„Ludzie zachęcają, powtarzają, że warto, ale co to właściwie jest i do czego może mi się to przydać?” – tym pytaniem rozpoczął spotkanie starszy pan dziarsko wmaszerowując do pokoju w kancelarii. Przez kilka minut zasypywał nas pytaniami. Zainspirowało nas to do przybliżenia tematu, który jest bardzo na czasie😉 Otóż, 2 kwietnia 2024 r. została uruchomiona w Polsce, w ramach funduszu MŚP, usługa IP Scan dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców (MŚP). Jest to kolejny element programu SME Fund, obok dotacji na ochronę znaków towarowych, wzorów przemysłowych, wynalazków, czy odmian roślin, o których szerzej pisaliśmy tutaj.

usługa IP Scan

„Co to właściwie jest?” – klient oczekiwał konkretów – „zrobiliśmy już przecież rejestrację znaku towarowego, wynalazków pewnie nie mamy w firmie, czy u nas ten IP Scan ma sens” – dopytywał klient.

Odpowiadając, usługa IP scan to usługa doradcza dla MŚP w ramach inicjatywy Ideas Powered for business SME Fund. Jej celem jest ustalenie czy w firmie istnieją dobra intelektualne oraz identyfikacja rodzajów aktywów własności intelektualnej, które mogą być wartościowe i powinny być chronione. Usługa stanowi formę mini audytu IP z tym, że ograniczona jest do praw własności przemysłowej, praw autorskich oraz tajemnicy przedsiębiorstwa. Poza ustaleniem jakie dobra intelektualne istnieją w danej firmie, celem IP Scan jest przygotowanie planu, strategii i konkretnych wskazań jak należy te dobra ochronić oraz wykorzystywać w najbardziej optymalny dla MŚP sposób. Mówiąc jeszcze prościej, specjaliści „przeskanują” prowadzone przedsiębiorstwo pod kątem funkcjonujących w nim praw własności intelektualnej, a następnie podpowiedzą jak chronić prawa IP i dobrze z nich korzystać.

Wykonanie IP Scan na pewno ma sens. O tym jak ważna jest identyfikacja i ocena aktywów, przewidywanie i zarządzanie ryzykiem portfolio IP pisaliśmy wielokrotnie. Na pewno zbyt rzadko podkreślamy jednak fakt, że obecnie średnio 75% wartości firm europejskich (a aż 90% firm amerykańskich) stanowi właśnie własność intelektualna. Tak wynika z badań Ocean Tomo. Skoro własność intelektualna stanowi w tak dużym procencie o tym jaka jest Twoja firma, to warto mieć strategię ochrony i zarządzania IP.

korzyści z IP Scan

„A do czego może mi się to przydać?” –  pytał zaciekawiony, choć jeszcze nie do końca przekonany.

Drogi kliencie, dzięki IP Scan zyskasz:

  1. ocenę modelu biznesowego Twojego przedsiębiorstwa przeprowadzoną przez eksperta ds. własności intelektualnej
  2. ustalenie, jakimi aktywami własności intelektualnej dysponuje Twoje MŚP oraz jak je ochronić i nimi zarządzać
  3. określenie możliwości ochrony własności intelektualnej w Twoim MŚP oraz działań, jakie należy podjąć w przypadku naruszenia praw IP
  4. ustalenie sposobów zapobiegania konfliktom dotyczącym własności intelektualnej z konkurentami lub potencjalnymi partnerami
  5. opracowanie jasnej strategii własności intelektualnej dla przedsiębiorstwa, czyli co i gdzie zarejestrować oraz jak wykorzystać posiadaną własność intelektualną za pomocą licencji, partnerstw, umiędzynarodowienia itd.[1]

Więcej powodów, dla których warto przyjrzeć się gruntownie własności intelektualnej w Twojej firmie znajdziesz tu.

uprawieni do skorzystania z IP Scan

„To bardzo ciekawe. Czy moje przedsiębiorstwo mogłoby skorzystać z tej usługi? Czy spełnia wszystkie wymogi?” – zaczął zastanawiać się klient.

Tak jak w przypadku bonów na ochronę własności przemysłowej tak i w zakresie dofinansowania na usługę IP Scan, program dofinansowania z Funduszu MŚP dedykowany jest dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, czyli MŚP.

Poniżej prezentujemy szczegółowe kryteria dotyczące MŚP:

kategorialiczba pracownikówiobrótlubroczna suma bilansowa
średni przedsiębiorca< 250≤ € 50 m ≤ € 43 m
mały przedsiębiorca< 50≤ € 10 m ≤ € 10 m
micro przedsiębiorca< 10≤ € 2 m ≤ € 2 m

Jeśli Twoja firma mieści się w którymś z przedziałów, to znaczy, że program dedykowany jest dla Ciebie i jesteś uprawniony do skorzystania z IP Scan. Co ważne, o dofinansowanie na usługę IP Scan mogą ubiegać się także podmioty, które skorzystały już z innych w form wsparcia w ramach programu SME Fund, w tym już 2024 r. tzn., także te które uzyskały w poprzednich latach bony na zwrot kosztów zgłoszenia znaków towarowych, wzorów przemysłowych, wynalazków, czy wspólnotowych odmian roślin.

Z naszego doświadczenia wynika, że w zasadzie każda firma powinna przynajmniej raz wykonać badanie stanu IP. Tak jak przegląd samochodu czy badanie stanu zdrowia ;-). Pod linkiem tu znajdziesz kilka przykładów.

Na pewno warto skorzystać z usługi IP Scan – polskie firmy stawiają na innowacyjność, aby dogonić konkurentów z innych państw. Także po to, aby skorzystać z ulg podatkowych na ip box czy związanych innowacyjnością. Również ze względu na ulgę podatkową na ekspansję albo ulgę na CSR.

okres dostępności dofinasowania

„Ile mam czasu? Kiedy można skorzystać z dofinansowania?” – dalej analizował klient.

Wnioski o przyznanie dofinansowania w ramach Funduszu MŚP można składać już od 2 kwietnia 2024 r. do 6 grudnia 2024 r. UWAGA! W przypadku wyczerpania się środków na dofinansowanie przed dniem 6 grudnia 2024 r. EUIPO może wstrzymać możliwość składania wniosków. Dofinansowania przyznawane są zgodnie z kolejnością zgłoszeń.

Nie można zapomnieć, że bon na zwrot kosztów ma również swój termin ważności. Korzystanie z bonu, czyli uruchomienie usługi (aktywacja bonu) powinno nastąpić w przeciągu 2 miesięcy od daty otrzymania bonu (maksymalnie w terminie 4 miesięcy). Po aktywacji bonu MŚP ma 6 miesięcy na realizację bonu, czyli złożenie wniosku o zwrot poniesionych kosztów na usługę.

kwota dotacji

„Zatem, nie należy zwlekać” – podsumował klient.

„W jakiej wysokości mogę uzyskać dofinansowanie?” – biznesowy instynkt dawał o sobie znać.

Uzyskanie bonu na usługę IP Scan uprawnia MŚP do otrzymania zwrotu 90% poniesionych przez MŚP kosztów netto na wykonanie usługi przy czym kwota to jest ograniczona do kwoty 630 euro.

Koszt wykonania usługi w LGL wynosi 700 euro + VAT, czyli ok. 3000 zł + VAT, z czego ok. 2700 zł zostanie Ci zwrócone w ramach przyznanego dofinansowania, a rzeczywisty koszt usługi wyniesie tylko 70 euro, czyli ok. 300 zł!

procedura uzyskania dofinansowania

„Och! nawet nie będę komentować tej ceny” – uśmiech zagościł na twarzy naszego klienta.

„Chciałabym jeszcze zapytać, co trzeba dokładnie zrobić żeby uzyskać dofinansowanie? Należy wypełnić jakiś wniosek? Jeśli tak, to gdzie mogę go znaleźć?” – klient oczekiwał konkretów, jego zainteresowanie było coraz większe, niespokojnie wiercił się na fotelu, gotowy pędzić do firmy i działać.

Podobnie jak w przypadku dofinansowań na inne działa, o dofinansowanie na usługę IP Scan należy ubiegać się przed wykonaniem usługi. Wniosek można złożyć samodzielnie lub za naszym pośrednictwem. Proszę się nie martwić, pomożemy z formalnościami – zapewniliśmy klienta.

Wniosek składany jest przez portal dostępny pod linkiem https://euipo.europa.eu/sme-fund-2024/. Do wniosku należy dołączyć:

Tylko o te dokumenty będziemy prosić, aby móc złożyć wniosek o dofinasowanie i zwrot kosztów. EUIPO potrzebuje ok. 10 dni roboczych na rozpoznanie wniosku i wydanie decyzji o przyznaniu dofinansowania.

krok po kroku po uzyskaniu dofinansowania

„Załóżmy, że decyzja jest pozytywna. I co dalej?” – klient zadawał kolejne pytania, widać było, że z trudem może usiedzieć w miejscu.

Poniżej przedstawiamy kroki jakie koniecznie będą do wykonania po uzyskaniu dofinansowania:

informacja Urzędu Patentowego RP (UPRP)

Po uzyskaniu decyzji EUIPO o przyznaniu dofinansowania należy przesłać do Urzędu Patentowego RP wiadomość z wnioskiem o realizację usługi IP Scan. Wiadomość ta może zostać przesłana w formie wiadomości e-mail na adres: ipscan@uprp.gov.pl.

UWAGA! Również na tym etapie kontakt z Urzędem w imieniu MŚP może realizować pełnomocnik.

    wybór wykonawcy usługi IP Scan, aktywacja bonu

    UPRP w przeciągu 3 dni roboczych przesyła, w formie mailowej, odpowiedź wraz ze wskazaniem listy wykonawców usługi oraz „Przewodnikiem dla MŚP”.

    Jeżeli chcesz współpracować z wykonawcami w ramach LGL napisz do nas na: biuro@lgl-iplaw.pl. 

    Po wybraniu wykonawcy, to wykonawca kontaktuje się z UPRP i informuje o rozpoczęciu współpracy w ramach usługi. Po tym działaniu UPRP informuje EUIPO o aktywacji bonu dla MŚP. To ważny krok ze względu na terminy ważności bonów, o których pisaliśmy powyżej.

      przeprowadzenie usługi IP Scan

      „Ciekawi mnie jeszcze jak wygląda przeprowadzenie takiego skanu w praktyce. Jak przeprowadza się IP Scan?” – uśmiechał się.

      Przebieg współpracy MŚP i wykonawcy można przedstawić w kilku punktach:

      • podpisanie umów i poinformowanie UPRP

      Usługa rozpoczyna się od podpisania przez MŚP i wykonawcę umowy o świadczeniu usługi IP Scan oraz umowy o zachowaniu poufności. Są to wymogi narzucone przez organizatora SME Fund (Funduszu MŚP) – EUIPO, a umowy zawierają podstawowe zasady współpracy oraz zobowiązanie wykonawcy do zachowania w poufności wszelkich informacji poufnych dotyczących MŚP.

      Wykonawca w ciągu 5 dni roboczych informuje krajowy urząd ds. własności intelektualnej, czyli UPRP o podpisaniu umów i przekazuje UPRP niezbędne informacje dotyczące ustalonych zasad współpracy przez wykonawcę i MŚP.

      • wypełnienie kwestionariusza samooceny i wykonanie “skanu” MŚP

      MŚP wypełnia kwestionariusz samooceny otrzymany od wykonawcy.

      Po otrzymaniu przez wykonawcę od MŚP wypełnionego kwestionariusza samooceny wykonawca:

      1. przeprowadza analizę baz urzędów IP pod kątem zarejestrowanych lub zgłoszonych przedmiotów praw własności przemysłowej;
      2. analizuje profile social media MŚP;
      3. przeprowadza weryfikację strony internetowej MŚP;
      4. przeprowadza ok. 1-godzinny wywiad online z MŚP dotyczący własności intelektualnej.
      • wykonanie, przesłanie i omówienie raportu

      Wykonanie 4 ww. kroków kończy się opracowaniem przez wykonawcę raportu, który będzie zawierać:

      1. ogólny opis modelu biznesowego MŚP;
      2. określenie, jakie prawa własności intelektualnej posiada MŚP oraz aktywa intelektualne związane z własnością intelektualną;
      3. ocenę statusu strategii w zakresie własności intelektualnej lub wskazanie, że MŚP nie posiada takiej strategii;
      4. wskazanie kluczowych kwestii dotyczących IP MŚP oraz działań jakie należy podjąć (rekomendacje dla MŚP)
      5. załączniki zawierające linki do publikacji dotyczących ochrony i zarządzania IP; linki do ogólnodostępnych baz danych; pomocne dla MŚP poradniki i ulotki dotyczące ochrony własności intelektualnej

      Przygotowany raport wykonawca przesyła do UPRP celem weryfikacji.

      Zaakceptowany przez UPRP raport przesyłany jest do MŚP.

      Po otrzymaniu raportu przez MŚP wykonawca i MŚP umawiają się na ok. 30-minutowe spotkanie celem omówienia raportu.

      rozliczenie i 90% zwrot kosztów

          Spotkanie celem omówienia raportu to ostatni element usługi IP Scan. Po jego wykonaniu wykonawca wystawi i prześlę do MŚP fakturę na określoną w umowie kwotę.

          Po realizacji płatności do wykonawcy za wykonaną usługę wykonawca przekazuje do UPRP potwierdzenie realizacji usługi wraz potwierdzeniem dokonania płatności.

          Po wykonaniu usługi IP Scan przez wykonawcę konieczne jest opłacenie u wykonawcy usługi IP Scan. Dowód opłaty przekazywany jest przez wykonawcę do UPRP.

          UPRP potwierdza w formie mailowej wykonanie usługi i przesyła do MŚP dowód zapłaty za usługę IP Scan.

          Ostatni krok to złożenie wniosku o zwrot dofinansowania, do którego należy dołączyć otrzymany z UPRP dowód zapłaty. Wniosek należy złożyć poprzez formularz dostępny na koncie MŚP w portalu pod linkiem https://euipo.europa.eu/sme-fund-2024/. Wniosek o zwrot dofinansowania może również złożyć w imieniu MŚP pełnomocnik.

          EUIPO wypłaca dofinansowanie do 30 dni od złożenia wniosku.

          wykonawcy IP Scan

          „Teraz już wszystko jest jasne, dziękuję bardzo za przełożenie tych informacji na bardziej ludzki język!” – dziękował klient.

          „No dobrze, ale czy LGL może wykonać IP Scan” – upewniał się.

          Usługa IP Scan objęta dofinansowaniem może być wykonywana wyłącznie przez wykonawców (ekspertów z zakresu własności intelektualnej) wskazanych na liście prowadzonej przez Urząd Patentowy RP. Lista jest dostępna pod linkiem. Specjaliści z LGL jako eksperci z zakresu własności intelektualnej także znaleźli się na liście😉 W końcu nie mogło ich tam zabraknąć!

          Już wcześniej, zanim pojawiała się usługa IP Scan, wykonywaliśmy audyty własności intelektualnej. O tym jak przeprowadzamy pełne audyty IP możesz przeczytać tutaj. Mamy więc doświadczenie i wiedzę jak szybko zidentyfikować IP w firmie i jak skutecznie ją zabezpieczyć.

          „A zatem działajmy. Trzeba się śpieszyć…“– klient w zamyśleniu układał plany na kolejne dni

          „Czy już o wszystko zapytałem” dodał.

          Drogi kliencie, jeżeli chcesz uzyskać więcej informacji o usłudze możesz zajrzeć:

          1. na stronę EUIPO: https://www.euipo.europa.eu/pl/discover-ip/ideas-powered-for-business/ip-scan
          2. do zaproszenia do składania wniosków: https://euipo.europa.eu/tunnel-web/secure/webdav/guest/document_library/contentPdfs/about_euipo/Grants/GR_001_24/gr_001_24_call_notice_pl.pdf
          3. na stronę UPRP: https://uprp.gov.pl/pl/aktualnosci

          Możesz bezpośrednio napisać do naszych ekspertów z listy UPRP Małgorzaty Gradek Lewandowskiej lub autorki – Anny Dębskiej 🙂

          [1] https://www.euipo.europa.eu/pl/discover-ip/ideas-powered-for-business/ip-scan/basics
          Photo by Emiliano Vittoriosi on Unsplash
          Udostępnij