Nieustający rozwój Internetu, jego ogólna dostępność, coraz większe zaawansowanie narzędzi komunikacyjnych, ale przede wszystkim okres pandemii Covid – 19 spowodowały, że mediacja zdalna przechodzi renesans, stając się nie tylko przydatnym narzędziem rozwiązywania konfliktów dla większej grupy osób, ale też wygodnym z uwagi na możliwość uczestnictwa w niej w formie online. Dzisiaj mediator nie musi się organizować wspólnego spotkania ze stronami tak aby spotkać się w konkretnej miejscowości. Na takie spotkanie nierzadko jedna ze stron by dojechać, musiała spędzić kilka godzin w podróży. Zalet wirtualnych spotkań jest bardzo dużo, ale też - choć jest to wygodne rozwiązanie i wybierane przez wiele osób, to jednak wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami i wątpliwościami, które nie istnieją przy prowadzeniu stacjonarnych spotkań.
Spis treści
Dopuszczalność mediacji online
Wydaje się, że mediacja online powstała w Stanach Zjednoczonych w latach 90. XX w., a sprawa w której przeprowadzono pierwszą mediację w formie zdalnej dotyczyła osoby, która stworzyła witrynę komputerową i publikowała tam informacje o lokalnej społeczności. Była to postępowanie o naruszenie praw autorskich wydawcy jednej z gazet, której teksy były wykorzystywane na stronie. Zdalne spotkania zostały zakończone porozumieniem się stron i od tamtego czasu mediacja online rozwija się w praktyce.[1]
W Europie mediacja online rozwija się od XXI wieku. Wskazuje się, że choć jej rozwój nie był aż tak dynamiczny jak w Stanach Zjednoczonych, to obecnie jest już bardzo często stosowana.[2]
Zgodnie z art. 18311 Kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.) dopuszczalne jest prowadzenie mediacji online. Przepis wskazuje, że mediator może zrealizować posiedzenie mediacyjne przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jego przeprowadzenie na odległość. Może tu chodzić zarówno o urządzenia teleinformatyczne, jak i pozwalające na porozumiewanie się na odległość, wykorzystując transmisję danych.[3]
Nie stanowi to jednak podstawowej formy spotkań, bo jak wynika z powyższej regulacji posiedzenia w formie online mogą być prowadzone, jeśli strony wyrażą na to zgodę. Oznacza to, że w sytuacji, gdy choćby jedna ze stron nie zgodzi się, to mediacja powinna być prowadzona przez kontakt bezpośredni. Wydaje się, że wybór formy mediacji najczęściej jest uzależniony od potrzeb stron i charakteru sporu.[4]
Zgoda stron może być wyrażona w korespondencji e-mail. Co ciekawe, podaje się, że nawet sądy kierując strony do mediacji mogą wskazać formę jej prowadzenia jako online.[5]
Mediacja a kontakt stron
Pomimo prowadzenia mediacji online, sądzę że wyjątkowo ważna jest próba pozostawienia cech mediacji stacjonarnej. Chodzi w szczególności o kontakt ze stronami, który gdy jest wyłącznie zdalny, to powinien być poprzez rozmowę wideo, a nie wyłącznie kontakt e-mail bądź telefoniczny.
Wskazuje się w literaturze, że są takie przykłady mediacji prowadzonej właśnie wyłącznie poprzez kontakt nieumożliwiający stronom widzenia siebie. Wpływa to negatywnie na rozwój mediacji, ponieważ mediator ani strony nie mogą zobaczyć "mowy ciała", mimiki uczestniczących osób, przez co rozczytanie intencji rozmówcy jest utrudnione.[6]
Poufność w mediacji online
Należy pamiętać, że takie ograniczenie kontaktu do np. wyłącznie rozmów telefonicznych stawia pod znakiem zapytania działanie zgodnie z zasadą poufności, która jest niezwykle kluczowa dla mediacji. Zgodnie z art. 1834 § 1 k.p.c. mediacja nie jest jawna, w związku z tym uczestnikami postępowania powinny być wyłącznie osoby uczestniczące w dążeniu do rozwiązania sporu. Kontakt online, bez widzenia innych osób, bez kontroli tego kto faktycznie znajduje się w tym samym pomieszczeniu co strona, może spowodować wątpliwości po stronie osoby przekazującej informacje w zakresie nieujawniania ich podmiotom trzecim, jak i wpłynąć na otwartość osoby na uczestniczenie w postępowaniu mediacyjnym.
Co więcej wskazuje się na problem przekazywania informacji poprzez formułę online. Z uwagi na brak jednego narzędzia w Polsce do prowadzenia zdalnych mediacji, istnieje ryzyko dostępu nieuprawnionych osób do spotkania jak i pozostawienie niechcianego śladu w sieci. Dlatego przewiduje się specjalne hasła dostępu do spotkań, indywidualnie wygenerowane linki i przypisanie konkretnych adresów e-mail osób uczestniczących w spotkaniu.
Jako korzystne rozwiązanie wskazuje się np. włoską praktykę internetowego serwisu przy Camera di Comercio di Milano, który jest specjalnym narzędziem dostępnym dla rozwiązywania każdego sporu poprzez mediację. [7]
Dostęp do akt sprawy
Wskazuje się, że mediacja online, zwłaszcza w czasach Covid – 19 spowodowała ograniczony dostęp do akt sprawy lub wydłużony czas oczekiwania na zapoznanie się z nimi. Choć mediator nie musi zapoznawać się z materiałami sprawy, to takie uprawnienie zostało przewidziane w art. 1839 § 2 k.p.c. Oczywiście, mediator chcąc zapoznać się z materiałem może zwrócić się do stron, by przesłały za pośrednictwem e-mail pisma złożone w sprawie. By zachować poufność przewiduje się zabezpieczenia plików pdf poprzez specjalne hasła jak i udostępnianie w odpowiednio zabezpieczonych chmurach.[8]
Protokół z mediacji
Jednym z wymogów protokołu mediacji jest wskazanie miejsca odbywania spotkań mediacyjnych. W literaturze wskazuje się, że w związku z połączeniem internetowym i rzeczywistym przebywaniem uczestników w różnych miejscach, w protokole powinno się wskazać miejsce komunikowania w sieci np. poprzez przywołanie nazwy programu do komunikacji online lub określenie korespondencji e-mail jako sposobu prowadzenia mediacji. Podaje się też, że jako miejsce można wskazać obszar, w którym znajduje się mediator.[9]
Co więcej, pomimo prowadzenia mediacji w formie online protokół z mediacji powinien zostać złożony do sądu w formie pisemnej. Natomiast w przypadku doręczenia stronom odpisu protokołu, możliwe są dwie praktyki: dostarczenie pisma za pomocą poczty lub przekazanie poprzez korespondencję e-mail skanu podpisanego protokołu.[10]
Ugoda
Przy zawieraniu ugody, zgodnie z art. 917 k.c., nie ma wymogów co do formy, jednakże art. 18312 k.p.c. zobowiązuje strony do jej podpisania. W związku z tym ugoda powinna być sporządzona w formie pisemnej. Nie wyklucza to jednak konsultacji online jej treści. Co więcej uznaje się, że zawarcie ugody poprzez wymianę korespondencji, w której każdy dokument jest podpisywany przez jedną ze stron jest dopuszczalne. Niemniej przed podpisaniem strony mogą wymieniać się plikami wirtualnymi z treścią uzgadnianej ugody, która jednak z uwagi na zachowanie poufności powinna być odpowiednio zabezpieczona.[11]
Mediacja online a nowe umiejętności mediatora
Mediacja prowadzona na odległość traci walory związane ze spotkaniami stacjonarnymi. Przede wszystkim trudniejsze staje się odczytywanie znaków niewerbalnych, dlatego mediator musi nauczyć się nowych technik docierania do rozmówców znajdujących się po drugiej stronie ekranu komputera.
Nie ma wątpliwości, że słowa są tylko nieznacznym elementem przekazu informacji, a większość jest związana z np. gestami lub intonacją głosu. Z tych powodów mediacja online wymaga jeszcze większego skupienia od mediatora, tak by był w stanie zauważyć np. mechanizmy obronne, powstawanie pewnej blokady u osoby uczestniczącej w mediacji. Mediator powinien więc stosować techniki, które dają pewność rozmówcy, że jego słowa zostały wysłuchane i uwzględnione.
Dodatkowo niezwykle ważne staje się dobre połączenie internetowe, które nie zakłóca obrazu widzianego przez strony, a także dobrze ustawiony mikrofon, wyłapujący dźwięk i np. wyciszający otoczenie. W mojej opinii zakłócenie połączenia, zła jakoś dźwięku, szumy potrafią zniechęcić uczestników i zaburzyć i tak trudną z uwagi na emocje i konflikt rozmowę.
Dlatego uważam, że w sprawach wyjątkowo emocjonalnych prowadzenie mediacji stacjonarnej jest bardziej zasadne. Zgadzam się z komentatorami którzy podkreślają, że podczas tradycyjnego spotkania szybciej nawiąże się bezpośredni kontakt stron, który ułatwi pewne "oczyszczenie sytuacji" jak i stworzenie nowej relacji między podmiotami. [12]
Sztuczna inteligencja a mediacja online
Obecnie, także na łamach naszych blogów, mówimy wiele o sztucznej inteligenci. Także o możliwym w przyszłości zastąpieniu mediatorów przez sztuczną inteligencję, która za pomocą swoich algorytmów będzie w stanie odczytać intencje stron jak i stworzyć, a następnie zaproponować najkorzystniejsze rozwiązanie sporu. Można zgodzić się z twierdzenie, że nowe technologie przyczynią się do ułatwienia prowadzenia mediacji, niemniej nie zastąpią osoby mediatora.[13] Jednak w sprawach drobniejszych, stosunkowo prostych, dotyczących np. zapłaty, jakiś rodzaj automatycznego generowania rozwiązań na pewno zostanie wprowadzony.
Przede wszystkim zgodnie z obecnymi regulacjami kodeksu postępowania cywilnego, to wyłącznie osoba fizyczna może pełnić rolę mediatora (art. 1832 § 1 k.p.c.). I choć regulacja zawsze może ulec zmianie, to jednak sądzić można, że sztuczna inteligencja pomimo swojego zaawansowania nie będzie w stanie prowadzić spraw jak człowiek - w sposób empatyczny, wyrozumiały dla emocji stron jak i dostosowujący propozycję dalszego wspólnego działania do etapu mediacji. Chyba, że pojaw się super sztuczna inteligencja ale o tym w innych naszych blogach 🙂
Słowem podsumowania… Mediacja online niewątpliwie stanowi dynamicznie rozwijającą się praktykę i posiada wiele zalet, w szczególności związanych z przyspieszeniem organizacji spotkań jak i ustaleniem ich terminu. Niemniej nie zawsze czuję się komfortowo prowadząc taką mediację, muszę jedynie założyć faktycznie dobrą wole stron i ich ich uczciwość w zachowaniu zasady poufności, dopytywać czy są same w pomieszczeniu. Każda mediacja online jest też dla mnie wyzwaniem, aby prowadzić ją w efektywny sposób pomimo ograniczonego obrazu danej osoby, nie widzę jej dłoni, całego ciała. Naturalnie taki rodzaj mediacji jest idealny wówczas gdy dla stron spotkania online są okazją do wymiany konkretnych postulatów, wyjaśnieniu intencji, ale sam proces szukania rozwiązania został rozpoczęty. I tak, zarówno spotkania stacjonarne jak i online posiadają swoje zalety jak i wady, dlatego przy wyborze najlepszej formy, przede wszystkim uwzględnić trzeba indywidualne okoliczności sprawy stosując oba rozwiązania.
