z tego powodu, że GEMME publikuje gotowe dokumenty do wykorzystania. Bardzo przydatny jest wzór diagnozy dla sędziego pomocny w podjęciu decyzji o skierowaniu sprawy do mediacji, do wypełnienia „w oparciu o swoje doświadczenie, intuicję i co wywnioskowałaś/eś z lektury akt i danych dostępnych w systemach elektronicznych”.
Jest także wzór listu sędziego zaczynający się od znanych słów 😉 „Po przeanalizowaniu sprawy, która została przydzielona mi do rozpoznania, doszłam/dłem do przekonania, że spór można zakończyć w drodze ugody i skierowałam/em Państwa do mediacji…”
Jest też kwestionariusz, który pozwala stronie podjąć decyzję o tym czy warto spróbować mediacji – pytania są oczywiste i podobne jak w naszym „suwaku mediacji”
Tego co oznacza ugoda dla stron nie trzeba powtarzać, niejednokrotnie na blogu pisałam o korzyściach z zawarcia ugody, o tym, że lepsza jest kontrolowana ugoda od nieprzewidywalnego wyroku sądowego. Jako pełnomocnik sądowy w prawach IP wiem, że nie ma także lepszej zachęty do tego, aby podjąć próbę mediacji, niż ta wyrażona przez osobę, która finalne będzie rozstrzygać konflikt.
