Warto pamiętać, że do większości spraw dotyczących własności przemysłowej jakie są przedmiotem postępowania przed Urzędem Patentowym RP, zgodnie z art. 252 ustawy – Prawo własności przemysłowej (pwp)[1] stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a)[2]. Od tej zasady przewidziano tylko kilka wyjątków dotyczących zwłaszcza terminów. Zatem, sprawy toczące się przed Urzędem Patentowym są sprawami administracyjnymi, w ramach których, jeśli dany aspekt nie jest uregulowany w pwp, stosuje się przepisy k.p.a. To ważne, jeśli pomyślimy o spornych sytuacjach, w których jest przestrzeń na ustalenia i uzgodnienie finalnego stanowiska. To także istotne, gdy pomimo tego, że w k.p.a przewidziano możliwość stosowania mediacji w ramach prowadzenia spraw administracyjnych, to w postępowaniach dotyczących własności przemysłowej przepis ten jest rzadko stosowany.
Sam Urząd Patentowy RP (UPRP) przygotował broszurę promującą mediację i podkreślającą jej walory.[3] Niemniej dotyczy ona mediacji pomiędzy stronami w sprawach cywilnych, natomiast poszukiwanie jakichkolwiek informacji o mediacji w sprawach administracyjnych z udziałem UPRP jest trochę rozczarowujące… Sięgnijmy zatem do przepisów ogólnych i sprawdźmy jednak jest uregulowana mediacja w sprawach administracyjnych i co tracą strony jak i organy administracji poprzez jej niestosowanie.
O przebiegu mediacji w sprawach administracyjnych pisaliśmy TU. W tym wpisie przyglądam się kilku wybranych aspektom. Mam nadzieję, że opisanie tych kwestii zachęci strony do korzystania z mediacji po to, aby mieć wpływ na to jak zakończy się sprawa.
Spis treści
Czemu wprowadzono mediację w sprawach administracyjnych i kiedy może być stosowana?
Mediacja jako możliwość polubownego rozwiązania sporu została wprowadzona do postępowania administracyjnego, by zwiększyć wpływ stron na swoje sprawy, wprowadzając partycypację społeczeństwa we władztwie administracyjnym. Choć w naturę stosunku administracyjnego jest wpisana nierówność podmiotów, to jednak jako konsekwencję wprowadzenia mediacji wskazuje się i liczy na wzrost zaufania stron do organów administracji.[4]
Mediacja w postępowaniu administracyjnym została uregulowana w art. 96a – 96n k.p.a. i została wprowadzona w 2017 r. Model mediacji administracyjnej wzorowano na tej uregulowanej w Kodeksie postępowania cywilnego, a jego założenie opiera się na tym by możliwie najwcześniej wyjaśnić różnicę w podejściu do rozstrzygnięcia sprawy pomiędzy stroną a organem, tak by ograniczyć liczbę następnych spraw sądowoadministracyjnych.[5]
Zgodnie z at. 96a § 1 k.p.a. mediacja może być prowadzona w toku postępowania, jeśli pozwala na to charakter sprawy. Oznacza to, że w nie każdym postępowaniu może być zastosowana. A. Dauter – Kozłowska zauważa, że mediacja może mieć zastosowanie tam, gdzie jest wielość stron, w postępowaniach, które mogą zakończyć się ugodą jak w sytuacjach, w których rozstrzygnięcie organu najprawdopodobniej nastąpi na niekorzyść adresata, a ten wniesie odwołanie. Dodatkowo mediację stosuje się też w II instancji.[6]
Co więcej, mediacja może być zastosowana pomiędzy stronami postępowania, jak i w układzie strona – organ administracji publicznej. Jest to więc nietypowa sytuacja, gdyż mediacja w tym drugim układzie obejmuje też podmiot rozstrzygający sprawę. W tym względzie mediacja może być przydatna w sprawach o skomplikowanym stanie faktycznym lub prawnym, powodując przyspieszenie całego postępowania jak i pozwalając na wyjaśnienie pewnych okoliczności.
Mediacja może być przeprowadzona na podstawie wniosku stron lub organ administracji publicznej może do niej skierować z urzędu poprzez postanowienie. W sytuacji skierowania sprawy do mediacji, organ odracza rozpatrzenie sprawy do 2 miesięcy. Termin ten może jednak być przedłużony maksymalnie o miesiąc.
Mediacja nie jest przeprowadzana jeśli w terminie 14 dni od doręczenia zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji przez jedną ze stron nie zostanie wyrażona zgoda na mediację. Więcej na ten temat można przeczytać TU
Jaka jest rola mediatora w mediacji administracyjnej?
Co do zasady mediator jest wybierany przez uczestników mediacji, a jego zadaniem jest nakreślenie ram rozmów pomiędzy przystępującymi do mediacji. Kodeks postępowania administracyjnego wprowadza wymóg, by w przypadku mediacji pomiędzy stroną a organem, postępowanie to było prowadzone przez mediatora, który jest wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego lub mediatora wpisanego na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego. Taki wymóg nie dotyczy mediacji prowadzonej wyłącznie pomiędzy stronami postępowania administracyjnego. Wtedy wystarczy by osoba posiadała pełnię praw publicznych i miała zdolność do czynności prawnych. Mediatorem nie może być pracownik Urzędu Patentowego RP.
Co do zasady mediator zapoznaje się z aktami sprawy i może sporządzać swoje notatki na poczet prowadzonej mediacji. Niemniej uczestnik mediacji może nie wyrazić zgody na zapoznanie się mediatora z dokumentacją w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia lub doręczenia mu postanowienia o skierowaniu do mediacji. Brak możliwości zapoznania się przez mediatora z materiałem sprawy nie jest przeszkoda dla mediatora; strony same pilnują formalności, nierzadko wspierane przez profesjonalnych pełnomocników. Ważniejsze jest stworzenie przez mediatora warunków do porozumienia się pomimo konfliktu istniejącego pomiędzy stronami.
Wydaje się, że tak jak w sprawach cywilnych, mediator powinien dążyć do stworzenia mostu porozumienia dla uczestników, przy tym mogąc służyć wsparciem w zakresie formułowania propozycji ugodowych. O czynnej postawie mediatora w odróżnieniu od koncyliatora pisałam TU opisując niewprowadzone do chwili obecnej zmiany w pwp.
Jakie są zasady mediacji w sprawach administracyjnych?
W mediacji administracyjnej także stosuje się zasady obowiązujące w mediacji cywilnej. Przede wszystkim mediacja ma być dobrowolna, o czym wprost informuje art. 96a § 2 k.p.a. Co więcej mediacja nie jest jawna, a uczestnicy mediacji i mediator muszą zachować poufność w kwestiach ujawnionych faktów, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że uczestnicy mediacji postanowią inaczej.
Przyjrzyjmy się bliżej niektórym zasadom mediacyjnym w postępowaniu administracyjnym.
zasada dobrowolności
Na zasadę dobrowolności warto spojrzeć z perspektywy organu, który jest nietypowym uczestnikiem postępowania mediacyjnego i posiadającym szczególną pozycję z uwagi na stosunek administracyjnoprawny. Pojawia się pytanie czy organ administracji może w sposób dowolny odmówić wnioskowi strony o przeprowadzenie mediacji, czy powinien go uwzględnić?
Doktryna jest podzielona. Jedni uważają, że organ posiada swobodę w decydowaniu o mediacji, niezależnie od okoliczności. Inni natomiast uznają, że dobrowolność organu jest ograniczona przez obowiązek polubownego załatwienia sprawy, wynikający z art. 13 § 1 pkt 2 i § 2 k.p.a. Co więcej wskazuje się pogląd, zgodnie z którym organ powinien podejmować wszelkie działania niezbędne dla prowadzenia mediacji, jeśli sprawa na to pozwala, a organ administracji jest zobowiązany do uczestniczenia w mediacji zgodnie z zasadami ogólnymi k.p.a., do których należy ta wyrażona w art. 13 k.p.a.[7]
Wskazuje się też, że dobrowolność mediacji w tym kontekście powinna być oceniana względem sprawy, np. czy decyzja administracyjna jest związana z uznaniowością organu administracji. W sytuacji, gdy organ nie widzi podstaw do prowadzenia mediacji powinien poinformować strony o tym fakcie, co niewątpliwie sprzyja przejrzystości postępowania administracyjnego.[8]
zasada bezstronności
Zachowanie bezstronności jest obowiązkiem ciążącym na mediatorze i rozciąga się na prowadzenie mediacji. Obejmuje wszystkie działania i zachowania mediatora od czasu jego wyznaczenia po przekazanie organowi protokołu z odbytej mediacji.
Wskazuje się 3 aspekty związane z zasadą bezstronności:
- zakaz bycia mediatorem przez osobę będącą pracownikiem organu administracji publicznej, przed którym toczy się to postępowanie;
- konieczność odmowy prowadzenia mediacji w sytuacji, gdy istnieją wątpliwości co do bezstronności mediatora, a następnie niezwłocznego poinformowania uczestników mediacji o tym fakcie, w tym organu administracji;
- obowiązek ujawnienia okoliczności, które mogłyby spowodować wątpliwości co do bezstronności mediatora.[9]
zasada elastyczności
Zasada ta ogranicza stosowanie zbędnego formalizmu w mediacji, a jedynie wprowadza konieczność jej prowadzenia przez mediatora. Wskazuje się, że pośrednio kodeks umożliwia nakreślenie roli mediatora jako prowadzącego czynności informacyjne, aczkolwiek sposób prowadzenia mediacji jak i stosowane techniki są dowolne. Jedynym ograniczeniem jest by nie naruszały granic wyznaczonych przepisami prawa. Tak jak w mediacji cywilnej, w sprawach administracyjnych to mediator jest osobą aranżującą spotkania, proponującą terminy, czas trwania spotkań mediacyjnych.[10]
zasada szybkości
Zasada ta jest wyrażona w art. 12 § 1 k.p.a., zgodnie z którą istnieje wymóg szybkiego działania w realizacji czynności przygotowawczych przez organ administracji publicznej jak i w określeniu terminu co do wyrażenia zgody na przeprowadzenie mediacji. Termin ten już został wyżej wskazany – 14 dni, niemniej warto wskazać, że jeśli strony nie wyrażą zgody lub termin upłynie bez odzewu strony to mediacja nie jest prowadzona. Jest to więc odmienne podejście niż w sprawach cywilnych. Dodatkowo podstawowy maksymalny termin prowadzenia mediacji jest krótszy niż w mediacji w sprawach cywilnych i jak w/w wynosi do 2 miesięcy z możliwością przedłużenia o miesiąc.[11]
Ugoda mediacyjna a ugoda administracyjna?
Mediacja może zakończyć się przez zawarcie ugody przez strony. Warto wskazać, że ugoda ta nie powinna być rozumiana tak samo jak ugoda administracyjna, o której mowa w art. 114 i n. k.p.a. Wskazuje się, że mediacja może spowodować np. zmianę żądania strony, może spowodować wycofanie odwołania wniesionego od decyzji I instancji, a także spowodować zakończenie sprawy poprzez wydanie decyzji administracyjnej, której treść jest zgodna z wizją strony co do rozstrzygnięcia.[12]
Kto ponosi koszty postępowania mediacyjnego i jakie są to wartości?
Zgodnie z art. 96l k.p.a. co do zasady mediacja jest odpłatna, a mediator ma prawo do wynagrodzenia jak i zwrotu wydatków w związku z prowadzeniem postępowania. Wskazuje się jednak możliwość, by mediator wyraził zgodę na prowadzenie mediacji pro bono. W drugim przypadku musi istnieć wyraźne oświadczenie mediatora o chęci prowadzenia mediacji bez wynagrodzenia, które powinien złożyć organowi administracji. W takim przypadku zwrotowi podlegają wyłącznie wydatki poniesione przez mediatora w trakcie prowadzenia mediacji.[13]
Co istotne koszty wynagrodzenia oraz wydatków pokrywane są przez organ administracji publicznej, chyba że sprawa zakończyła się zawarciem ugody pomiędzy uczestnikami mediacji. Wtedy to uczestnicy, wśród których nie ma organu administracji, pokrywają koszty w równych częściach, chyba że ustalą odrębnie. Wskazano również, że koszty mediacji powinny być pokryte niezwłocznie po jej zakończeniu.
Koszty prowadzenia mediacji przez mediatora są określane na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 2 czerwca 2017 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu administracyjnym. Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia:
- w sprawach o należności pieniężne – wynagrodzenie stanowi 1% wartości należności, nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2000 zł za całość postępowania mediacyjnego;
- w sprawach dotyczących: własności przemysłowej wynagrodzenie mediatora wynosi 150 zł za pierwsze posiedzenie i 100 zł za każde następne, jednak nie więcej niż łącznie 2000 zł.
- w sprawach innych, niewymienionych powyżej wynosi: 150 zł za pierwsze posiedzenie i 100 zł za każde następne, ale nie więcej niż łącznie 450 zł.
Zwrot wydatków jest uregulowany w § 3 tego rozporządzenia i odnosi się do kosztów przejazdów, wynajmu pomieszczenia do prowadzenia mediacji (zwrot w kwocie nie większej niż 70 zł od posiedzenia), prowadzonej korespondencji, w kwocie maksymalnej 30 zł.
Ocena mediacji w sprawie administracyjnej:
A. Dauter – Kozłowska wskazuje dwa możliwe podejścia do mediacji w sprawach administracyjnych. Pierwszym jest pogląd formalistyczny, który dopuszcza by mediacja była prowadzona wyłącznie w sprawach, w których to organ podejmuje decyzję w sposób uznaniowy, a w przypadku jednoznacznej decyzji, mediacja nie powinna mieć zastosowania. Wskazuje się więc, że mediacja jest zasadna tylko wtedy, gdy regulacje prawne są niejasne bądź wymagają interpretacji.
Drugi pogląd – promediacyjny ujmuje zastosowanie tego postępowania szerzej, jako możliwego we wszystkich sprawach, w których może mediacja chociażby pomóc w ustaleniu stanu faktycznego. Oznacza to zastosowanie mediacji także w sprawach, w których nie ma uznaniowości organu.[14]
Analizowane orzecznictwo przez autorkę, wskazało, że organy odmawiały mediacji w przypadkach takich jak cofnięcie zezwoleń lub zwrot środków finansowych, natomiast dopuszczały prowadzenie mediacji przy sprawach odszkodowań lub naruszeń stosunków wodnych. W sprawach własności przemysłowej a szerzej własności intelektualnej nie ma wątpliwości, iż mediacje mogą być prowadzone gdy stroną lub “arbitrem” wobec stron jest Urząd Patentowy.
Wszystkie powyższe rozważania kierują w stronę jednego pytania, czemu mediacja w sprawach administracyjnych nie jest szerzej stosowana? Wydaje się, że w sprawach z zakresu własności przemysłowej i w postępowaniach przed Urzędem Patentowym RP mogłaby wiele pomóc, choćby jeśli nie rozwiązać spór, to przyspieszyć ustalenia faktyczne i prawne. Przypuszczam, że dużo zależy od stron, od tego czy wnioskują o przeprowadzenie mediacji. Jednak decydujący głos ma Urząd. I to brak popularyzacji mediacji administracyjnej przez Urząd sprawa, iż mediacja administracyjna jest niedocenionym narzędziem zdecydowanie odciążającym system własności przemysłowej w każdej instancji.
