Zawsze, gdy myślę o mediacji, widzę okrągły, szklany stół wokół którego siedzą skonfliktowane strony. Przy takim stole prowadzę mediacje i wiem, że nikt nie poczuje się posadzony w rogu 😉Nie ma też możliwości przekazywania sobie dyskretnych znaków pod stołem, bo i tak wszyscy będą je wiedzieć 😊. Gdy jest taka potrzeba, przedstawiciele jednej strony mogą przejść do pokoju obok i zapadając się w wygodnych fotelach przedyskutować na osobności swoje stanowisko. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się to sytuacja pozbawiona formalności, bo przecież mediacja jest postępowaniem odformalizowanym, to jednak wszyscy, którzy uczestniczyli w mediacji wiedzą, że nawet w najbardziej przyjaznym i komfortowym otoczeniu istnieją pewne struktury i konieczność dokumentacji. Dla wszystkich, którzy nie mieli okazji uczestniczyć w mediacji przybliżę temat dokumentów w postępowaniu mediacyjnym.
Spis treści
Jakie dokumenty występują w mediacji?
Jako pierwszy dokument można wskazać umowę o mediację i choć nie rejestruje ona przebiegu mediacji, to jest niezwykle istotna dla zawiązania postępowania mediacyjnego, gdyż w niej zazwyczaj jest określony przedmiot mediacji, osoba mediatora albo sposób wyboru mediatora. Umowy o mediację zawierane są niezwykle rzadko. Mam nadzieję, że staną się bardziej popularne. Na pewno wymagają ogromnej dojrzałości skonfliktowanych stron. Więcej na ten temat przeczytać można tu.
Zawsze w postępowaniu mediacyjnym powstaje protokół, a bardzo często ugoda 😊
Protokół z mediacji – dokument obligatoryjny
Dokument ten stanowi niejako potwierdzenie zaistnienia postępowania mediacyjnego. Ma charakter obowiązkowy i jest niezależny od wyniku mediacji, w tym dojścia przez strony do porozumienia. Za treść protokołu odpowiedzialny jest mediator, który przekazuje jego odpisy stronom jak i go wysyła do sądu w przypadku mediacji ze skierowania. Sam protokół nie musi być sporządzony osobiście przez mediatora, może on korzystać z pomocy osób trzecich np. swojego asystenta, który również objęty jest poufnością jak i zasadą neutralności.[1]
Protokół zazwyczaj przygotowuje się niezwłocznie po zakończeniu mediacji. W protokole - zgodnie z art. 18312 kpc, czyli ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1550 z późn. zm.) powinno się wskazać informacje istotne dla prowadzenia mediacji, tj.
- miejsce poszczególnych spotkań mediacyjnych, w tym ich formę stacjonarną lub online,
- czas trwania,
- podstawę prowadzenia mediacji,
- dane uczestników postępowania: stron, pełnomocników stron oraz mediatora.
Wskazuje się również wynik mediacji poprzez krótkie sformułowanie np. „strony nie zawarły ugody”.
Mediator może również dołączyć informację o stawiennictwie stron. Jest to o tyle istotne, że w przypadku nieusprawiedliwionego niestawiennictwa pomimo wcześniejszej zgody na prowadzenie mediacji, sąd może nałożyć na tę stronę zwrot części, a nawet całości kosztów postępowania, niezależnie od dalszego wyniku sprawy – art. 103 § 3 kpc.
Protokół z mediacji nie stanowi dokładnego sprawozdania z jej odbycia, ponieważ wszelkie informacje jak i uzgodnienia podjęte w trakcie mediacji, a nieobjęte treścią następnej ugody są poufne. Informacje wykraczające poza te, które stanowią elementy protokołu, zgodnie z art. 18312 § 1 kpc mogą zostać umieszczone w tym dokumencie za zgodą obu stron.
Ugoda zawarta przed mediatorem
Ugoda jest dokumentem uwzględnianym w protokole albo do niego dołączanym dopiero w sytuacji, gdy strony doszły do porozumienia i wypracowały wspólne rozwiązanie sporu. W praktyce najczęściej ugodę tworzy się jako oddzielny dokument od protokołu, ze względu na ułatwienie obiegu dokumentów i na odrębność osób podpisujących. Jak wyżej podano, protokół podpisuje mediator, natomiast ugodę podpisują strony postępowania, a w przypadku niemożliwości podpisania przez którąś ze stron informację o przyczynie niepodpisania zamieszcza mediator w protokole z mediacji.[2]
Wskazuje się, że w przypadku posiadania przez strony pełnomocników profesjonalnych, to na nich spoczywa obowiązek weryfikacji treści ugody pod względem zgodności z obowiązującymi regulacjami. W sytuacji, gdy strony nie są reprezentowane przez takich pełnomocników, a mediator ma wykształcenie prawnicze, może zalecić stronom konsultację z podmiotem profesjonalnym celem weryfikacji treści ugody.[3]
Ugoda zawarta przed mediatorem musi posiadać szczególną formę, wymaganą przez regulacje dla określonej czynności prawnej. Wynika to z faktu, że ugoda jako czynność prawna musi czynić zadość regulacjom o formie jak i musi być zgodna z innymi przepisami.[4] Jako przykład wskazuje się, że ugoda zawarta przed mediatorem w przedmiocie przeniesienia własności nieruchomości musi być zawarta w formie aktu notarialnego.[5]
Gdzie złożyć powyższe dokumenty?
W przypadku gdy do mediacji skierował sąd, dokumenty składa się do właściwego sądu kierującego do mediacji. Natomiast przy mediacji prywatnej dokumenty składane są do sądu, zgodnie z właściwością ogólną lub wyłączną, jedynie w sytuacji zawarcia ugody przed mediatorem, kiedy jedna ze stron wystąpi z wnioskiem o zatwierdzenie ugody.[6] Wskazuje się, że właściwość ta oceniana jest zgodnie z wnioskiem o przeprowadzenie mediacji z art. 1837 kpc.
Warto też pamiętać, że ugoda może obejmować nie tylko przedmiot sprawy ze skierowania sądu, ale też szerszy zakres, obejmujący inne postępowania pomiędzy stronami. W takiej sytuacji strony wskazują w ugodzie zarówno postępowania jak i sąd mający podjąć czynności w przedmiocie zatwierdzenia ugody, chyba że prowadzi to do naruszenia przepisów o właściwości rzeczowej mogącego skutkować nieważnością postępowania lub właściwości wyłącznej.[7]
Co ciekawe, ugoda przed mediatorem nie musi być zatwierdzona przez sąd. Wynika to z faktu, że strony wykonały już porozumienia mediacyjne i nie mają interesu w kierowaniu wniosku o zatwierdzenie do sądu. W szczególności dotyczy to postanowień, które nie podlegają egzekucji, przez co nie jest potrzebny stronom tytuł wykonawczy.[8]
Konsekwencje niezłożenia dokumentów
Mediator jest zobowiązany do złożenia protokołu, ponieważ jak wyżej przedstawiono jest to dokument potwierdzający odbycie się i przeprowadzenie mediacji. Niezłożenie może skutkować konsekwencjami prawnymi wobec mediatora. I tak mediator może ponosić odpowiedzialność z art. 471 KC, a mediator stały wpisany na listę stałych mediatorów może nawet w ostateczności zostać wykreślonym z przedmiotowej listy – art. 157c ustawy o ustroju sądów powszechnych. Wydaje się, że tak daleko idące konsekwencje mogą powstać w przypadku np. nieprzygotowywania protokołów, co bezsprzecznie utrudnia stronom złożenie ugody do sądu. [9]
Dokumentacja w mediacji jest niezwykle ważna, bo choć dominuje w tym postępowaniu odformalizowany charakter, to dokumenty stanowią mapę prowadzonych działań. W sytuacji, gdy mediacja okaże się nieskuteczna, mediator sporządza wyłącznie protokół, w którym w ograniczony sposób informuje o odbyciu się sesji mediacyjnych i braku ugody. Dopiero szersze informacje są przekazywane w treści ugody, uzgodnionej przez strony. Właściwie sporządzone dokumenty stanowią nie tylko zabezpieczenie interesów stron, ale też są narzędziami sprzyjającymi koncentracji na celach jak i wynikach postępowania.
