Choć zwykle na blogu dzielę się swoimi refleksjami o mediacjach w sprawach własności intelektualnej (IP, intellectual property), dziś robię wyjątek. Zamiast monologu, dialog. A to dlatego, że moim rozmówcą jest osoba, która o mediacjach wie niemal wszystko: mediator w Centrum Mediacji Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO). Szanując prośbę mojego rozmówcy, kolegi "po fachu" rzecznika patentowego, nie będę podawać Jego nazwiska. Zależało mi na tym, aby wywiad ten pojawił się teraz - gdy właśnie w połowie października obchodzimy tydzień mediacji, a widok dyń skłania do jesiennych refleksji o relacjach i czasie, którego brak także przedsiębiorcom 🙂
Małgorzata Gradek Lewandowska: Tradycyjne postępowanie sporne to raczej monolog, jedna strona mówi, druga odpowiada, a ostatecznie ktoś trzeci wydaje rozstrzygnięcie. W postępowaniach o unijne znaki i wzory przemysłowe decyzję wydaje EUIPO. Skąd więc pomysł, żeby w EUIPO oddać rozwiązanie sporów w ręce samych stron? I czym właściwie jest to nowe Centrum Mediacji, które, jak wiem, powstało dopiero w listopadzie 2023 roku?
Ekspert EUIPO: Pomysł zrodził się z przekonania, że to strony najlepiej wiedzą, czego potrzebują. Mediacja daje im kontrolę nad wynikiem sporu, w przeciwieństwie do decyzji sądowej czy arbitrażowej, która jest narzucona z zewnątrz.
EUIPO, zarządzające rejestracją unijnych znaków towarowych (EUTM) i wzorów wspólnotowych (RCD), od lat dostrzegało potrzebę wprowadzenia bardziej elastycznej formy rozwiązywania sporów. Centrum Mediacji, powołane 22 listopada 2023 r., jest naturalnym rozwinięciem tej misji.
Mediacje w EUIPO są dobrowolne, a ich celem jest nie tylko zakończenie sporu dotyczącego znaków czy wzorów, lecz także wszelkich kwestii IP powiązanych z głównym konfliktem.
MGL: W praktyce strony mogą wszcząć mediację na każdym etapie postępowania, a nawet EUIPO może im to zaproponować, wyznaczając dwumiesięczny termin na przeprowadzenie rozmów. Jak to działa w praktyce? Czy strony faktycznie decydują się na ten krok?
Ekspert EUIPO: Coraz częściej, tak.
Dla przedsiębiorców liczy się czas, koszty i relacje. Mediacja pozwala uniknąć wielomiesięcznych procedur i skupić się na znalezieniu rozwiązania, które będzie korzystne dla obu stron.
Choć Centrum Mediacji działa dopiero od końca 2023 roku, pierwsze doświadczenia pokazują rosnące zainteresowanie, szczególnie wśród firm, które miały już do czynienia z odwołaniami w EUIPO. Warto też podkreślić, że mediacja jest bezpłatna, jeśli odbywa się online lub w siedzibie w Alicante, co stanowi dużą zachętę, zwłaszcza dla MŚP.
MGL: Zostałeś nominowany na mediatora EUIPO kilkanaście miesięcy temu. Jak wyglądała ta procedura i co zmieniło się w Twojej codziennej pracy eksperta EUIPO?
Ekspert EUIPO: Nominacja odbywa się na podstawie decyzji Prezydium Izb Odwoławczych.
Rola mediatora w EUIPO to połączenie wiedzy prawniczej z umiejętnością prowadzenia dialogu. Nie narzucamy rozwiązań, pomagamy stronom je odnaleźć.
Każdy przypadek wymaga indywidualnego podejścia: zrozumienia biznesowych realiów, emocji, oczekiwań. Dla mnie to rozszerzenie roli rzecznika patentowego, z walki o prawo na wspólne poszukiwanie zgody.
MGL: Centrum Mediacji nie tylko prowadzi mediacje, ale też organizuje szkolenia, sesje informacyjne i współpracuje z krajowymi instytucjami ADR. Czy widzisz, że te działania promocyjne rzeczywiście zwiększają zainteresowanie mediacją?
Ekspert EUIPO: Zdecydowanie.
EUIPO od lat promuje ochronę własności intelektualnej, wystarczy wspomnieć Europejskie Obserwatorium ds. Naruszeń Praw IP czy fundusz „Ideas Powered for Business” wspierający MŚP.
Teraz podobną energię kieruje w stronę mediacji.
Największym wyzwaniem jest pokazanie, że mediacja to nie „miękkie rozwiązanie”, tylko strategiczne narzędzie zarządzania konfliktem, które może uratować biznesową relację i czasem nawet reputację marki.
Warto też przypominać, że usługi mediacyjne EUIPO są darmowe online, a to w dobie cyfryzacji ogromny atut.
MGL: Z Twojego doświadczenia, co najczęściej skłania strony do wyboru mediacji?
Ekspert EUIPO: Najczęściej, chęć zachowania relacji.
W sporach IP często chodzi o partnerów, którzy współpracowali latami. Mediacja pozwala im zachować twarz i zaufanie. Drugim motywem jest efektywność, kosztowa i czasowa.
W EUIPO obowiązują standardy jakości ISO 9001 i ISO 10002, więc strony cenią też przewidywalność i profesjonalizm. Ale to, co naprawdę przyciąga, to możliwość rozmowy, której brakuje w klasycznym postępowaniu.
MGL: Ponieważ spory o znaki czy wzory mają charakter międzynarodowy, zakładam, że większość mediacji odbywa się online. Jak wygląda prowadzenie takich mediacji między stronami z różnych krajów?
Ekspert EUIPO: Mediacje online to dziś standard.
EUIPO działa w pięciu językach roboczych, angielskim, francuskim, niemieckim, włoskim i hiszpańskim, więc większość spraw można obsłużyć bez problemu.
Jeśli jednak strony wolą inny język, możemy korzystać z pomocy tłumacza. Ważne, by obie strony rozumiały wszystko, co się dzieje, bo to warunek prawdziwego porozumienia.
Dedykowana platforma online EUIPO zapewnia bezpieczeństwo i wygodę, z poszanowaniem zasad poufności.
MGL: No właśnie, poufność i zaufanie to filary mediacji. Jak budujesz je w przestrzeni online?
Ekspert EUIPO: To prawda, zaufanie to waluta mediacji.
Zasady EUIPO są bardzo restrykcyjne: wszystko, co powiedziane w mediacji, pozostaje poufne. Mediator, strony, pełnomocnicy, wszyscy są tym związani.
Nie sporządza się nagrań, nie powołuje mediatorów na świadków, a korespondencja z mediacji nie trafia do akt.
W mediacjach online dużą rolę odgrywa transparentność, jasno komunikujemy zasady, upewniamy się, że każdy rozumie swoją rolę. Czasem pierwsze spotkanie odbywa się w formule „poznawczej”, by zbudować relację, zanim przejdziemy do konkretów.
MGL: W mediacjach EUIPO można też skorzystać z pomocy eksperta, np. prawnika, inżyniera, specjalisty od rynku. Jak często strony się na to decydują?
Ekspert EUIPO: Coraz częściej, szczególnie w złożonych sprawach.
Ekspert może być pracownikiem EUIPO lub niezależnym specjalistą. Najczęściej chodzi o kwestie techniczne lub prawne, np. oceny innowacyjności wzoru, kolizji znaków, czy analizy rynkowej.
Raport eksperta pomaga stronom zobaczyć spór w sposób obiektywny, co ułatwia osiągnięcie porozumienia. Co istotne, ani mediator, ani ekspert nie pobierają wynagrodzenia od stron.
MGL: Zastanawia mnie kwestia kosztów, mediacja w Alicante lub online jest bezpłatna, ale w Brukseli kosztuje 1200 euro. Skąd ta różnica?
Ekspert EUIPO: To kwestia organizacyjna.
EUIPO finansuje mediacje prowadzone w swojej siedzibie lub online, natomiast sesje w Brukseli wymagają dodatkowej obsługi logistycznej i administracyjnej.
Ważne, że nie są to opłaty dla mediatorów, ci nie pobierają wynagrodzenia od stron. To raczej pokrycie kosztów technicznych, nie komercyjnych.
MGL: Po każdej mediacji strony otrzymują ankietę ewaluacyjną. Jakie są pierwsze opinie?
Ekspert EUIPO: Bardzo pozytywne.
Strony podkreślają szybkość, elastyczność i ludzki wymiar mediacji. Dla wielu przedsiębiorców to pierwsze doświadczenie rozmowy „z drugą stroną” poza salą sądową.
EUIPO planuje publikować okresowe raporty z wynikami ankiet, ale już teraz wiemy, że zadowolenie stron jest wysokie. To najlepszy dowód, że Centrum Mediacji trafiło w realną potrzebę rynku.
MGL: Na koniec, gdybyśmy mieli zachęcić przedsiębiorców do skorzystania z mediacji EUIPO, co powinni zapamiętać?
Ekspert EUIPO: Że mediacja to szybki, poufny i dobrowolny sposób rozwiązania sporu, w którym to strony, nie urząd ani sąd, decydują o wyniku.
Że mogą zrobić to bezpłatnie online lub w Alicante, przy wsparciu neutralnego mediatora.
I że czasem największym zwycięstwem w sporze IP jest nie wyrok, a porozumienie, które pozwala działać dalej.
MGL: Dziękuję Ci za rozmowę. Mam nadzieję, że ten wywiad zachęci przedsiębiorców do korzystania z mediacji, zarówno w EUIPO, jak i na poziomie krajowym. Bo naprawdę lepiej rozmawiać niż walczyć.
