Spór towarzyszy od zawsze człowiekowi. W zasadzie można powiedzieć, że od czasów Adama i Ewy człowiek ma „w genach” łamanie zasad. Wszędzie, gdzie istniały społeczności, wspólnoty, musiały pojawiać się spory. Aby wspólnota mogła przetrwać, musiała wykształcić sposób pokojowego rozwiązywania sporów pomiędzy jej członkami. Często spór był rozstrzygany przez władcę czy sędziego-arbitra. W innych sytuacjach, do zakończenia konfliktu, mogła przyczynić się interwencja osoby trzeciej, którą zwaśnione strony obdarzały autorytetem i zaufaniem. Dlatego w pierwszych wzmiankach o mediacji, osoby pełniące rolę mediatora nazywano „przyjaciółmi”, „dobrymi ludźmi” czy „zacnymi obywatelami”[1].

Jak to było kiedyś w Egipcie …

W VI wieku naszej ery w Egipcie, porozumienia spisywano na zwojach papirusu. Zwaśnieni Egipcjanie mieli do wyboru dwie formy zakończenia sporu:

Trwałość ugody gwarantowano wysoką karą pieniężną i złożeniem przysięgi. Rolę przyjaciela, który pomógł osiągnąć porozumienia określano jako mesiteia. Ciekawe jest to, że w zachowanych papirusach, powtarza się w opisach ten sam motyw, dla którego strony zdecydowały się zawrzeć porozumienie: dzięki pomocy osoby trzeciej mogły taniej i szybciej rozwiązać spór.





w Chinach

2500 lat temu w Chinach, Konfucjusz głosił, że człowiek powinien unikać prowadzenia spraw w sądach, ponieważ świadczy to o braku dobrych relacji tej osoby ze społecznością. W tym czasie, proces sądowy był traktowany jako zaprzeczenie harmonii w relacjach międzyludzkich i naruszenie zasad etycznych w danej społeczności. Konflikt mógł doprowadzić do „utraty twarzy” równoznacznej z utratą szacunku i godności. Z tego względu, wiele rodów, aby chronić dobre imię rodziny, wprowadzało wewnętrzne zakazy prowadzenia postępowania sądowego. Stąd wywodziła się wielowiekowa potrzeba rozwiązywania sporów przez same strony przy udziale osoby trzeciej. W okresie dynastii Ming (1368-1644) w każdej wiosce miał być wybudowany specjalny budynek nazywany shenming – „wyjaśnianie argumentów”, który miał służyć starszyźnie do mediowania sporów pomiędzy mieszkańcami tej wioski. Mediację przez wieki prowadzili naczelnicy rodów, wiosek czy urzędnicy. Istnienie struktur prawnych poza system państwowym  było sprzeczne z założeniami totalitarnego państwa komunistycznego. Dlatego, po rewolucjach republikańskiej z 1911 i komunistycznej z 1949 wprowadzone zostały ludowe komisje mediacyjne. W komisjach tych mediatorami zostali niekompetentni ludzie oddani władzy komunistycznej. Brak zaufania do tych osób, a zwłaszcza brak ich doświadczenia w udzielaniu pomocy przy rozwiązywaniu sporów spowodował, że mediacja praktykowana w Chinach przez wieki, pomimo liczby 6 mln mediatorów, jest obecnie zastępowana procesem sądowym.





w krajach arabskich

Arabskie przysłowie „dobre imię jest warte więcej niż pieniądze” było powtarzane, gdy muktar, muslihs czy jaha doprowadzali do uściśnięcia rąk przez zwaśnione strony. Potem wszyscy udawali się do domu pokrzywdzonego, gdzie podawana była gorzka czekolada a rodzina sprawcy częstowała wszystkich chlebem i specjalnie przygotowanym posiłkiem.[2] Ważne było to, że tak zawarte porozumienie traktowane jako stałe, niezmienne – wypracowane przez strony i przypieczętowane wspólnym posiłkiem.





w rejonach Oceanii i Pacyfiku

Tubylcze wspólnoty z regionu Oceanii i Pacyfiku mają do chwili obecnej wykształcone przed wiekami taha Maori – postępowanie godzenia spornych interesów rozpoczynające się odwołaniem się do duchów, przodków i wspólnych więzi, wytworzenie atmosfery dialogu i otwartej dyskusji bez presji czasu. Byłoby miło, gdyby obecne mediacje udawało się prowadzić w takiej atmosferze, trzeba tylko ustalić jaki duch mógłby pomoc 🙂





w Europie, w Polsce

W Europie, z IX w. naszej ery pochodzą pisane materiały, w których można znaleźć nazwę mediator dla mężczyzny zajmującego się mediacją a mediatrix, dla kobiety. Najwcześniejszym zachowanym świadectwem rozwiązania konfliktu przez mediację była rola privatus mediator króla Ludwika Niemieckiego, który pośredniczył w rozwiązywaniu konfliktu w dynastii Karolingów pomiędzy następcami Karola Wielkiego. Kościół katolicki niejednokrotnie pomagał w rozwiązywaniu sporów politycznych. Z Listu papieża Benedykta XII wynika, że został on poproszony o pozasądowe (extrajudiciliter) rozwiązanie sporu pomiędzy Królem Anglii Edwarde III oraz królem Francji Filipem VI – nie jako sędzia czy arbiter ale jako mediator i wspólny przyjaciel obu stron. Ciekawostką jest, że pokój westfalski zawarty w 1648 r. był efektem 5-letniej mediacji posłańca i senatora z Wenecji Alvise Contarini. Mediacji miał się także podjąć Bacon w sporze pomiędzy jego przyjacielem hrabią Essex a Królową w 1837r.





Na dawnych ziemiach polskich, sporom miedzy plemionami towarzyszyła wróżda rodowa – „krwawa zemsta”, która często kończona była ugodą zawieraną dzięki pracy jednaczy. Popularność tej metody spowodowała, że wprowadzono karę tzw. jednane czyli obowiązek zapłaty określonej kwoty na rzecz sędziów jako odszkodowanie za utratę przez nich dochodów w sądach państwowych. Książę płocki Janusz II zwolnił ludność od płacenia jednane w zamian za wysoki podatek. W kolejnych wiekach, często polubownego rozstrzygania sporów nadużywano dla uniknięcia kar za zabójstwa i inne ciężkie przestępstwa. To zaś, stało się przyczyną wprowadzania zakazów mediacji w sprawach karnych. Zachowane przykłady pokazują, iż zakaz ten omijano porozumiewając się pomiędzy rodzinami. Jednacz poza tym, że musiał cieszyć się autorytetem i zaufaniem, nie mógł być „sługą lat nie mającym, głuchym, niemym, szalonym i popędliwym

Od tego czasu minęło wiele wieków. Niezmienne jednak pozostały: chęć szybszego uzyskania rozwiązania problemu, ograniczenie kosztów rozwiązania, konieczne zaufanie do mediatora i pewność, że zawarte compromiso będzie przez jego strony wykonane.

Poza tym, aktualne pozostają postulaty co do zdrowia współczesnych jednaczy 😉

Photo by Donald Teel on Unsplash
[1] Mediacje. Teoria i praktyka. Redakcja naukowa E. Gmurzyńska, R Morek, Wolters Kluwer Warszawa 2018 str. 44
[2] Mediacje. Praktyczne strategie rozwiązywania konfliktów. Ch. W. Moore, Wolters Kluwer Warszawa 2018 str. 85

Możemy bardzo pomóc naszym klientom: wpisywać błyskotliwe klauzule na wypadek niewykonania umowy, przekonywać, że warto zabezpieczyć zapłatę nawet wtedy, gdy biznesowa kondycja kontrahenta nie budzi zastrzeżeń, prowadzić negocjacje z dłużnikiem czy w ostateczności procesy sądowe, ale… czasu nie możemy cofnąć. I o tym warto pamiętać, ponieważ zdarza się, że trafiają do nas sprawy zbyt późno. Za późno, aby nawet przed sądem szukać pomocy. Kiedy jest zbyt późno? Wtedy, gdy roszczenie przedawniło się.

30 czerwca 2022 r. weszła w życie zmiana dotycząca skutków wszczęcia mediacji pozasądowej i postępowania ugodowego, czyli zawezwania do próby ugodowej. Dotychczas, obie te instytucje prowadziły do przerwania biegu terminu przedawnienia. Przerwanie zaś oznaczało, że okres przedawnienia biegł na nowo i w ten sposób można było “zyskać” kolejne 3-6 lat… Ustawodawca zdecydował się przeciąć (!) tę praktykę i w miejsce przerwania biegu przedawnienia wprowadził zawieszenie jego biegu.

Nowe zasady będą miały zastosowanie do postępowań wszczętych po 30 czerwca 2022 roku. Wszystkie wszczęte przed tą datą postępowania, podlegać będą pod regulacje dotychczasowe, czyli prowadziły do przerwania biegu terminu przedawnienia.

Czym zatem różni się przerwanie od zawieszenia przedawania i czym przedawnienie jest?

Przedawnienie roszczeń

Przedawnienie roszczeń to sytuacja, w której nie można domagać się zaspokojenia roszczenia majątkowego, np. żądać zapłaty. Po upływie terminu przedawnienia, dłużnik może odmówić zaspokojenia roszczenia. Także w sytuacji, gdy wierzyciel skieruje sprawę do sądu – wówczas dłużnik informuje sąd o tym, że roszczenie jest przedawnione (czyli „podnosi zarzut przedawnienia”).

Zwykle termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata[1].

Czasami przepisy wprowadzają inne terminy, np.:

Co ważne, koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata. Co do zasady, terminy przedawnienia nie mogą być skracane ani przedłużane.

Przedawnienie kończy stan niewykonywania przez uprawnionego (wierzyciela) jego prawa. Zatem celem przedawnienia jest:

I tutaj często wkraczamy my – prawnicy … a raczej wkracza do kancelarii wierzyciel i dowiaduje się, że posiadane przez niego dokumenty nie wystarczają na skuteczne dochodzenie roszczeń. Trzeba skompletować więcej danych, pozyskać informacje.

Zaczyna się walka z czasem. Ponieważ z upływem ostaniem godziny, ostatniego dnia terminu, wierzyciel traci szansę na sądowe dochodzenie zapłaty, ważne jest, aby przerwać bieg przedawnienia. Dzięki przerwaniu biegu przedawnienia można uzyskać czas, w którym wierzyciel będzie miał szanse lepiej przygotować poparcie swojego żądania.

Przerwanie biegu przedawnienia

Skoro zaś (zgodnie z art. 118 kc) do przerwania biegu przedawnienia dochodzi m.in. przez „każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia” to tuż przed północą, na pocztach działających całą dobę, rozgrywają się dramaty.

Prawnicy walczą o pieczątki z datą, potwierdzającą, że pisma zostały złożone w konkretnym dniu – aby, móc wykazać, że pismo zostało złożone, co prawda w ostatnim dniu terminu, ale skutecznie został przerywany bieg terminu przedawnienia. Dzięki temu wierzyciel uzyskał ponownie pełen, kolejny okres przedawnienia.

Do 30 czerwca 2022 r. pismami składanymi w celu przerwania biegu przedawnienia, poza pozwami, były:

Jeśli więc wierzyciel w ostatnim dniu biegu przedawania, składał któreś z tych pism, to przerywał bieg przedawnienia i zyskiwał cały 3 czy 6 letni okres przedawnienia liczony na nowo.

Po dniu 30 czerwca 2022 r. takie ponowne naliczenie biegu przedawnienia nie jest możliwe. Zarówno wniosek o zawezwanie do próby ugodowej jak i wniosek o wszczęcie mediacji pozasądowej już nie przerywają biegu przedawnienia a jedynie zwieszają bieg przedawnienia.

Zawieszenie biegu przedawnienia

Zgodnie z art. 124 kc po każdym przerwaniu przedawnienia biegnie ono na nowo. Natomiast zwieszenie biegu przedawnienia powoduje, że bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu.

Nowelizacją kodeksu cywilnego obowiązującą od 30 czerwca br. do przepisu art. 121 kc dopisano zasadę, iż bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu:

Postępowanie pojednawcze

Dotychczas wniosek o zawezwanie dłużnika do próby ugodowej miał skutek materialnoprawny, wydłużając okres możliwego dochodzenia roszczenia. Mimo tego, że jest to czynność wywołująca skutek procesowy jedynie w postaci odbycia posiedzenia pojednawczego. Posiedzenia takie w większości przypadków kończyły się stwierdzeniem, że do zawarcia ugody nie doszło.

Postępowanie pojednawcze rozpoczyna się wraz ze skutecznym złożeniem wniosku o zawezwanie do próby ugodowej w sądzie, bądź nadaniem go w placówce operatora wyznaczonego – o ile wniosek nie został zwrócony.

Zwrot wniosku może nastąpić w dwóch sytuacjach:

Od zakończenia postępowania pojednawczego bieg przedawnienia znowu biegnie, chyba że strony zawarły ugodę. Z posiedzenia tego sporządza się protokół. Treść protokołu regulują przepisy art. 158  i art. 185 § 3 kpc zgodnie z tymi regulacjami, gdy dojdzie do zawarcia ugody jej osnowę wciąga się do protokołu albo zamieszcza się w odrębnym dokumencie stanowiącym załącznik do protokołu a także stwierdza podpisami stron. Gdy treścią ugody jest uznanie długu, to z mocy art. 123 § 1 pkt 2 kc powoduje ono przerwanie biegu terminu przedawnienia. Wtedy bowiem – od dnia następującego po zakończeniu postępowania pojednawczego – termin przedawnienia będzie biegł nadal.

Postępowanie pojednawcze kończy wraz z zakończeniem posiedzenia pojednawczego wyznaczonego przez sąd w  celu przeprowadzenia próby ugodowej.

Mediacje pozasądowe

Celem mediacji jest zawarcia porozumienia kończącego spór. Strony same wypracowują kompromis (w mediacji koncyliacyjnej mediator pełni nieco bardziej aktywną rolę). To odróżnia mediację od postępowania sądowego, nakierowanego na przekonanie sędziego do racji prezentowanych przez obie stron i kończącego się arbitralnym wydaniem wyroku.

Mediacja bardzo sprawdza się w sprawach własności intelektualnej, jest ku temu kilka powodów... Dlatego każda zmiana w zakresie regulacji tej instytucji jest bardzo istotna.

W zakresie mediacji pozasądowej nowelizacja wprowadziła dwie zmiany:

Wszczęcie mediacji przez stronę następuje z chwilą doręczenia mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji, z dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej stronie (zgodnie z art. 183(6) § 1 kpc).  Mediacja kończy się z momentem podpisania ugody do czego powinni dążyć wszyscy uczestnicy mediacji.

Mediacja nie zostaje jednak wszczęta pomimo dostarczenia mediatorowi wniosku, jeżeli:

I to właśnie w tych przypadkach, gdy do wszczęcia mediacji nie doszło pomimo złożenia wniosku, jeżeli strona wytoczy powództwo o roszczenie, które było objęte wnioskiem o przeprowadzenie mediacji, w terminie trzech miesięcy od dnia:

do chwili wytoczenia powództwa, w odniesieniu do tego roszczenia bieg terminu przedawniania zawiesza się. Złożenie zaś pozwu spowoduje przerwanie biegu terminu przedawnienia zgodnie z art. 123 § 1 pkt 1 kc.

Jeśli mediacja zostanie skutecznie wszczęta, ale strony nie zawrą ugody – bieg terminu przedawnienia zostanie zawieszony na okres od dnia wszczęcia mediacji do jej zakończenia. Mediacja zakończy się natomiast z chwilą sporządzenia protokołu z mediacji. W protokole mediator oznacza wyłącznie miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, a także imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron, imię i nazwisko oraz adres mediatora, a ponadto wskazuje iż strony nie zawarły ugody, nie podając powodów braku porozumienia.

W obecnym stanie prawnym, od dnia następującego po zakończeniu mediacji, termin przedawnienia będzie biegł zatem nadal, nie zaś od początku, jak miało to miejsce przed 30 czerwca 2022 r.

Warto podkreślić, iż ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. W konsekwencji, za sprawą przepisu art. 125 § 1 kc roszczenie stwierdzone ugodą zawartą przed mediatorem i zatwierdzoną przez sąd przedawnia się z upływem sześciu lat lub trzech lat, gdy obejmuje świadczenia okresowe, roszczenie o świadczenie okresowe należne w przyszłości. Okres przedawnienia zaczyna swój bieg z dniem następującym po uprawomocnieniu się postanowienia sądu zatwierdzającego ugodę zawartą przed mediatorem.

Zmiana obowiązująca od 30 czerwca 2022 r. w założeniu ma wyeliminować praktykę składania przez wierzycieli wniosku o zawezwanie do próby ugodowej czy wszczynania mediacji pozasądowych jedynie w celu przerwania biegu przedawnienia. Zakłada się, iż dzięki tej zmianie będzie możliwe ukierunkowanie stron na rzeczywiste rozwiązywanie konfliktów i dochodzenie do porozumienia drogą ugodową. Nowa regulacja ma zapobiec nadużywaniu przez wierzycieli instytucji zawezwania do próby ugodowej, bądź wszczęcia postępowania mediacyjnego, prowadzonego bez zaangażowania stron – co niestety dość często zdarza się.

Obecnie możliwe będą trzy warianty:

Pozostaje, więc życzyć jak najwięcej ugód skutecznie zawartych. Spór towarzyszy od zawsze człowiekowi. Teraz, aby przerwać bieg przedawnienia strony muszą zawrzeć ugodę … ????

Photo by Abby Savage on Unsplash
[1] art. 118 Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.). (dostęp: 2022-07-04)
[2] Art. 646 kodeksu cywilnego
[3] Art. 442(1) kodeksu cywilnego
[4] Art. 289 Ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 324). (dostęp: 2022-07-04)

Możemy bardzo pomóc naszym klientom: wpisywać błyskotliwe klauzule na wypadek niewykonania umowy, przekonywać, że warto zabezpieczyć zapłatę nawet wtedy, gdy biznesowa kondycja kontrahenta nie budzi zastrzeżeń, prowadzić negocjacje z dłużnikiem czy w ostateczności procesy sądowe, ale … czasu nie możemy cofnąć. I o tym warto pamiętać, ponieważ zdarza się, że trafiają do nas sprawy zbyt późno. Za późno, aby nawet przed sądem szukać pomocy. Kiedy jest zbyt późno? Wtedy, gdy roszczenie przedawniło się.

30 czerwca 2022 r. weszła w życie zmiana dotycząca skutków wszczęcia mediacji pozasądowej i postępowania ugodowego, czyli zawezwania do próby ugodowej. Dotychczas, obie te instytucje prowadziły do przerwania biegu terminu przedawnienia. Przerwanie zaś oznaczało, że okres przedawnienia biegł na nowo i w ten sposób można było “zyskać” kolejne 3-6 lat… Ustawodawca zdecydował się przeciąć (!) tę praktykę i w miejsce przerwania biegu przedawnienia wprowadził zawieszenie jego biegu.

Nowe zasady będą miały zastosowanie do postępowań wszczętych po 30 czerwca 2022 roku. Wszystkie wszczęte przed tą datą postępowania, podlegać będą pod regulacje dotychczasowe, czyli prowadziły do przerwania biegu terminu przedawnienia.

Czym zatem różni się przerwanie od zawieszenia przedawania i czym przedawnienie jest?

 

przedawnienie roszczeń

Przedawnienie roszczeń to sytuacja, w której nie można domagać się zaspokojenia roszczenia majątkowego, np. żądać zapłaty. Po upływie terminu przedawnienia, dłużnik może odmówić zaspokojenia roszczenia. Także w sytuacji, gdy wierzyciel skieruje sprawę do sądu – wówczas dłużnik informuje sąd o tym, że roszczenie jest przedawnione (czyli „podnosi zarzut przedawnienia”).

Zwykle termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata[1].

Czasami przepisy wprowadzają inne terminy, np.:

Co ważne, koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata. Co do zasady, terminy przedawnienia nie mogą być skracane ani przedłużane.

Przedawnienie kończy stan niewykonywania przez uprawnionego (wierzyciela) jego prawa. Zatem celem przedawnienia jest:

I tutaj często wkraczamy my – prawnicy … a raczej wkracza do kancelarii wierzyciel i dowiaduje się, że posiadane przez niego dokumenty nie wystarczają na skuteczne dochodzenie roszczeń. Trzeba skompletować więcej danych, pozyskać informacje.

Zaczyna się walka z czasem. Ponieważ z upływem ostaniem godziny, ostatniego dnia terminu, wierzyciel traci szansę na sądowe dochodzenie zapłaty, ważne jest, aby przerwać bieg przedawnienia. Dzięki przerwaniu biegu przedawnienia można uzyskać czas, w którym wierzyciel będzie miał szanse lepiej przygotować poparcie swojego żądania.

 

przerwanie terminu przedawnienia

Skoro zaś (zgodnie z art. 118 kc) do przerwania biegu przedawnienia dochodzi m.in. przez „każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia” to tuż przed północą, na pocztach działających całą dobę, rozgrywają się dramaty.

Prawnicy walczą o pieczątki z datą, potwierdzającą, że pisma zostały złożone w konkretnym dniu – aby, móc wykazać, że pismo zostało złożone, co prawda w ostatnim dniu terminu, ale skutecznie został przerywany bieg terminu przedawnienia. Dzięki temu wierzyciel uzyskał ponownie pełen, kolejny okres przedawnienia.

Do 30 czerwca 2022 r. pismami składanymi w celu przerwania biegu przedawnienia, poza pozwami, były:

Jeśli więc wierzyciel w ostatnim dniu biegu przedawania, składał któreś z tych pism, to przerywał bieg przedawnienia i zyskiwał cały 3 czy 6 letni okres przedawnienia liczony na nowo.

Po dniu 30 czerwca 2022 r. takie ponowne naliczenie biegu przedawnienia nie jest możliwe. Zarówno wniosek o zawezwanie do próby ugodowej jak i wniosek o wszczęcie mediacji pozasądowej już nie przerywają biegu przedawnienia a jedynie zwieszają bieg przedawnienia.

 

zwieszenie biegu przedawnienia

Zgodnie z art. 124 kc po każdym przerwaniu przedawnienia biegnie ono na nowo. Natomiast zwieszenie biegu przedawnienia powoduje, że bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu.

Nowelizacją kodeksu cywilnego obowiązującą od 30 czerwca br. do przepisu art. 121 kc dopisano zasadę, iż bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu:

postepowanie pojednawcze

Dotychczas wniosek o zawezwanie dłużnika do próby ugodowej miał skutek materialnoprawny, wydłużając okres możliwego dochodzenia roszczenia. Mimo tego, że jest to czynność wywołująca skutek procesowy jedynie w postaci odbycia posiedzenia pojednawczego. Posiedzenia takie w większości przypadków kończyły się stwierdzeniem, że do zawarcia ugody nie doszło.

Postępowanie pojednawcze rozpoczyna się wraz ze skutecznym złożeniem wniosku o zawezwanie do próby ugodowej w sądzie, bądź nadaniem go w placówce operatora wyznaczonego – o ile wniosek nie został zwrócony.

Zwrot wniosku może nastąpić w dwóch sytuacjach:

Od zakończenia postępowania pojednawczego bieg przedawnienia znowu biegnie, chyba że strony zawarły ugodę. Z posiedzenia tego sporządza się protokół. Treść protokołu regulują przepisy art. 158  i art. 185 § 3 kpc zgodnie z tymi regulacjami, gdy dojdzie do zawarcia ugody jej osnowę wciąga się do protokołu albo zamieszcza się w odrębnym dokumencie stanowiącym załącznik do protokołu a także stwierdza podpisami stron. Gdy treścią ugody jest uznanie długu, to z mocy art. 123 § 1 pkt 2 kc powoduje ono przerwanie biegu terminu przedawnienia. Wtedy bowiem – od dnia następującego po zakończeniu postępowania pojednawczego – termin przedawnienia będzie biegł nadal.

Postępowanie pojednawcze kończy wraz z zakończeniem posiedzenia pojednawczego wyznaczonego przez sąd w  celu przeprowadzenia próby ugodowej.

mediacje pozasądowe

Celem mediacji jest zawarcia porozumienia kończącego spór. Strony same wypracowują kompromis (w mediacji koncyliacyjnej mediator pełni nieco bardziej aktywną rolę). To odróżnia mediację od postępowania sądowego, nakierowanego na przekonanie sędziego do racji prezentowanych przez obie stron i kończącego się arbitralnym wydaniem wyroku.

Mediacja bardzo sprawdza się w sprawach własności intelektualnej, jest ku temu kilka powodów... Dlatego każda zmiana w zakresie regulacji tej instytucji jest bardzo istotna. W zakresie mediacji pozasądowej nowelizacja wprowadziła dwie zmiany:

Wszczęcie mediacji przez stronę następuje z chwilą doręczenia mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji, z dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej stronie (zgodnie z art. 183(6) § 1 kpc).  Mediacja kończy się z momentem podpisania ugody do czego powinni dążyć wszyscy uczestnicy mediacji.

Mediacja nie zostaje jednak wszczęta pomimo dostarczenia mediatorowi wniosku, jeżeli:

I to właśnie w tych przypadkach, gdy do wszczęcia mediacji nie doszło pomimo złożenia wniosku, jeżeli strona wytoczy powództwo o roszczenie, które było objęte wnioskiem o przeprowadzenie mediacji, w terminie trzech miesięcy od dnia:

do chwili wytoczenia powództwa, w odniesieniu do tego roszczenia bieg terminu przedawniania zawiesza się. Złożenie zaś pozwu spowoduje przerwanie biegu terminu przedawnienia zgodnie z art. 123 § 1 pkt 1 kc.

Jeśli mediacja zostanie skutecznie wszczęta, ale strony nie zawrą ugody – bieg terminu przedawnienia zostanie zawieszony na okres od dnia wszczęcia mediacji do jej zakończenia. Mediacja zakończy się natomiast z chwilą sporządzenia protokołu z mediacji. W protokole mediator oznacza wyłącznie miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, a także imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron, imię i nazwisko oraz adres mediatora, a ponadto wskazuje iż strony nie zawarły ugody, nie podając powodów braku porozumienia.

W obecnym stanie prawnym, od dnia następującego po zakończeniu mediacji, termin przedawnienia biedzie biegł zatem nadal, nie zaś od początku, jak miało to miejsce przed 30 czerwca 2022 r.

Warto podkreślić, iż ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. W konsekwencji, za sprawą przepisu art. 125 § 1 kc roszczenie stwierdzone ugodą zawartą przed mediatorem i zatwierdzoną przez sąd przedawnia się z upływem sześciu lat lub trzech lat, gdy obejmuje świadczenia okresowe, roszczenie o świadczenie okresowe należne w przyszłości. Okres przedawnienia zaczyna swój bieg z dniem następującym po uprawomocnieniu się postanowienia sądu zatwierdzającego ugodę zawartą przed mediatorem.

 

Zmiana obowiązująca od 30 czerwca 2022 r. w założeniu ma wyeliminować praktykę składania przez wierzycieli wniosku o zawezwanie do próby ugodowej czy wszczynania mediacji pozasądowych jedynie w celu przerwania biegu przedawnienia. Zakłada się, iż dzięki tej zmianie będzie możliwe ukierunkowanie stron na rzeczywiste rozwiązywanie konfliktów i dochodzenie do porozumienia drogą ugodową. Nowa regulacja ma zapobiec nadużywaniu przez wierzycieli instytucji zawezwania do próby ugodowej, bądź wszczęcia postępowania mediacyjnego, prowadzonego bez zaangażowania stron – co niestety dość często zdarza się.

Obecnie możliwe będą trzy warianty:

Pozostaje, więc życzyć jak najwięcej ugód skutecznie zawartych. Spór towarzyszy od zawsze człowiekowi, teraz, aby przerwać bieg przedawnienia strony musza zawrzeć ugodę … 😉

Photo by Abby Savage on Unsplash
[1] art. 118 Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.). (dostęp: 2022-07-04)
[2] Art. 646 kodeksu cywilnego
[3] Art. 442(1) kodeksu cywilnego
[4] Art. 289 Ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 324). (dostęp: 2022-07-04)

Więcej informacji dotyczących praw własności intelektualnej, o których warto wiedzieć znajdziesz na naszym blogu.

Udostępnij ten wpis innym, którzy mogą być zainteresowani wykorzystaniem własności intelektualnej, aby nasza wiedza pomogła im w optymalnym zabezpieczeniu i efektywnym zarządzaniu wartościami niematerialnymi i prawnymi: prawami autorskimi, prawami własności przemysłowej (znaki towarowe, wzory użytkowe i przemysłowe, patenty), tajemnicą przedsiębiorstwa, wizerunkiem i wielu innymi. Od lat zajmujemy się tworzeniem i negocjacjami umów, prowadzimy spory sądowe, rejestracje w urzędach patentowych. Doradzamy, prowadzimy audyty własności intelektualnej, zajmujemy się sukcesją marek rodzinnych. Pomagamy pozasądowo rozwiązywać konflikty. Powiedź o nas innym, może potrzebują tej informacji ????

W niedawno upublicznionym projekcie nowego prawa własności przemysłowej[1], o którym pisaliśmy tu, w dziale III, uregulowano postępowanie koncyliacyjne. W uzasadnieniu do projektu stwierdzono, że istniejące w kodeksie postępowanie administracyjnego (kpa) przepisy dotyczące mediacji wydają się nie odpowiadać potrzebom sporów z zakresu własności przemysłowej. Czy istotnie tak jest? Czym różni się mediacja dostępna obecnie w ramach kpa, od koncyliacji proponowanej w projekcie nowego prawa własności przemysłowej? Czy instytucje te wykluczają się w sprawach własności przemysłowej?

Z doświadczeń EUIPO wiemy, że mediacja i koncyliacja mogą istnieć niezależnie od siebie. Taki dualizm będzie funkcjonował, gdy projekt nowego pwp zostanie przyjęty. Obie te formy ugodowego rozwiazywania sporów należą do tzw. ADR (Alternative Dispute Resolution), czyli sposobów alternatywnego rozstrzygania sporów. Stanowią bowiem alternatywę dla rozstrzygnięcia sądowego w postaci wyroku czy tez rozstrzygnięcia w formie decyzji administracyjnej wydawanej przez dany urząd patentowy, gdy spór dotyczy praw własności przemysłowej.

Aby odpowiedzieć na te pytania, kilka słów należy poświęcić specyfice sporów o własność intelektualną, w tym o własność przemysłową.

O sporach o własność intelektualną ogólnie

Zacznijmy od najistotniejszego, od tego czym jest spór. Konflikt łac. „conflictus” oznacza “zderzenie”. To faktycznie zwykle jest zderzenie racji: „bo znak jest podobny i będą nas mylić z nimi”, „bo naśladują nasz produkt i zabierają nam klientów”, „bo podszywają się pod nas i zajmują rynek”. Zawsze jest wspólna przestrzeń, na której ścierają się różne interesy. To „interakcja ludzi (podmiotów) zależnych od siebie, którzy uważają, że mają niezgodne cele i postrzegają siebie nawzajem jako przeszkody w osiągnięciu tych celów[2]. W przypadku spraw związanych z własnością przemysłową, do najczęstszych sporów dochodzi w zakresie naruszenia praw do znaków towarowych czy wzorów przemysłowych. Najdroższe spory to te, które dotyczą patentów czy know-how.

Mówiąc o konfliktach z zakresu własności przemysłowej pomijamy całkowicie także liczną kategorię sporów o prawa autorskie, nie mniej częste spory związane z nieuczciwą konkurencją, a także te dotyczące „wykorzystania dobra osobistego w celu indywidualizacji, reklamy lub promocji przedsiębiorcy, towarów lub usług[3] oraz dóbr osobistych w związku z działalnością naukową lub wynalazczą. Wszystkie te kategorie sporów zostały wskazane jako sprawy własności intelektualnej o czym pisaliśmy tu tu.

Sądy cywilne w oparciu o przepisy zawarte w procedurze działu IVg kodeksu postępowania cywilnego rozstrzygają spory w zakresie:

Zgodnie z przepisami art. 1831 – art. 18315 kpc, istnieje możliwość skierowania sprawy do mediacji. O korzyściach z mediacji w sprawach cywilnych można przeczytać tu.

Wracając do sporów o prawa własności przemysłowej, te które nie będą rozstrzygane przez sąd cywilny, zgodnie z art. 255 obecnej ustawy Prawo własności przemysłowej[4] mogą być rozpatrywane przez Urząd Patentowy – w trybie postępowania spornego, przez kolegia orzekające. Urząd Patentowy jest w tych sporach niejako arbitrem, spór toczy się pomiędzy co najmniej dwoma stronami i dotyczy:

Postępowanie sporne, wszczyna się na pisemny wniosek. Rozprawa jest jawna, chyba że postępowanie sporne dotyczy wynalazku tajnego lub wzoru użytkowego tajnego. Po przeprowadzeniu postępowania spornego Urząd Patentowy wydaje decyzję zgodnie z art.  2557 pwp, na którą stronom służy skarga do sądu administracyjnego. Do postępowania spornego przed Urzędem Patentowym stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (kpa). Obecnie w kpa mediacja jest uregulowana w art. 96a – art. 96n. W projekcie nowego pwp koncyliacja jest uregulowana w art. 400 – art. 410.

Podobieństwa mediacji przewidzianej w kpa i koncyliacji wg projektu pwp

Zarówno celem mediacji kpa, jak i koncyliacji w projekcie pwp, jest doprowadzenie do umorzenia postępowania zawisłego przed organem (w przypadku pwp – przed Urzędem Patentowym) bez konieczności przeprowadzania procedury i wydawania decyzji, w której organ rozpoznaje sprawę co do istoty. To zaś sprawia, że obie instytucje są bardzo podobne w znacznym zakresie.

[przestrzeń do porozumienia]

Jak wskazuje się w uzasadnieniu do projektu pwp, „przepisy dotyczące możliwości koncyliacji w sprawach z zakresu własności przemysłowej, zawisłych przed Urzędem Patentowym, powstały z potrzeby stworzenia stronom postępowania alternatywnego sposobu rozwiązania sporu dostosowanego do przedmiotów własności przemysłowej.” Według projektodawców „przepisy dotyczące koncyliacji zostały skonstruowane w ten sposób, by koncyliator posiadający wykształcenie i wiedzę w zakresie własności przemysłowej (art. 410 ust. 2 pkt 4 projektu pwp), stworzył przestrzeń do wypracowania rozwiązania akceptowalnego dla obu stron postępowania”.

Celem koncyliacji jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz uzgodnienie sposobu rozwiązania sporu między stronami postępowania z udziałem koncyliatora (art. 400 ust. 3 projektu pwp).

Te same zadania przed mediatorem stawia art. 96a kpa wskazując, iż „celem mediacji jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym przez wydanie decyzji lub zawarcie ugody”.

W tych krótkich określeniach kryje się cała trudność. W sporze bardzo trudno wyjaśnia się i rozważa okoliczności sprawy. Tak wiele zależy od postawy pełnomocników. Strony uwikłane są w emocje, często przesłaniające chłodny osąd. Dzięki pełnomocnikom skupionym na konstruktywnym poszukiwaniu rozwiązań można przejść do rozmowy o konkretnych propozycjach. Ani koncyliator ani mediator nie mają stronniczego, wykreowanego obrazu sporu, a mogą tylko prowokować strony do poszukiwania nowych, nieszablonowych rozwiązań; do kreatywnego myślenia i kreowania nowych wartości, mogą wspierać strony w innowacyjnym postrzeganiu sporu.

[wszczęcie postępowania na wniosek]

Zarówno do zainicjowania koncyliacji (art. 401 projektu pwp), jak i mediacji (art. 96b kpa) konieczny jest wniosek stron. Z tym, że z inicjatywą przeprowadzenia mediacji może także wystąpić organ, takiej możliwości nie przewiduje projekt pwp.

Minimalne wymogi wniosku o koncyliację są następujące: oznaczenie stron, oznaczenie sprawy, której wniosek dotyczy i krótki jej opis, określone żądanie wraz z uzasadnieniem oraz podpis wnioskodawcy a także inne informacje, które strona uzna za istotne dla postępowania, w szczególności informacje o innych postępowaniach i rozstrzygnięciach związanych ze sprawą objętą koncyliacją. Możliwe jest także dołączenie do wniosku dokumentów, które strona uzna za istotne dla postępowania.

We wniosku o koncyliację można wskazać koncyliatora (zgodnie z art. 402 ust.6 projektu pwp) tak jak we wniosku o mediacje zgodnie z art. 96d § 2 kpa.

Jeżeli wniosek złoży jedna ze stron, wówczas pozostałe strony przystępując do koncyliacji, potwierdzają koncyliatora. Jeżeli we wniosku nie wskazano koncyliatora albo w przypadku, gdy pozostałe strony nie potwierdzą koncyliatora, Prezes Urzędu Patentowego wskaże koncyliatora, mającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w sprawach dotyczących danego przedmiotu własności przemysłowej (art. 402 projektu pwp). Podobnie w mediacji – gdy strony nie wskażą mediatora (art.96d § 2 kpa) wskazuje się mediatora wybranego przez organ administracji publicznej, posiadającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju.

W tych prostych wytycznych kryje się kolejna pułapka. Co bowiem kryje się pod “odpowiednią wiedzą i umiejętnościami w sprawach dotyczących danego przedmiotu własności przemysłowej”? Szerszym i nie ograniczającym się do wiedzy z zakresu pwp jest dotychczasowy postulat posiadania odpowiedniej wiedzy ale też umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju.

[skutek skierowania sprawy do mediacji czy koncyliacji]

Jeżeli uczestnicy mediacji wyrazili zgodę na przeprowadzenie mediacji, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji. Postanowienie doręcza się stronom oraz organowi. Zgodnie z art.  96e § 1 kpa, organ administracji publicznej, kierując sprawę do mediacji, odracza rozpatrzenie sprawy na okres do dwóch miesięcy. Termin ten może być przedłużony, nie dłużej jednak niż o miesiąc na zgodny wniosek uczestników mediacji lub z innych ważnych powodów.

Do czasu zakończenia koncyliacji Urząd Patentowy zawiesza postępowanie, którego dotyczy koncyliacja (art. 404 projektu pwp). Urząd Patentowy zawiadamia strony postępowania o wszczęciu koncyliacji i o osobie koncyliatora. Nie ma przy tym, w projekcie pwp określonego terminu trwania koncyliacji.

Brak zakreślonego z góry terminu trwania koncyliacji może w praktyce rodzić problemy. Wiem, że często strony i pełnomocnicy nie angażują się w mediacje wystarczająco aktywnie. Z czasem “duch” porozumienia zamiera i sprawa traci impet, po pierwszych próbach wymiany propozycji przychodzi zniechęcenie i do porozumienia nie dochodzi. Być może harmonogram narzucony przez koncyliatora będzie skutecznym remedium skoro to on będzie decydował o zakończeniu koncyliacji bez szans na zawarcie ugody.

[bezstronność i neutralność]

Tak jak koncyliator zgodnie z art. 403 i art. 405 projektu pwp, kieruje się zasadami bezstronności i neutralności oraz potrzebą zapewnienia sprawności i szybkości postępowania, tak również mediator zgodnie z art. 96g kpa powinien mieć te wartości na względzie.

W przypadku zaistnienia okoliczności, które mogłyby budzić wątpliwości co do bezstronności koncyliatora, koncyliator lub strony zawiadamiają o tym Prezesa Urzędu Patentowego, który może wyznaczyć nowego koncyliatora (art. 403 projektu pwp). Także mediator powinien ujawnić okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności i odmówić w tym przypadku przeprowadzenia mediacji niezwłocznie zawiadamiając o tym uczestników mediacji oraz organ.

Różnicą jest to, że kpa nie przewiduje zawiadomienia organu przez strony, gdy będą mieć wątpliwości co do bezstronności mediatora. Tym samym, ocena co do bezstronności jest pozostawiona mediatorowi. Trzeba więc zgodzić się z opinią, że przyjęte rozwiązania uznaje się za „niezapewniające pełnej ochrony przed brakiem bezstronności i obiektywizmu mediatora, gdyż powierzenie wyłącznie mediatorowi oceny co do jego bezstronności nie gwarantuje, że w każdym przypadku skorzysta on z możliwości odmowy przeprowadzenia mediacji[5].

W praktyce istotnie może zdarzyć się, że powstaną wątpliwości co do bezstronności koncyliatora. Otwartym na razie pozostaje pytanie kto i w jakim trybie oceni czy doszło do utraty bezstronności.

[brak formalności, szybkość postępowania]

Zarówno postępowanie koncyliacyjne, jak i mediacyjne, jest w swoim założeniu odformalizowane i krótkie. W ramach obu tych postępowań nie przeprowadza się dowodów ze świadków, z przesłuchania stron oraz z opinii biegłego.

Stanowisko koncyliacyjne (czyli przyjęta przez koncyliatora propozycja rozwiązania sporu) jest przedstawiane na podstawie wniosku, odpowiedzi na wniosek i załączonych do nich dokumentów, a także dalszych stanowisk stron i innych osób oraz dokumentów, jeżeli koncyliator uzna ich złożenie za potrzebne. Stanowiska mediacyjne stron, na podstawie których będą one konstruować ugodę, są wypracowywane przez każdą ze stron

Ta regulacja bardzo wyraźnie wskazuje, iż to na koncyliatorze spoczywać będzie ciężar zrozumienia sporu i przygotowanie takich propozycji jego rozwiązania, które dla stron będą optymalne. I to będzie bardzo trudne zadanie, tak jak reprezentowanie przez jednego pełnomocnika obu stron w sporze…

[poufność]

Poufność jest podstawą każdego postępowania ugodowego. Tylko wówczas strony są skłonne do składania propozycji nawet daleko idących bez ryzyka, że zostaną one ujawnione i wykorzystane.

Zarówno mediator, tak jak i koncyliator muszą zachować poufność. Również strony w obu postepowaniach, są zobowiązane do zachowania poufności i nie mogą wykorzystywać oraz ujawniać informacji uzyskanych w trakcie koncyliacji czy mediacji.

Propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie mogą być wykorzystywane po jej zakończeniu, z wyjątkiem ustaleń zawartych w protokole z przebiegu mediacji (art. 96j kpa).

Co zaś ciekawe, powołane w toku koncyliacji dowody i twierdzenia pozostają w aktach koncyliacji i wymagają powołania ich na nowo w postępowaniu, w związku z którym koncyliacja była prowadzona (art. 406 projektu pwp). Ten postulat może spowodować brak skłonności stron do wymiany daleko idących propozycji skoro druga strona na te propozycje będzie mogła powołać się w toku postępowania głównego jeżeli nie dojdzie do zawarcia ugody. To zaś może zniechęcić w ogóle strony do brania udziału w postępowaniu koncyliacyjnym.

[wynagrodzenie, zwrot kosztów]

Zarówno koncyliator jak i mediator mają prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem koncyliacji i mediacji, chyba że wyrazili zgodę na prowadzenie postępowania bez wynagrodzenia (art. 400 ust. 1 projektu pwp oraz art. 96l kpa).

Wynagrodzenie koncyliatora i mediatora a także zwrot wydatków koncyliatora i mediatora obciążają strony w częściach równych, chyba że strony umówią się inaczej.

Niestety powtórzenie tych zapisów za dotychczasowych regulacji, nie sprzyja poprawie sytuacji mediatorów miesiącami oczekujących na rozliczenie stron. Ech, przydałyby się przepisy dyscyplinuje strony do zapłaty…

Różnice pomiędzy koncyliacją w projekcie pwp a mediacją wg kpa

Pomimo pozornie podobnych instytucji mediacji i koncyliacji można wyróżnić kilka różnic. Poza wspominanymi wcześniej odmiennościami:

[rola koncyliatora i mediatora]

To czym koncyliacja różni się od mediacji to w istocie rola koncyliatora i mediatora. Mediator pomaga stronom w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, ale nie decyduje o zakończeniu sporu. Natomiast koncyliator sam „po rozpatrzeniu sprawy” tworzy projekt stanowiska zawierającego propozycję rozwiązania sporu umożliwiając stronom zapoznanie się z nim i wskazanie wspólnej modyfikacji. Postulat modyfikacji należy rozumieć jako możliwość zgłoszenia poprawek czy zmian przez którąś ze stron i aprobatę drugiej strony, lub wspólne uzgodnienie przez strony projektu stworzonego przez koncyliatora. W oparciu o te modyfikacje koncyliator wydaje stanowisko zawierające propozycję rozwiązania sporu, to jest tzw. „stanowisko koncyliacyjne”. Zgodnie z projektem pwp stanowisko to jest niewiążące dla stron.

Przypomina to nieco narzucenie wyroku przez jednoosobowy arbitraż czy sąd.

W ciągu miesiąca od doręczenia stanowiska koncyliacyjnego, strony muszą poinformować koncyliatora o zaakceptowaniu albo odrzuceniu stanowiska koncyliacyjnego. O akceptacji, odrzuceniu stanowiska koncyliacyjnego albo bezskutecznym upływie terminu na odniesienie się do stanowiska, koncyliator zawiadamia Urząd Patentowy.

Jeśli stanowisko koncylicyjne:

[wymogi wobec mediatora i koncyliatora]

Bez wątpienia dla sprawnego przebiegu mediacji czy koncyliacji ważna jest sprawność mediatora. Tak w zakresie warsztatu mediacyjnego, jak i znajomość problematyki objętej sporem. Jednak w przypadku koncyliacji, ta ostania cecha jest szczególnie ważna, gdyż to koncyliator proponuje stronom warunki zakończenia konfliktu. Stąd, w uzasadnieniu projektu pwp znalazło się stwierdzenie, że szczególnie ważne są kompetencje koncyliatora, znającego specyfikę postępowania przed Urzędem Patentowym. Projekt przewiduje wymagania, które musi spełnić osoba ubiegająca się o wpis na listę koncyliatorów. Do takich wymagań należy m.in. posiadanie wykształcenia i wiedzy w zakresie własności przemysłowej.

[zakończenie postępowania]

Art. 96n kpa stanowi, że organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa. Mediacja kończy się wraz z upływem terminu wyznaczonego na mediacje.

W koncyliacji nie ma wyznaczonego terminu i w związku z tym, postępowanie główne przed organem zostanie podjęte wówczas, gdy koncyliator poinformuje Urząd Patentowy o tym, że koncyliacja okazała się zbędna albo niemożliwa (art. 407 – art. 409 projektu pwp).

Na zakończenie warto wskazać, że obie te formy ADR (mediacja i koncyliacja) funkcjonują w EUIPO, obok negocjacji wspomaganych (assisted negotiation) czy ustaleń w formie opinii ekspertów (expert determination)[6].

Wydaje się, że projektowane zmiany będą korzystne dla rozstrzygania sporów dotyczących własności przemysłowej. Niewątpliwie, gdyby koncyliacja była powszechnie stosowana, odciążyłaby Urząd Patentowy. Skuteczne koncyliacje być może spopularyzują alternatywne sposoby rozwiązywania sporów. Konflikty bowiem nie znikną (były od dawna, są i zapewne będą), ale być może strony i ich pełnomocnicy nauczą się samodzielnie rozwiązywać je. Problemem bowiem, nie jest sam konflikt, ale nieumiejętne zarządzanie nim. Aby dać sobie szanse na zarządzenie konfliktem, strony muszą być poinformowane przez pełnomocników o alternatywnych sposobach rozwiązywania sporów, o korzyściach z nich płynących. Taka postawa pełnomocników zdaje się być nie tylko pożądana z punktu widzenia interesów biznesowych stron, ale także wymagana na gruncie kodeksów etycznych wszystkich korporacji prawniczych. Aby ADR były powszechnie stosowane warto zawczasu zaopatrzyć umowy w klauzule mediacyjne. Powstaje jednak pytanie czy powinny to być także klauzule koncyliacyjne ????

Photo by Mateusz Wacławek on Unsplash
[1] https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12359055/12874010/12874011/dokument552329.pdf
[2] J. Stewart (red.) „ Mosty zamiast murów. Podręcznik komunikacji interpersonalnej” Warszawa, PWN 2005”, str. 5
[3] Art. 47989 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1805 z późn. zm.).
[4] Ustawa z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 324).
[5] M. Wilbrandt-Gotowicz [w:] M. Jaśkowska, A. Wróbel, M. Wilbrandt-Gotowicz, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2022, art. 96(g) [dostęp: 10.05.2022]
[6] Koncyliacji nie stosuje się w WIPO (obok mediacji i ustaleń w formie opinii ekspertów.

W niedawno upublicznionym projekcie nowego prawa własności przemysłowej[1], o którym pisaliśmy tu, w dziale III, uregulowano postępowanie koncyliacyjne. W uzasadnieniu do projektu stwierdzono, że istniejące w kodeksie postępowanie administracyjnego (kpa) przepisy dotyczące mediacji wydają się nie odpowiadać potrzebom sporów z zakresu własności przemysłowej. Czy istotnie tak jest? Czym różni się mediacja dostępna obecnie w ramach kpa, od koncyliacji proponowanej w projekcie nowego prawa własności przemysłowej? Czy instytucje te wykluczają się w sprawach własności przemysłowej? 

Z doświadczeń EUIPO wiemy, że mediacja i koncyliacja mogą istnieć niezależnie od siebie. Taki dualizm będzie funkcjonował, gdy projekt nowego pwp zostanie przyjęty. Obie te formy ugodowego rozwiazywania sporów należą do tzw. ADR (Alternative Dispute Resolution), czyli sposobów alternatywnego rozstrzygania sporów. Stanowią bowiem alternatywę dla rozstrzygnięcia sądowego w postaci wyroku czy tez rozstrzygnięcia w formie decyzji administracyjnej wydawanej przez dany urząd patentowy, gdy spór dotyczy praw własności przemysłowej.

Aby odpowiedzieć na te pytania, kilka słów należy poświecić specyfice sporów o własność intelektualną, w tym o własność przemysłową.

 

O sporach o własność intelektualną ogólnie

 

Zacznijmy od najistotniejszego, od tego czym jest spór. Konflikt łac. „conflictus” oznacza “zderzenie”. To faktycznie zwykle jest zderzenie racji: „bo znak jest podobny i będą nas mylić z nimi”, „bo naśladują nasz produkt i zabierają nam klientów”, „bo podszywają się pod nas i zajmują rynek”. Zawsze jest wspólna przestrzeń, na której ścierają się różne interesy. To „interakcja ludzi (podmiotów) zależnych od siebie, którzy uważają, że mają niezgodne cele i postrzegają siebie nawzajem jako przeszkody w osiągnięciu tych celów[2]. W przypadku spraw związanych z własnością przemysłową, do najczęstszych sporów dochodzi w zakresie naruszenia praw do znaków towarowych czy wzorów przemysłowych. Najdroższe spory to te, które dotyczą patentów czy know-how.

Mówiąc o konfliktach z zakresu własności przemysłowej pomijamy całkowicie także liczną kategorię sporów o prawa autorskie, nie mniej częste spory związane z nieuczciwą konkurencją, a także te dotyczące „wykorzystania dobra osobistego w celu indywidualizacji, reklamy lub promocji przedsiębiorcy, towarów lub usług[3] oraz dóbr osobistych w związku z działalnością naukową lub wynalazczą. Wszystkie te kategorie sporów zostały wskazane jako sprawy własności intelektualnej o czym pisaliśmy tu i tu.

Sądy cywilne w oparciu o przepisy zawarte w procedurze działu IVg kodeksu postępowania cywilnego rozstrzygają spory w zakresie:

Zgodnie z przepisami art. 1831 – art. 18315 kpc, istnieje możliwość skierowania sprawy do mediacji. O korzyściach z mediacji w sprawach cywilnych można przeczytać tu.

 

Wracając do sporów o prawa własności przemysłowej, te które nie będą rozstrzygane przez sąd cywilny, zgodnie z art. 255 obecnej ustawy Prawo własności przemysłowej[4] mogą być rozpatrywane przez Urząd Patentowy – w trybie postępowania spornego, przez kolegia orzekające. Urząd Patentowy jest w tych sporach niejako arbitrem, spór toczy się pomiędzy co najmniej dwoma stronami i dotyczy:

 

Postępowanie sporne, wszczyna się na pisemny wniosek. Rozprawa jest jawna, chyba że postępowanie sporne dotyczy wynalazku tajnego lub wzoru użytkowego tajnego. Po przeprowadzeniu postępowania spornego Urząd Patentowy wydaje decyzję zgodnie z art.  2557 pwp, na którą stronom służy skarga do sądu administracyjnego. Do postępowania spornego przed Urzędem Patentowym stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (kpa). Obecnie w kpa mediacja jest uregulowana w art. 96a – art. 96n. W projekcie nowego pwp koncyliacja jest uregulowana w art. 400 – art. 410.

 

 

Podobieństwa mediacji przewidzianej w kpa i koncyliacji wg projektu pwp

 

Zarówno celem mediacji kpa, jak i koncyliacji w projekcie pwp, jest doprowadzenie do umorzenia postępowania zawisłego przed organem (w przypadku pwp – przed Urzędem Patentowym) bez konieczności przeprowadzania procedury i wydawania decyzji, w której organ rozpoznaje sprawę co do istoty. To zaś sprawia, że obie instytucje są bardzo podobne w znacznym zakresie.

 

[przestrzeń do porozumienia]

 

Jak wskazuje się w uzasadnieniu do projektu pwp, „przepisy dotyczące możliwości koncyliacji w sprawach z zakresu własności przemysłowej, zawisłych przed Urzędem Patentowym, powstały z potrzeby stworzenia stronom postępowania alternatywnego sposobu rozwiązania sporu dostosowanego do przedmiotów własności przemysłowej.” Według projektodawców „przepisy dotyczące koncyliacji zostały skonstruowane w ten sposób, by koncyliator posiadający wykształcenie i wiedzę w zakresie własności przemysłowej (art. 410 ust. 2 pkt 4 projektu pwp), stworzył przestrzeń do wypracowania rozwiązania akceptowalnego dla obu stron postępowania”.

 

Celem koncyliacji jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz uzgodnienie sposobu rozwiązania sporu między stronami postępowania z udziałem koncyliatora (art. 400 ust. 3 projektu pwp). 

Te same zadania przed mediatorem stawia art. 96a kpa wskazując, iż „celem mediacji jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym przez wydanie decyzji lub zawarcie ugody”.

 

W tych krótkich określeniach kryje się cała trudność. W sporze bardzo trudno wyjaśnia się i rozważa okoliczności sprawy. Tak wiele zależy od postawy pełnomocników. Strony uwikłane są w emocje, często przesłaniające chłodny osąd. Dzięki pełnomocnikom skupionym na konstruktywnym poszukiwaniu rozwiązań można przejść do rozmowy o konkretnych propozycjach. Ani koncyliator ani mediator nie mają stronniczego, wykreowanego obrazu sporu, a mogą tylko prowokować strony do poszukiwania nowych, nieszablonowych rozwiązań; do kreatywnego myślenia i kreowania nowych wartości, mogą wspierać strony w innowacyjnym postrzeganiu sporu.

 

[wszczęcie postępowania na wniosek]

 

Zarówno do zainicjowania koncyliacji (art. 401 projektu pwp), jak i mediacji (art. 96b kpa) konieczny jest wniosek stron. Z tym, że z inicjatywą przeprowadzenia mediacji może także wystąpić organ, takiej możliwości nie przewiduje projekt pwp.

 

Minimalne wymogi wniosku o koncyliację są następujące: oznaczenie stron, oznaczenie sprawy, której wniosek dotyczy i krótki jej opis, określone żądanie wraz z uzasadnieniem oraz podpis wnioskodawcy a także inne informacje, które strona uzna za istotne dla postępowania, w szczególności informacje o innych postępowaniach i rozstrzygnięciach związanych ze sprawą objętą koncyliacją. Możliwe jest także dołączenie do wniosku dokumentów, które strona uzna za istotne dla postępowania.

We wniosku o koncyliację można wskazać koncyliatora (zgodnie z art. 402 ust.6 projektu pwp) tak jak we wniosku o mediacje zgodnie z art. 96d § 2 kpa.

 

Jeżeli wniosek złoży jedna ze stron, wówczas pozostałe strony przystępując do koncyliacji, potwierdzają koncyliatora. Jeżeli we wniosku nie wskazano koncyliatora albo w przypadku, gdy pozostałe strony nie potwierdzą koncyliatora, Prezes Urzędu Patentowego wskaże koncyliatora, mającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w sprawach dotyczących danego przedmiotu własności przemysłowej (art. 402 projektu pwp). Podobnie w mediacji – gdy strony nie wskażą mediatora (art.96d § 2 kpa) wskazuje się mediatora wybranego przez organ administracji publicznej, posiadającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju.

 

W tych prostych wytycznych kryje się kolejna pułapka. Co bowiem kryje się pod “odpowiednią wiedzą i umiejętnościami w sprawach dotyczących danego przedmiotu własności przemysłowej”? Szerszym i nie ograniczającym się do wiedzy z zakresu pwp jest dotychczasowy postulat posiadania odpowiedniej wiedzy ale też umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju.

 

[skutek skierowania sprawy do mediacji czy koncyliacji]

 

Jeżeli uczestnicy mediacji wyrazili zgodę na przeprowadzenie mediacji, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji. Postanowienie doręcza się stronom oraz organowi. Zgodnie z art.  96e § 1 kpa, organ administracji publicznej, kierując sprawę do mediacji, odracza rozpatrzenie sprawy na okres do dwóch miesięcy. Termin ten może być przedłużony, nie dłużej jednak niż o miesiąc na zgodny wniosek uczestników mediacji lub z innych ważnych powodów.

 

Do czasu zakończenia koncyliacji Urząd Patentowy zawiesza postępowanie, którego dotyczy koncyliacja (art. 404 projektu pwp). Urząd Patentowy zawiadamia strony postępowania o wszczęciu koncyliacji i o osobie koncyliatora. Nie ma przy tym, w projekcie pwp określonego terminu trwania koncyliacji.

 

Brak zakreślonego z góry terminu trwania koncyliacji może w praktyce rodzić problemy. Wiem, że często strony i pełnomocnicy nie angażują się w mediacje wystarczająco aktywnie. Z czasem “duch” porozumienia zamiera i sprawa traci impet, po pierwszych próbach wymiany propozycji przychodzi zniechęcenie i do porozumienia nie dochodzi. Być może harmonogram narzucony przez koncyliatora będzie skutecznym remedium skoro to on będzie decydował o zakończeniu koncyliacji bez szans na zawarcie ugody. 

 

[bezstronność i neutralność]

 

Tak jak koncyliator zgodnie z art. 403 i art. 405 projektu pwp, kieruje się zasadami bezstronności i neutralności oraz potrzebą zapewnienia sprawności i szybkości postępowania, tak również mediator zgodnie z art. 96g kpa powinien mieć te wartości na względzie.

 

W przypadku zaistnienia okoliczności, które mogłyby budzić wątpliwości co do bezstronności koncyliatora, koncyliator lub strony zawiadamiają o tym Prezesa Urzędu Patentowego, który może wyznaczyć nowego koncyliatora (art. 403 projektu pwp). Także mediator powinien ujawnić okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności i odmówić w tym przypadku przeprowadzenia mediacji niezwłocznie zawiadamiając o tym uczestników mediacji oraz organ.

Różnicą jest to, że kpa nie przewiduje zawiadomienia organu przez strony, gdy będą mieć wątpliwości co do bezstronności mediatora. Tym samym, ocena co do bezstronności jest pozostawiona mediatorowi. Trzeba więc zgodzić się z opinią, że przyjęte rozwiązania uznaje się za „niezapewniające pełnej ochrony przed brakiem bezstronności i obiektywizmu mediatora, gdyż powierzenie wyłącznie mediatorowi oceny co do jego bezstronności nie gwarantuje, że w każdym przypadku skorzysta on z możliwości odmowy przeprowadzenia mediacji[5].

 

W praktyce istotnie może zdarzyć się, że powstaną wątpliwości co do bezstronności koncyliatora. Otwartym na razie pozostaje pytanie kto i w jakim trybie oceni czy doszło do utraty bezstronności. 

 

[brak formalności, szybkość postępowania]

 

Zarówno postępowanie koncyliacyjne, jak i mediacyjne, jest w swoim założeniu odformalizowane i krótkie. W ramach obu tych postepowań nie przeprowadza się dowodów ze świadków, z przesłuchania stron oraz z opinii biegłego.

 

Stanowisko koncyliacyjne (czyli przyjęta przez koncyliatora propozycja rozwiązania sporu) jest przedstawiane na podstawie wniosku, odpowiedzi na wniosek i załączonych do nich dokumentów, a także dalszych stanowisk stron i innych osób oraz dokumentów, jeżeli koncyliator uzna ich złożenie za potrzebne. Stanowiska mediacyjne stron, na podstawie których będą one konstruować ugodę, są wypracowywane przez każdą ze stron

 

Ta regulacja bardzo wyraźnie wskazuje, iż to na koncyliatorze spoczywać będzie ciężar zrozumienia sporu i przygotowanie takich propozycji jego rozwiązania, które dla stron będą optymalne. I to będzie bardzo trudne zadanie, tak jak reprezentowanie przez jednego pełnomocnika obu stron w sporze… 

 

[poufność]

 

Poufność jest podstawą każdego postępowania ugodowego. Tylko wówczas strony są skłonne do składania propozycji nawet daleko idących bez ryzyka, że zostaną one ujawnione i wykorzystane.

 

Zarówno mediator, tak jak i koncyliator muszą zachować poufność. Również strony w obu postepowaniach, są zobowiązane do zachowania poufności i nie mogą wykorzystywać oraz ujawniać informacji uzyskanych w trakcie koncyliacji czy mediacji.

 

Propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie mogą być wykorzystywane po jej zakończeniu, z wyjątkiem ustaleń zawartych w protokole z przebiegu mediacji (art. 96j kpa).

Co zaś ciekawe, powołane w toku koncyliacji dowody i twierdzenia pozostają w aktach koncyliacji i wymagają powołania ich na nowo w postępowaniu, w związku z którym koncyliacja była prowadzona (art. 406 projektu pwp). Ten postulat może spowodować brak skłonności stron do wymiany daleko idących propozycji skoro druga strona na te propozycje będzie mogła powołać się w toku postępowania głównego jeżeli nie dojdzie do zawarcia ugody. To zaś może zniechęcić w ogóle strony do brania udziału w postepowaniu koncyliacyjnym. 

 

[wynagrodzenie, zwrot kosztów]

 

Zarówno koncyliator jak i mediator mają prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem koncyliacji i mediacji, chyba że wyrazili zgodę na prowadzenie postępowania bez wynagrodzenia (art. 400 ust. 1 projektu pwp oraz art. 96l kpa).

Wynagrodzenie koncyliatora i mediatora a także zwrot wydatków koncyliatora i mediatora obciążają strony w częściach równych, chyba że strony umówią się inaczej.

 

Niestety powtórzenie tych zapisów za dotychczasowych regulacji, nie sprzyja poprawie sytuacji mediatorów miesiącami oczekujących na rozliczenie stron. Ech, przydałyby się przepisy dyscyplinuje strony do zapłaty… 

 

 

Różnice pomiędzy koncyliacją w projekcie pwp a mediacją wg kpa

 

Pomimo pozornie podobnych instytucji mediacji i koncyliacji można wyróżnić kilka różnic. Poza wspominanymi wcześniej odmiennościami:

kilka innych kwestii jest kluczowych dla odróżnienia koncyliacji od mediacji.

 

[rola koncyliatora i mediatora]

 

To czym koncyliacja różni się od mediacji to w istocie rola koncyliatora i mediatora. Mediator pomaga stronom w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, ale nie decyduje o zakończeniu sporu. Natomiast koncyliator sam „po rozpatrzeniu sprawy” tworzy projekt stanowiska zawierającego propozycję rozwiązania sporu umożliwiając stronom zapoznanie się z nim i wskazanie wspólnej modyfikacji. Postulat modyfikacji należy rozumieć jako możliwość zgłoszenia poprawek czy zmian przez którąś ze stron i aprobatę drugiej strony, lub wspólne uzgodnienie przez strony projektu stworzonego przez koncyliatora. W oparciu o te modyfikacje koncyliator wydaje stanowisko zawierające propozycję rozwiązania sporu, to jest tzw. „stanowisko koncyliacyjne”. Zgodnie z projektem pwp stanowisko to jest niewiążące dla stron.

 

Przypomina to nieco narzucenie wyroku przez jednoosobowy arbitraż czy sąd. 

 

W ciągu miesiąca od doręczenia stanowiska koncyliacyjnego, strony muszą poinformować koncyliatora o zaakceptowaniu albo odrzuceniu stanowiska koncyliacyjnego. O akceptacji, odrzuceniu stanowiska koncyliacyjnego albo bezskutecznym upływie terminu na odniesienie się do stanowiska, koncyliator zawiadamia Urząd Patentowy.

Jeśli stanowisko koncylicyjne:

 

[wymogi wobec mediatora i koncylatora]

 

Bez wątpienia dla sprawnego przebiegu mediacji czy koncyliacji ważna jest sprawność mediatora. Tak w zakresie warsztatu mediacyjnego, jak i znajomość problematyki objętej sporem. Jednak w przypadku koncyliacji, ta ostania cecha jest szczególnie ważna, gdyż to koncyliator proponuje stronom warunki zakończenia konfliktu. Stąd, w uzasadnieniu projektu pwp znalazło się stwierdzenie, że szczególnie ważne są kompetencje koncyliatora, znającego specyfikę postępowania przed Urzędem Patentowym. Projekt przewiduje wymagania, które musi spełnić osoba ubiegająca się o wpis na listę koncyliatorów. Do takich wymagań należy m.in. posiadanie wykształcenia i wiedzy w zakresie własności przemysłowej.

 

[zakończenie postępowania]

 

Art. 96n kpa stanowi, że organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa. Mediacja kończy się wraz z upływem terminu wyznaczonego na mediacje.

W koncyliacji nie ma wyznaczonego terminu i w związku z tym, postępowanie główne przed organem zostanie podjęte wówczas, gdy koncyliator poinformuje Urząd Patentowy o tym, że koncyliacja okazała się zbędna albo niemożliwa (art. 407 – art. 409 projektu pwp).

 

 

Na zakończenie warto wskazać, że obie te formy ADR (mediacja i koncyliacja) funkcjonują w EUIPO, obok negocjacji wspomaganych (assisted negotiation) czy ustaleń w formie opinii ekspertów (expert determination)[6].

Wydaje się, że projektowane zmiany będą korzystne dla rozstrzygania sporów dotyczących własności przemysłowej. Niewątpliwie, gdyby koncyliacja była powszechnie stosowana, odciążyłaby Urząd Patentowy. Skuteczne koncyliacje być może spopularyzują alternatywne sposoby rozwiązywania sporów. Konflikty bowiem nie znikną (były od dawna, są i zapewne będą), ale być może strony i ich pełnomocnicy nauczą się samodzielnie rozwiązywać je. Problemem bowiem, nie jest sam konflikt, ale nieumiejętne zarządzanie nim. Aby dać sobie szanse na zarządzenie konfliktem, strony muszą być poinformowane przez pełnomocników o alternatywnych sposobach rozwiązywania sporów, o korzyściach z nich płynących. Taka postawa pełnomocników zdaje się być nie tylko pożądana z punktu widzenia interesów biznesowych stron, ale także wymagana na gruncie kodeksów etycznych wszystkich korporacji prawniczych. Aby ADR były powszechnie stosowane warto zawczasu zaopatrzyć umowy w klauzule mediacyjne. Powstaje jednak pytanie czy powinny to być także klauzule koncylicyjne 😉

 

[1] https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12359055/12874010/12874011/dokument552329.pdf
[2] J. Stewart (red.) „ Mosty zamiast murów. Podręcznik komunikacji interpersonalnej” Warszawa, PWN 2005”, str. 5
[3] Art. 47989 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1805 z późn. zm.).
[4] Ustawa z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 324).
[5] M. Wilbrandt-Gotowicz [w:] M. Jaśkowska, A. Wróbel, M. Wilbrandt-Gotowicz, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2022, art. 96(g) [dostęp: 10.05.2022]
[6] Koncyliacji nie stosuje się w WIPO (obok mediacji i ustaleń w formie opinii ekspertów.
Photo by Mateusz Wacławek on Unsplash

 

Więcej informacji dotyczących praw własności intelektualnej, o których warto wiedzieć znajdziesz na naszym blogu.

Udostępnij ten wpis innym, którzy mogą być zainteresowani wykorzystaniem własności intelektualnej, aby nasza wiedza pomogła im w optymalnym zabezpieczeniu i efektywnym zarządzaniu wartościami niematerialnymi i prawnymi: prawami autorskimi, prawami własności przemysłowej (znaki towarowe, wzory użytkowe i przemysłowe, patenty), tajemnicą przedsiębiorstwa, wizerunkiem i wielu innymi. Od lat zajmujemy się tworzeniem i negocjacjami umów, prowadzimy spory sądowe, rejestracje w urzędach patentowych. Doradzamy, prowadzimy audyty własności intelektualnej, zajmujemy się sukcesją marek rodzinnych. Pomagamy pozasądowo rozwiązywać konflikty. Powiedź o nas innym, może potrzebują tej informacji 🙂

Wpis ten zamieszczony jest jedynie w celu informacyjnym i nie może być traktowany jako porada prawna. Jeśli chcesz uzyskać pomoc prawną w Twojej sprawie, skontaktuj się z nami.

 

Najwcześniej mediacja w Polsce pojawiła się w procedurze karnej. Początkowo w bardzo ograniczonym zakresie art. 320 kpk, zgodnie z którym prokurator mógł, z inicjatywy lub za zgodą stron, skierować sprawę do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego między podejrzanym i pokrzywdzonym. Obecne przepisy regulujące mediację karną zostały wprowadzone w 2003r.

Historia polskiej mediacji

Przepisy dotyczące mediacji w sprawach cywilnych zostały dodane do kodeksu postępowania cywilnego ustawą z dnia 28 lipca 2005 r. o zmianie kodeksu postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw. Mediacja cywilna została wprowadzona obok możliwości zawarcia ugody przed sądem, a nie zamiast dotychczasowego postępowania pojednawczego.

Najpóźniej mediacja została wprowadzona do procedury administracyjnej. W 2017r w ogólnym przepisie art. 13 kpa wprowadzającym zasadę, że organy administracji publicznej w sprawach, których charakter na to pozwala, dążą do polubownego rozstrzygania kwestii spornych oraz ustalania praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania w należących do ich właściwości sprawach, w szczególności przez podejmowanie czynności skłaniających strony do zawarcia ugody, w sprawach, w których uczestniczą strony o spornych interesach a także niezbędnych do przeprowadzenia mediacji. Warunki mediacji zawarto w rozdziale 5a kpa.

Kiedy w połowie 2015 roku powstawał Raport końcowy z badania pn. „Diagnoza stanu stosowania mediacji oraz przyczyn zbyt niskiej w stosunku do oczekiwanej popularności mediacji”[1] (dalej będę używać skróconej nazwy „Raport Diagnoza”) poziom wykorzystania mediacji był bardzo niski zarówno w sądach, jak i w prokuraturach. Odsetek spraw z zakresu prawa gospodarczego kierowanych przez sądy rejonowe do mediacji w 2014 r. stanowił 0,25% wszystkich prowadzonych postępowań sądowych (sądy okręgowe – 2,1%), z zakresu prawa cywilnego – zaledwie 0,023% (w sądach okręgowych – 0,68%), a z zakresu prawa karnego – 0,16%. Również w prokuraturach poziom wykorzystania mediacji był niski – poziom przekazywania spraw do mediacji w latach 2011-2014 przez prokuratury wszystkich szczebli przekraczał nieco ponad 0,1% wszystkich prowadzonych spraw.

W tych warunkach, celem prognozowanego w Raporcie Diagnoza scenariusza krótkookresowego czyli do 2020 roku – było osiągnięcie poziomu 1,1% spraw kierowanych do mediacji w skali kraju, scenariusz średniookresowy do 2030 roku zakładał osiągnięcie poziomu 3%, zaś celem scenariusza długookresowego – po 2030 roku było osiągniecie poziom 10% spraw kierowanych do mediacji. Zdaniem autorów Raportu Diagnoza w perspektywie kolejnych lat „należy przyjąć założenie, iż sędziowie będą już posiadać doświadczenie w kierowaniu spraw do mediacji. Sprzyjać to będzie wzrostowi liczby spraw kierowanych do mediacji oraz liczby mediacji inicjowanych przez strony konfliktu bez udziału sądu. To z kolei skutkować powinno zmniejszeniem się ogólnej liczby spraw wpływających do sądów. Nawet gruntowna zmiana nastawienia sędziów wobec mediacji nie będzie jednak skuteczna bez zmian w mentalności społeczeństwa. Ponieważ jest to proces długofalowy, kluczowa będzie kontynuacja działań komunikacyjnych na dużą skalę i powtarzalnych w czasie, informujących i zachęcających strony do skorzystania z tej formy rozwiązywania konfliktów.”

Przyczyny niskiej popularności mediacji w Polsce badano z perspektywy poszczególnych uczestników procesu mediacyjnego: sędziów, prokuratorów, mediatorów, środowiska prawniczego, innych grup zawodowych, stron sporu, społeczeństwa oraz przedsiębiorców.

Autorzy Raportu Diagnoza zauważyli, że wśród różnych barier niskiej popularności wśród sędziów było „przekonanie sędziów o własnych zdolnościach koncyliacyjnych oraz utarty sposób myślenia i procedowania, co nie sprzyja przekazywaniu spraw na drogę mediacji”. Kolejna bariera to nieefektywny proces przekazywania spraw do mediacji – brak szybkiej komunikacji z mediatorem, niekompletne informacje na temat stron (np. brak numeru telefonu) dostarczane mediatorowi powodują wydłużenie czasu mediacji. Ponadto sądy nie prowadziły działań, których celem byłoby popularyzowanie wśród sędziów kierowania spraw do mediacji („stosowanie mediacji nie jest premiowane w statystykach spraw ani arkuszach oceny pracy, nie jest też uwzględniane w indywidualnym planie rozwoju zawodowego sędziego”).

Ustalono podobne bariery popularyzacji mediacji wśród prokuratorów: ugruntowany sposób myślenia prokuratorów, nieadekwatny model szkoleń, w którym nie uwzględnia się tematu mediacji i braku pewności co do tego, czy dana sprawa kwalifikuje się do mediacji. Funkcjonujący wówczas system informatyczny prokuratur również nie zachęcał do stosowania mediacji, gdyż w systemie tym sprawa, mimo skierowania do mediacji, nadal ma status „w toku”, a system nalicza czas jej trwania.

Z punktu widzenia stron będących w sporze, głównym powodem, dla którego mediacje nie dochodzą do skutku, jest brak chęci do wzięcia udziału w mediacji. Oprócz bariery braku wiedzy na temat tego, czym jest mediacja i jakie wynikają z niej korzyści, warto wskazać też na niechęć stron do samodzielnego decydowania o sposobie rozstrzygnięcia konfliktu i oczekiwanie wobec wymiaru sprawiedliwości, że podejmie za nie decyzję. Kolejna wymieniana przez respondentów bariera w punktu widzenia stron będących w sporze, to brak wystarczających narzędzi skłaniających strony do rozważenia podjęcia mediacji. Brakuje również wystarczających zachęt o charakterze ekonomicznym i podatkowym, takich jak stosowane np. we Włoszech (gdzie strony mogą skorzystać z ulgi podatkowej w sytuacji, gdy przystąpią do mediacji – 500 euro jeśli mediacja zakończy się ugodą, a 250 – jeśli nie uda się wypracować porozumienia).

Według autorów Raportu Diagnoza bariery upowszechniania mediacji dotyczące ogółu społeczeństwa i przedsiębiorców to niski poziom świadomości społecznej w zakresie mediacji, niedostateczna ilość dotychczasowych działań informacyjno-promocyjnych, rozproszone źródła informacji. Zatem zalecano długotrwałe i ciągłe prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych z wykorzystaniem narzędzi dostosowanych do poszczególnych typów odbiorców (ogół społeczeństwa; przedsiębiorcy – z rozróżnieniem na małe i większe podmioty; strony konfliktu – osoby, które już zetknęły się z wymiarem sprawiedliwości).

Brak jednolitych standardów pracy mediatora sprawia, że jakość pracy mediatorów jest zróżnicowana. Ośrodki mediacji stosują zróżnicowane standardy w zakresie kwalifikacji mediatorów, co wpływa na budowanie negatywnego wizerunku mediatora wśród sędziów, prokuratorów i prawników. Innym problemem, wskazywanym przez środowisko sędziów była niedostateczna jakość ugód mediacyjnych.

Wydaje się, że trudności wskazywane w Raporcie Diagnoza, obejmującym okres do sierpnia 2015r., tracą stopniowo na aktualności.

 

Ważnym momentem było wprowadzenie 1 stycznia 2016 r. nowych regulacji prawnych wspierających polubowne metody rozwiązywania sporów. Wprowadzone nowelą z 10.9.2015 r. zmiany w ustawodawstwie miały za zadanie zapewnić w sposób bardziej kompleksowy i efektywny implementowanie postanowienia dyrektywy unijnej w sprawie niektórych aspektów mediacji w sprawach cywilnych i handlowych do polskiego systemu prawnego. Dyrektywa ta zakłada m.in. obowiązek państw członkowskich w zakresie wspierania szkoleń mediatorów i zapewnienia wysokiej jakości usług mediacyjnych[2]

Podsumowując, zatem ewolucja regulacji skłaniających przyjęcie kierunku „do mediacji to:

Według danych z innego raportu zawierającego badania tendencji i wskaźników osiągniętych w 2019r. tj. w 9 edycji raportu przygotowanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości „Postępowanie mediacyjne w świetle danych statystycznych sądy rejonowe i okręgowe w latach 2006-2019”[3] wskaźnik mediacji, czyli odsetek spraw skierowanych do mediacji w stosunku do wszystkich spraw wpływających do sądu, w których mediacja może być zastosowana w stosunku do lat poprzednich osiągnął rekordowy wynik, to znaczy 1,3%. Jest to spowodowane między innymi tym, że w stosunku do roku 2013 liczba spraw skierowanych do mediacji wzrosła ponad dwukrotnie z 13 370 w roku 2003 do 30 828 w roku 2019. Wzrosła liczba skutecznych mediacji z 3 836 w roku 2013 do 8 204 w roku 2019, czyli także ponad dwukrotnie. Wskaźnik skuteczności mediacji, czyli odsetek skutecznych mediacji w ogólnej liczbie spraw skierowanych do mediacji w badanych latach kształtował się różnorodnie, aczkolwiek jego wartość wzrosła w 2019 roku w stosunku do roku 2018 i wynosi 26,61%. Należy podkreślić, że liczba ugód zawartych w sprawach cywilnych wzrosła niemalże pięciokrotnie. Wskaźnik ugód w sprawach cywilnych w mediacjach podjętych osiągnął najwyższy wynik w ostatnich latach i wynosi 34,57%.

Na pewno na powyższy wynik miała wpływ zmiana przepisów w zakresie mediacji wprowadzona ustawą z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw[4].

Zmiana ta ma znaczenia zarówno dla spraw własności intelektualnej jak i dla mediacji w tych sprawach.

Część zmian w założeniu ustawodawcy ma służyć odciążeniu sądów poprzez zwolnienie ich z obowiązku ustalania i wypłacania należności mediatorów. Celem zmiany było zobowiązanie stron i mediatora do rozliczeń we własnym zakresie, a udział sądu ograniczyć do przypadków wskazanych w treści art. 1835 § 2 k.p.c. Zgodnie z tym przepisem mediator pobiera wynagrodzenie bezpośrednio od stron, sąd ustala je i przyznaje mediatorowi tylko wówczas, gdy przynajmniej jedna ze stron skierowanych do mediacji przez sąd była zwolniona od kosztów sądowych w zakresie obejmującym należności mediatora, a pozostałe strony nie wypłaciły mediatorowi tych należności w całości. Równocześnie wprowadzona została nowa regulacja z art. 93a k.s.c.u., zgodnie z którą zasady związane z przyznawaniem należności świadkom, biegłym, tłumaczom i stronom określone w treści art. 92 i art. 93 ust. 1 i 2 k.s.c.u. mają odpowiednie zastosowanie do mediatora tylko w przypadku, gdy przynajmniej jedna ze stron skierowanych do mediacji przez sąd była zwolniona od kosztów sądowych w zakresie obejmującym należności mediatora, a pozostałe strony nie wypłaciły mediatorowi tych należności w całości.

Niewypłacone mediatorowi przez strony dobrowolnie wynagrodzenie (zarówno mediacji umownej, jak i mediacji sądowej) może być przedmiotem dochodzenia na drodze sądowej. Podkreśla się, że ustawodawca nie przesądził, w jaki sposób strony odpowiadają wobec mediatora za zapłatę wynagrodzenia, istnieją argumenty przemawiające za przyjęciem odpowiedzialności solidarnej stron wobec mediatora za zapłatę wynagrodzenia[5]. Uzupełnieniem rozliczeń jest nowelizacja przepisu art. 981 § 1 k.p.c., przysługujące mediatorowi wynagrodzenie i zwrot wydatków nie mogą być wyższe niż określone w przepisach rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.06.2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym. Czyli w praktyce, strona będzie mogła zapłacić mediatorowi dowolnie ustalone wynagrodzenie, ale w przypadku egzekucji od drugiej strony można domagać się w ramach zwrotu kosztów procesu jedynie wysokości nie większej niż określona w rozporządzeniu. Te regulacje powodują pogorszenie sytuacji prawnej mediatorów, ponieważ na niego został przerzucony ciężar pobrania w każdym wypadku wynagrodzenia od stron, także wówczas, gdy do mediacji strony kieruje sąd. Przeciwnik strony, która uzyska zwolnienie od kosztów sądowych będzie obawiał się konieczności poniesienia kosztów postępowania mediacyjnego za taką stronę, a dodatkowo będzie zobowiązany do uiszczenia zaliczki na poczet wynagrodzenia mediatora w trybie art. 1304 k.p.c.

Pozostałe zmiany kpc mają charakter wyłącznie porządkujący i służą poprawie spójności wewnątrzkodeksowej, nie zmieniają natomiast dotychczasowych przepisów co do istoty[6]. Zmianie uległo brzmienie art. 1838 § 2 i art. 18314 § 2 k.p.c. z pierwszego przepisu usunięto zdanie „postanowienie kierujące strony do mediacji może być wydane na posiedzeniu niejawnym” z drugiego także usunięto słowa „na posiedzeniu niejawnym” i pozostawiono „jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności; w przeciwnym przypadku sąd zatwierdza ugodę postanowieniem”. Tak jak do tej pory obydwa rodzaje postanowień sąd może wydać na posiedzeniu niejawnym, jednakże zmianie uległa podstawa prawna wydania tych postanowień. Obecnie każdego rodzaju postanowienie może zapaść na posiedzeniu niejawnym a nie jak do tej pory tylko te, co do których ustawodawca przewidywał taką możliwość.

Wydaje się, że optymistyczne dane za rok 2019, będą polepszać się w kolejnych latach.  Zwłaszcza w sprawach własności intelektualnej dzięki zmianom wprowadzonym do procedury cywilnej i stworzeniu od 1 lipca 2020 r. specjalnych sądów do rozpatrywania spraw własności intelektualnej.

Od tej daty obowiązuje bowiem postępowanie odrębne w sprawach własności intelektualnej. Zmiany te, moim zdaniem, będą mieć ogromne znaczenie praktyczne w zakresie mediacji w sprawami z zakresu

a także sprawy o:

Sprawy własności intelektualnej należą do właściwości sądów okręgowych w kilku sądach: Warszawie, Gdańsku, Lublinie, Katowicach i Poznaniu. Sąd Okręgowy w Warszawie jest wyłącznie właściwy w sprawach własności intelektualnej dotyczących:

Dodatkowo powstały dwa wydziały w sądach apelacyjnych w Poznaniu i w Warszawie.

O zmianach tych więcej na blogu kancelarii prawnej („W małym skrócie o dużych zmianach w sporach procesowych o własność intelektualną (IP)”). Zasadą jest, że w postępowaniu w sprawach własności intelektualnej obowiązuje zastępstwo stron przez adwokatów, radców prawnych lub rzeczników patentowych, gdy wartość przedmiotu sporu nie przekracza 20 000 złotych, obowiązku takiego nie ma (więcej o przymusie radcowsko-adwokacko-rzecznikowskim) Sąd może zwolnić stronę, na wniosek lub z urzędu, z obowiązkowego zastępstwa przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego, jeżeli okoliczności, w tym stopień zawiłości sprawy, nie uzasadniają obowiązkowego zastępstwa.

Mam nadzieję, że obrany kierunek „do mediacji” utrzyma się, a zwłaszcza w sprawach IP mediacje będą stosowane w każdym postępowaniu. Warunkiem skierowania sprawy do mediacji lub skutecznego przeprowadzenia postępowania pojednawczego bez względu na rodzaj sporu jest wyrażenie zgody przez wszystkich uczestników postępowania na takie rozwiązanie. Zgoda musi być jasno i stanowczo wyrażona, a nie domniemana, dlatego zgodnie z art. 183§ 2 pkt 4 k.p.c. oraz art. 183§ 2 k.p.c. brak zgody którejkolwiek ze stron postępowania na skierowanie i rozpoczęcie mediacji uniemożliwia jej rozpoczęcie. Ważna jest przy tym postawa pełnomocników i przekazanie realnej prognozy procesowej wraz z konkretnymi i pewnymi informacjami o takiej alternatywie pozasądowego rozwiązania sporu. Osiągnięta w ten sposób ugoda stanie się tytułem wykonawczym, umożliwiającym egzekucję roszczenia pomimo braku przeprowadzenia długotrwałego, kosztownego (tak w zakresie finansowym ale tez emocjonalnym) i zwykle skomplikowanego postępowania sądowego. Ugoda taka wywołuje skutki materialnoprawne w postaci ułożenia na nowo treści łączącego strony stosunku prawnego, zgodnie z wolą stron. Skutkiem „ubocznym” samego wszczęcia mediacji jest przerwanie biegu przedawnienia, a jeśli ugoda dotyczy roszczeń już przedawnionych, to jej skutkiem jest przywrócenie zaskarżalności roszczenia. Ugoda sądowa wywołuje również skutki procesowe w postaci umorzenia postępowania (zgodnie z art. 355 § 1 k.p.c.).

Photo by kevin turcios on Unsplash
[1] Badanie wykonane w ramach projektu „Propagowanie alternatywnych metod rozwiązywania sporów” w okresach od 2 miesięcy do 8 miesięcy do 19 sierpnia 2015 roku. Raport końcowy z badania pn. „Diagnoza stanu stosowania mediacji oraz przyczyn zbyt niskiej w stosunku do oczekiwanej popularności mediacji” przedstawia wyniki, wnioski i rekomendacje opracowane w ramach trzech obszarów badawczych: Obszar 1: Rozpoznanie potrzeb szkoleniowych sędziów, prokuratorów i mediatorów, Obszar 2: Określenie medialnej strategii komunikacyjnej, Obszar 3: Diagnoza stanu stosowania mediacji oraz przyczyn zbyt niskiej w stosunku do oczekiwanej popularności mediacji.  Badanie zostało zrealizowane na zlecenie Wydziału ds. Pokrzywdzonych Przestępstwem i Promocji Mediacji Departamentu Współpracy Międzynarodowej i Praw Człowieka w Ministerstwie Sprawiedliwości w ramach projektu „Propagowanie alternatywnych metod rozwiązywania sporów” wdrażanego w ramach Programu Operacyjnego „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” współfinansowanego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014
[2] Rafał Morek „Implementacja Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie niektórych aspektów mediacji” Instytut Wymiaru Sprawiedliwości Ministerstwa Sprawiedliwości, dostęp: http://iws.gov.pl/wp-content/uploads/2018/08/IWS_Morek-R._Implementacja-Dyr.Parlam.-Europ.-i-Rady-w-spr.-niekt%C3%B3rych-aspekt%C3%B3w-mediacji.pdf
[3] https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/mediacje
[4] Ustawa z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1469 z późn. zm.).
[5] M. Skibińska, Mediacja po reformie KPC, LEX/el. 2019
[6] M. Skibińska, Mediacja po reformie KPC, LEX/el. 2019.

____________

 
Więcej o tym, że w mediacji energia z konfliktu pomiędzy stronami, ze zderzenia przeciwnych racji jest  impulsem do poszukiwania nieszablonowych rozwiązań, do kreatywnego myślenia, do innowacyjnego postrzegania sporu, o moich doświadczeniach rzecznika patentowego i prawnika z 20 – letnim stażem w sprawach własności intelektualnej, o tym, że warto spróbować rozwiązać spór oszczędzając pieniądze, energię i czas, można przeczytać w innych wpisach na moim blogu o mediacjach w sprawach własności intelektualnej.
Zapraszam do lektury i do kontaktu 

„Obu stronom zależało na tym, żeby sprawa nie przedostała się do mediów, co mogłoby negatywnie odbić się na ich wizerunku. Poufność mediacji pozwoliła bez trudu zaspokoić tę potrzebę. Mediacja była prowadzona przez jednego mediatora i wystarczyły dwa spotkania, aby spór został rozwiązany”.

A historia brzmiała tak…

Długotrwały konflikt między licencjodawcą i licencjobiorcą, który dotyczył zakresu podpisanej umowy licencyjnej dotyczącej własności intelektualnej, został skierowany do mediacji. Był to międzynarodowy spór między podmiotami gospodarczymi, który obejmował kilka zagadnień. Po pierwsze, zaistniał problem interpretacji, ponieważ strony nie zgadzały się w kwestii zakresu usług objętych licencją na mocy podpisanej umowy licencyjnej. Po drugie, jedna ze stron nie doceniała drugiej i traktowała ją w lekceważący sposób. Całkowity okres od rozpoczęcia do zakończenia mediacji, włączając w to całość przygotowań do sesji mediacyjnej, trwał zaledwie około sześciu miesięcy. Koszty zostały ograniczone do wynagrodzenia mediatora oraz kosztów czasu spędzonego przez uczestników na mediacji. Fakt, iż mediator posiadał duże doświadczenie zarówno w technikach mediacji, jak i w przedmiocie sporu, w dużym stopniu przyczynił się do powodzenia tej mediacji. Po zakończeniu sporu było jasne, że mediacja stworzyła atmosferę współpracy i pomogła stronom sporu w ponownym nabraniu zaufania do siebie nawzajem. Jedną z głównych zalet mediacji było to, że spór pozostał poufny i szybko go rozwiązano. Przed mediacją konflikt trwał już kilka lat. Gdy strony spotkały się w celu uczestnictwa w mediacji, do rozwiązania problemów wystarczyły im zaledwie dwa spotkania. Ponadto z uwagi na fakt, iż stosunki biznesowe miały charakter międzynarodowy niepowodzenie mediacji doprowadziłoby do instytucjonalnego międzynarodowego rozwiązywania sporu, który byłby czasochłonny i mógłby nie doprowadzić do realizacji celów stron w taki sam sposób, jak mediacja.”

Dostawca wniósł przeciwko innej firmie pozew na ponad milion dolarów z uwagi na domniemane naruszenia pisemnych i ustnych umów oraz naruszenia własności intelektualnej. Spór był od początku niewłaściwie zarządzany, a wewnętrzne polowanie na winnego sprawiło, że proces utknął w martwym punkcie. Wysokość przedmiotu sporu oceniono początkowo na kwotę zbliżoną do miliona dolarów, jednak ostatecznie strony zawarły ugodę przewidującą zapłatę nieco powyżej pół miliona dolarów. Całość procesu prowadzącego do ugody (począwszy od pierwszych działań aż po podpisanie ugody w następstwie mediacji) trwała osiemnaście miesięcy. Mediacja pozwoliła zaoszczędzić obu stronom czas i pieniądze, ponieważ rozstrzyganie konfliktu na sali sądowej w drodze procesu zajęłoby znacznie więcej czasu i zdecydowanie zwiększyłoby poziom kosztów związanych z obsługą prawną. Przygotowania do mediacji były intensywne i szczegółowe, a gromadzenie dowodów okazało się newralgiczne, ponieważ pozwoliło mediatorowi na natychmiastowe zaangażowanie kluczowego interesariusza i włączenie tej osoby w działania na odpowiednim szczeblu. Pozwoliło to na odejście w procesie mediacji od biurokracji lub polityki oraz skoncentrowanie się na faktycznych kwestiach spornych.

Brytyjski podmiot zależny europejskiego hurtowego dostawcy gazu wszedł w spór z niemiecką spółką dostarczającą zawory i reduktory wykorzystywane w butlach zawierających sprężony gaz. W pozwie utrzymywano, że zawory były wadliwe i mogły prowadzić do katastrofalnych w skutkach zdarzeń w przypadku działania ciśnienia na butle, co stanowiło poważne zagrożenie dla osób i mienia. (…) W czasie mediacji strony i ich biegli mieli możliwość zrozumienia różnic w postrzeganiu prawdopodobnej przyczyny awarii zaworów, a dostawca gazu przedstawił podstawę kwoty roszczenia. Niemniej jednak w toku mediacji mediator ustalił podczas spotkania z niemieckim dostawcą zaworów, że ma on problemy z płynnością i jest mało prawdopodobne, aby był w stanie pokryć jednorazowo kwotę ugody na poziomie akceptowalnym dla powoda, czy też pokryć kwotę zasądzoną wyrokiem, gdyby powód wygrał sprawę w sądzie. Dzięki pracy z mediatorem strony osiągnęły kompromis zakładający szereg etapowych płatności dokonywanych na przestrzeni 5 lat, ponieważ takie warunki mógł spełnić niemiecki dostawca

To wybrane przykłady przypadków opisanych w Europejskim przewodniku CPR na temat mediacji i ADR[1]. Świetnie przygotowana pozycja wyjaśniająca kulisy procesu mediacyjnego. Zawiera odpowiedzi na wiele najczęściej zadawanych pytań. Dla mnie szczególnie pomocna jest lista kontrolna – zestawienie zagadnień jakie prawnik powinien omówić z klientem.

Aby strony będące w konflikcie miały szansę na pozasądowe zakończenie sporu, muszą usłyszeć o takiej możliwości

Gdy konflikt narasta, sprawy komplikują się, często pojawia się presja związana z nadchodzącym terminem przedawnienia roszczeń. Jeśli na tym etapie sprawa trafia do prawnika, to pierwszą jego czynnością jest sprawdzenie ile ma czasu zanim roszczenia przedawnią się. Kolejna czynność to ocena szans wygranej. Dopiero na trzecim miejscu brane są pod uwagę inne okoliczności sprawy. I to jest ten moment, w którym prawnik powinien poinformować klienta o tzw. alternatywnej metodzie rozwiazywania sporów. Alternatywie do długotrwałego i kosztownego procesu, w którym nie ma pewności jaki zapadnie wyrok.

To prawnik, jako pełnomocnik strony, w pierwszej kolejności ocenia czy dana sprawa nadaje się do mediacji, czyli: czy jest przestrzeń na ustalenia i uzgodnienie różnych wariantów zakończenia sporu. Powinien dokonać analizy sytuacji obu stron i samego sporu oraz zdefiniować najważniejsze potrzeby swojego klienta. Na tym etapie zapada decyzja czy należy złożyć pozew czy spróbować skontaktować się z drugą stroną i zaproponować jakiś rodzaj porozumienia. Zwłaszcza, że zgodnie z art. 187 kodeksu postępowania cywilnego w treści pozwu należy zamieścić informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku, gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.

Można wówczas próbować porozumieć się bezpośrednio z drugą stroną albo zaangażować mediatora. Często obecność mediatora jest potrzebna jedynie dla zainicjowania rozmowy pomiędzy spornymi stronami, potem sprawę „przejmują” profesjonalni pełnomocnicy i oni ustalają kolejne stanowiska aprobowane przez klientów. Gdy strony przed decyzją o skierowaniu sprawy na drogę sądową nie podjęły próby porozumienia się, to wytaczając powództwo klient traci część szansy na uniknięcia kosztów sądowych i sprawniejsze zakończenie sporu. Zakończenie w sposób uzgodniony przez klienta i równie pewny w zakresie egzekucji, bo przecież ugoda zawarta przed mediatorem, zatwierdzona przez sąd jest tytułem egzekucyjnym takim samym jak prawomocny wyrok.

Jeśli nie uda się przeprowadzić mediacji pozasądowej, kolejną próbą pozasądowego rozwiązania sporu może być złożenie wniosku o mediację w pozwie czy w odpowiedzi na pozew. Sądy do spraw własności intelektualnej chętnie kierują strony do mediacji, zdając sobie sprawę, iż jest to znacznie szybszy sposób rozwiązania sporów w tych sprawach.

Dlaczego zatem nie zawsze prawnicy proponują klientom podstępowanie mediacyjne?

W mojej opinii o tym decydują 3 przyczyny

  1. prawnicy sprowadzają spór do kwestii kosztów, nie dostrzegając pełnych skutków sporu dla klientów tak emocjonalnych jak i biznesowych
  2. prawnicy postrzegają siebie w charakterze „zbrojnego” ramienia klienta wynajętego do walki, gotowi bić się do ostatniej rundy
  3. prawnicy obawiają się, iż rozwiązanie sporu w drodze mediacji pozbawi ich wynagrodzenia takiego, jakie są w stanie uzyskać z tytułu prowadzenia procesu, czyli pisania pism procesowych i uczestniczenia w rozprawach.

Tymczasem we wszystkich zawodowych kodeksach etycznych, zarówno radców prawnych, adwokatów i rzeczników patentowych, podstawowe zasady dotyczą ochrony interesów klientów. Zgodnie z brzmieniem art. 8 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego „radca prawny, świadcząc klientowi pomoc prawną, postępuje lojalnie i kieruje się dobrem klienta w celu ochrony jego praw”. Jednocześnie zgodnie z art. 44 tego Kodeksu „radca prawny, na żądanie klienta, obowiązany jest informować go o przebiegu sprawy i jej wyniku, a w szczególności o skutkach podejmowanych czynności procesowych”.

Podobne regulacje zawarte są w Zbiorze Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu. Zgodnie z § 6 Zbioru „celem podejmowanych przez adwokatów czynności zawodowych jest ochrona interesów klienta”, natomiast z § 44 Zasad wynika, ż „adwokat ma obowiązek dążyć do rozstrzygnięć pozwalających zaoszczędzić klientowi kosztów oraz doradzać ugodowe zakończenie sprawy, gdy jest to uzasadnione interesem klienta”. Także rzecznik patentowy w swoim postępowaniu kieruje się interesem klienta, zgodnie z § 2 Zasad etyki zawodowej rzecznika patentowego.

Zatem od prawnika wymaga się szerszego spojrzenia na konflikt i dostrzeżenia dalej idących skutków długotrwałego sporu sądowego. Etyczne jest kierowanie się interesem klienta a to nie zawsze oznacza wygraną w procesie. Małe znaczenie ma wygrana po kilku latach np. w zakresie ustalenia naruszenia praw autorskich w ramach kampanii reklamowej, jeśli zakaz prowadzenia tej reklamy spowodował zastój w biznesie. Prowadzenie sporu sądowego w zakresie naruszenia wzoru przemysłowego nie ma znaczenia w obliczu tego, że wzór ten przestał być „modny” i klient stracił szanse na finansowy sukces. W sprawach dotyczących naruszeń osobistych praw autorskich czy twórców, obejmujących kwestię renomy bądź dóbr osobistych, najczęściej większe znaczenie ma kwestia opublikowania przeprosin czy informacji skierowanej do klientów niż faktycznie poniesione szkody finansowe.

Emocje towarzyszą z resztą każdemu konfliktowi, nawet wówczas, gdy uczestniczą w nim zawodowcy: prezesi, członkowie zarządu czy rad nadzorczych. na tych osobach ciąży ogromna presja „załatwienia” sprawy. Im wyższe kwoty pojawiają się w sporze bądź kwestie wizerunkowe firmy, tym bardziej spór oznacza „być albo nie być” w firmie dla tej osoby. Te elementy prawnik powinien wziąć pod uwagę. Tymczasem ok. 90% prawników w procesie myślenia i podejmowania decyzji, posługuje się w przeważającym stopniu analizą i racjonalnym myśleniem a nie emocjami[2]. Kwestia szerokiego spojrzenia na konflikt jest szczególnie istotna w sprawach własności intelektualnej, gdzie naruszenia w znacznej części związane są z uznaniem i określeniem nieostrych pojęć: autorstwa, wkładu twórczego, indywidualnego charakteru czy kreacji. Możliwości porozumienia w tych sprawach sprzyja podzielność praw, tak w zakresie przedmiotu jak i długości używania. Więcej o specyfice sporów IP opisałam w 10 powodach, dla których mediacja jest lepsza niż sąd w sporach dotyczących własności intelektualnej.

O tym, że rolą prawnika jest wywalczenie dla klienta najlepszej wygranej nikogo nie trzeba przekonywać.
Taki obraz kreuje literatura i kino. Zwłaszcza postacie stworzone przez Johna Grishama. Filmy pokazują prawników jako niestrudzonych – jak niezłomna Julia Roberts w roli Erin czy przystojnych prawników w drogich garniturach w „Suits”  albo mimo urokliwego szaleństwa neurotycznej Ally McBeal – prowadzących szalenie ciekawe sprawy. I tutaj może przyjść rozczarowanie. Rzeczywistość to hektogodziny spędzone na nudnym przeglądaniu dokumentów – najczęściej nie ma żadnych trzymających w napięciu odkryć tylko liczenie i sprawdzanie co nie zgadza się „w papierach”. I niepokój czy prawnik niczego nie przeoczył, czy podjął optymalną decyzję powołując taki a nie inny dowód, czy biegły będzie pomocny czy wręcz przeciwnie … W polskich sądach nie ma płomiennych przemówień kierowanych do ławy przysięgłych i spekulacji na temat wyboru członków. Jest za to loteria możliwych rozstrzygnięć przyjętych przez sąd „w świetle zgromadzonego dowodu”. Również z tego powodu prawnicy powinni oponować, gdy słyszą pełen walecznego zapału głos „puścimy ich z torbami panie mecenasie…”

Trochę ten filmowy obraz kłóci się z rzeczywistością skoro w trakcie mediacji prawnik przede wszystkim mało spektakularnie wspiera i doradza, tłumaczy klientowi skutki podjętych decyzji i wyjaśnia konsekwencje możliwych rozwiązań, często wychodząc na chwilę z klientem do sąsiedniego pokoju. Dba właśnie o interesy klienta pilnując, aby treść ugody maksymalnie je zabezpieczała. Nie ma magii powiewającej togi, atmosfery przyciszonych rozmów na korytarzach sądowych, nerwowego oczekiwania na wywołanie sprawy, sekwencji składania wniosków i zajmowania stanowisk przy zachowaniu powagi sądu.  A sprawa posuwa się naprzód.

Wynagrodzenie prawnika może być kalkulowane wg indywidulanych ustaleń bądź na podstawie stawek minimalnych określonych rozporządzeniami. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. poz. 1800 z późn. zm.) przewiduje w §  2 stawki minimalne w zależności od wartości przedmiotu sprawy i tak, w sprawach o wartości do 500 zł wynagrodzenie prawnika wynosi 90 zł i wzrasta wraz z wartością przedmiotu sprawy, aby np. w sporze wartym o kwotę od 50 000 zł do 200 000 zł – wynieść 5400 zł. W §  8 tego rozporządzenia przewidziano stawki minimalne w konkretnych prawach i tak wynoszą one odpowiednio:

Takie same stawki przewidziane są w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 265) oraz Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 kwietnia 2017 r. w sprawie opłat za czynności rzeczników patentowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1431).

Wydaje się, że świadomy korzyści osiągniętych z mediacji klient, gotów jest zapłacić takie same koszty prawnikowi dzięki, któremu podczas mediacji będzie w stanie szybciej osiągnąć podobny efekt jak w procesie. Tym bardziej, że klient poczyni oszczędności: w mediacji nie ma potrzeby uiszczania wpisów sądowych (ryzykowania, że wpis ten przypadnie przeciwnikowi gdy wygra), ponoszenia kosztów biegłych, stawiennictwa świadków czy przejazdów na rozprawy i noclegów – skuteczna jest bowiem mediacja on-line, której terminy strony same ustalają.

Informowanie klienta o możliwej mediacji i jej zaletach jest wyrazem dbałości o interes klienta wynikającej z zasad etycznych prawnika i przenikliwości biznesowej

Zatem klient powinien mieć szanse ustalić z prawnikiem reprezentującym go:

  1. Czy poza aspektami merytorycznymi sprawy istnieją zagadnienia, które powinny być brane pod uwagę i omówione?
  2. Czy istnieją kwestie techniczne wymagające konkretnej wiedzy na potrzeby mediacji, pozostające poza zakresem postępowania sądowego lub arbitrażowego?
  3. Czy istnieje sposób na uproszczenie skomplikowanych informacji poprzez użycie obrazków, tabel, wykresów lub innych narzędzi niewerbalnych?
  4. Czy osoby decyzyjne w firmie zostały zapoznane z procesem i przygotowały się do swojej (najlepiej aktywnej) roli w negocjacjach?
  5. Jakie będzie podejście do kwoty spornej? Naturalny punkt zainteresowania stron przed mediacją to często kwestie odpowiedzialności prawnej, jednak rozstrzygnięcie będzie często wymagać przynajmniej pewnych informacji na temat kwoty spornej, często zanim strony podejmą szczegółowo tę kwestię w ramach postępowania sądowego lub arbitrażowego. Należy rozważyć, czy pomocne byłoby narzędzie analizy ryzyka, takie jak analiza SWOT (mocne strony, słabe strony, szanse, zagrożenia).
  6. Czy poza sporem dotyczącym kwestii finansowej istnieją inne kwestie, które mogą być uwzględnione w ugodzie (np. przeprosiny, publiczne oświadczenie, zobowiązanie do zachowania poufności, przyszłe wspólne przedsięwzięcia/relacje)?
  7. Jakie są najlepsze i najgorsze możliwości ugodzenia sprawy?
  8. Jaka jest wartość odnośnej relacji biznesowej i czy możliwa jest dalsza współpraca?
  9. Jakie będą koszty i inne konsekwencje wynikające z nierozwiązania sporu w drodze mediacji?
  10. Czy brak ugody będzie miał konsekwencje ekonomiczne lub wizerunkowe?
  11. Jaki będzie poziom pierwszych ofert i jak będą się one odnosić do kwestii spornych?
  12. Jakie są zalety złożenia pierwszej oferty?
  13. Jakie są przewidywane kontroferty?
  14. Jaki jest zakres potencjalnych porozumień, które mogą zostać zaproponowane?
  15. Jakie są handlowe pozycje przetargowe stron?

Do tej listy dopisałabym także kwestie kosztów – przynajmniej wstępna ich estymacja, podliczenie kosztów jakie klient musi ponieść decydując się na wytoczenie powództwa versus koszty mediacji. Konieczne wydaje się też zapewnienie klienta o poufnych charakterze mediacji, poinformowanie o możliwości ustalania spotkań mediacyjnych w dowolnym momencie ustalonym z drugą stroną, o nieformalnej atmosferze sprzyjającej porozumieniu i skuteczności osiągniętej ugody. I o tym, że nieosiągnięcie porozumienia w trakcie mediacji nie zamyka drogi sądowej …

Jak zauważa K. Szczepanowska-Kozłowska (a pogląd ten zdaje się być wciąż aktualny pomimo tego, został sformułowany prawie 10 lat temu) „przyczyn rzadkiego stosowania mediacji należy upatrywać m.in. w słabej znajomości tej instytucji u większości krajowych prawników. Ważną rolę odgrywają tu przyzwyczajenia oraz niechęć wobec innowacji. Wielu prawników woli poruszać się w granicach wyznaczonych przepisami prawa formalnego i materialnego. Prowadzenie sprawy w sądzie daje komfort polegający na możliwości zrzucenia odpowiedzialności na czynniki niezależne, czy to na (niesłuszne) przepisy prawne, czy na sędziowskie pomyłki. Mediacja, za której wynik odpowiadają sami uczestnicy, podobnej wygody zaoferować nie może. Wymaga za to zindywidualizowanego podejścia, stosunkowo większej kreatywności i zaangażowania w rozwiązywaniu problemów” „Od adwokatów i radców prawnych można natomiast wymagać, by informowali strony o możliwości przeprowadzenia mediacji i dochodzenia roszczeń poza sądem oraz przedstawili zalety i wady różnych sposobów rozwiązywania sporów cywilnych. Adwokat i radca prawny powinien informować klienta o możliwości skorzystania z tańszych i szybszych od postępowania sądowego form alternatywnych, nawet jeżeli ich wykorzystanie mogłoby wpływać negatywnie na wysokość należnego mu wynagrodzenia. Na razie jednak obawa utraty korzyści finansowych oraz słaba przyswajalność nowych sposobów postępowania przez prawników wydają się istotną barierą[3].

Na koniec warto przytoczyć słowa pani mecenas Magdaleny Kupczyk-Czerniawskiej4], iż wbrew obiegowej opinii (…) przystąpienie do mediacji nie stanowi okazania słabości, ale jest dowodem na dojrzałość stron i dbałości o relacje je łączące”. Dla mnie jest kwintesencją dbałości o interes klienta wynikającej z przenikliwości prawnika-doradcy biznesowego, zaś niepoinformowanie klienta o możliwościach mediacji jest naruszeniem prawniczych zasad etycznych.

Nieprzekonanych do mediacji kolegów-prawników zachęcam do przeczytania walentynkowego wpisu ????

Photo by Hans-Jurgen Mager on Unsplash
[1] https://www.cpradr.org/resource-center/non-english-language-resources/polish/Europejski-przewodnik-CPR-na-temat-mediacji-i-ADR
[2] Tak W Gmurzyńska w „Mediacje teoria i praktyka” redakcja naukowa E Gmurzyńska, R Morek , Warszawa 2018 cytując za G.B Strong „The Lawyer’s Left Hand: Nonanalytical Thought in the Practice of Law” 1998/6 s. 761
[3] T. Ereciński, KILKA UWAG O MEDIACJI W SPRAWACH CYWILNYCH [w:] Oblicza prawa cywilnego. Księga jubileuszowa dedykowana Profesorowi Janowi Błeszyńskiemu, red. K. Szczepanowska-Kozłowska, Warszawa 2013.
[4] https://kirp.pl/radca-prawny-mediacji

____________

Więcej o tym, że w mediacji energia z konfliktu pomiędzy stronami, ze zderzenia przeciwnych racji jest  impulsem do poszukiwania nieszablonowych rozwiązań, do kreatywnego myślenia, do innowacyjnego postrzegania sporu, o moich doświadczeniach prawnika z 20 – letnim stażem w sprawach własności intelektualnej, o tym, że warto spróbować rozwiązać spór oszczędzając pieniądze, energię i czas, można przeczytać w innych wpisach na moim blogu o mediacjach w sprawach własności intelektualnej.

Zapraszam do lektury i do kontaktu!

Jak może wyglądać początek konfliktu?

Początek konfliktu bywa różny: powolny lub gwałtowny. Czasami reakcją na zaistniałą sytuację jest niedowierzanie. Najczęściej złość. Zdarza się, że także realizacji umowy towarzyszą mniejsze lub większe konflikty. Zwykle udaje się je na bieżąco rozwiązywać. Zdarzają się jednak i takie, którym towarzyszą silne emocje a narosłe nieporozumienia blokują komunikację. Z każdym miesiącem, dniem jest coraz gorzej.

Znajomy radca, prowadzący obsługę prawną dużej, rodzinnej firmy nie krył swojego oburzenia, kiedy opowiadał o tym, jak przez przypadek dowiedział się o naruszeniu umowy przez franczyzobiorcę. Nie tylko zaniżane były rzeczywiste obroty stanowiące podstawę do wyliczenia opłaty licencyjnej, ale franczyzobiorca, po sklonowaniu modelu biznesowego, zamierzał ruszyć z własną siecią franczyzową. W ciągu 5 lat współpracy, zdążył bardzo dokładnie poznać specyfikę branży franczyzodawcy, wspierany przez franczyzodawcę jak jego własny syn.

Jak eskaluje konflikt?

W typologii stworzonej przez L. R. Pondy’ego[1] wyróżnia się kilka rodzajów konfliktów:

W historii tej franczyzy, kolejno pojawiały się wszystkie rodzaje konfliktu: konflikt utajniony rozpoczął się dwa lata temu, gdy o franczyzę na obszarze Polski centralnej, zaczął ubiegać się jeden z byłych pracowników franczyzodawcy. Konflikt przybrał postać spostrzeżonego, gdy sklepy obu franczyzobiorców pojawiły się w tym samym mieście. Doszło do ostrej rywalizacji pomiędzy franczyzobiorcami, w czasie której pierwszy z nich o spadek obrotów obwiniał franczyzodawcę. Kolejne miesiące były eskalacją manifestowanego konfliktu pomiędzy franczyzobiorcami. To był czas, gdy któryś z franczyzobiorców powinien zwrócić się do franczyzodawcy z prośbą o interwencję. Tak się nie stało, zamiast poszukiwania nowych zasad funkcjonowania w ramach franczyzy, pierwszy z franczyzobiorców zaczął oszukiwać i przygotowywać własny biznes. Czuł się oszukany i nie miał skrupułów przed oszukiwaniem.

Kiedy mówimy o konflikcie?

Spośród wielu definicji konfliktu najbardziej przydatna dla sporów umownych wydaje się ta, zgodnie, z którą konflikt to sytuacja, w której co najmniej dwie niezależne od siebie osoby, spierają się o ograniczone zasoby bądź o realizację interesów, które są – lub wydają się być – niemożliwe do pogodzenia[2].

W tej historii, nieustalone zasady funkcjonowania franczyzobiorców sprawiły, że każdy z nich obawiał się o realizację swoich interesów, miał świadomość rywalizacji o „zasoby” jakim są klienci w tym samym mieście. Od tego jakie działania zostaną podjęte w chwili dostrzeżenia konfliktu, zależy to czy konflikt nasili się, złagodnieje lub zostanie rozwiązany.

6 faz konfliktu

Psycholodzy konfliktu wyróżniają kilka faz

  1. symptomy konfliktu – niezgodności celów i interesów stron, które dochodzą do wniosku, że sprzeczności pomiędzy nimi są niemożliwe do pogodzenia,
  2. postrzeganie sprzeczności – subiektywne definiowanie sprzeczności, głośne formułowanie wzajemnych oczekiwań, każdy z uczestników konfliktu próbuje odnaleźć się w nowej sytuacji interpretując i analizując swoją pozycję i pozycję drugiej strony,
  3. polaryzacja stanowisk – jest wynikiem skupienia się na własnym punkcie widzenia, jednowymiarowego, negatywnego postrzegania drugiej strony, braku chęci zrozumienia oponenta i braku dobrej woli; w tej fazie strony szukają sprzymierzeńców, zaczynają stosować groźby i presję w stosunku od siebie,
  4. izolacja – jeśli na etapie polaryzacji stanowisk dojdzie do zerwania komunikacji, to strony zaczynają koncentrować się na negatywnym obrazie przeciwnika i podejmować zdecydowane działania zmierzające do bezwzględnej walki,
  5. destrukcja – jest fazą, w której pierwotne przyczyny konfliktu nie mają już znaczenia, liczy się zniszczenie przeciwnika,
  6. zmęczenie i zniechęcenie – są efektem znużenia walką, uczestnicy konfliktu zaczynają dostrzegać, że dotychczasowa strategia przenosi straty, w tej fazie może nastąpić przełom ale może być już za późno na jakiekolwiek działania pomocnicze.

W opowiadanej przez znajomego sprawie, strony przeszły przez wszystkie fazy konfliktu. Straciły dużo czasu, pieniędzy i energii na udowodnienie sobie wzajemnie złych intencji, nieuczciwości i tego kto pierwszy utracił zaufanie. W sporze tym toczyły się dwa postępowania karne i cztery postępowania cywilne. Żadna ze stron nie jest zadowolona z uzyskanych do tej pory rozstrzygnięć. Sprawy nadal nie są zakończone.

Czego zabrakło w historii opowiadanej przez znajomego? Przede wszystkim wiedzy, że konflikty są nieuniknione i tego, że są to z jednej strony zdarzenia mogące wywołać skutki w sferze prawnej, ale z drugiej strony – to proces zachodzący pomiędzy ludźmi w wymiarze psychologicznym, któremu towarzyszą:

To nie konflikt jest źródłem przykrych odczuć, lecz sposób w jaki ludzie do konfliktu podchodzą

Jeśli jednak uznamy, że to nie konflikt jest źródłem przykrych odczuć, lecz sposób w jaki ludzie do konfliktu podchodzą to pierwsze symptomy konfliktu będą

Skoro wiadomo, że konflikty są nieuniknione to …

aby ułatwić stronom takie postrzeganie konfliktu i przygotować na konieczność ich rozwiązywania, warto wcześniej, już na etapie konstruowania umowy, przewidzieć wystąpienie sytuacji konfliktowych pomiędzy stronami.

Strony mogą na etapie ustalania treści umowy wpisać tzw. klauzulę mediacyjną na wypadek, gdyby w związku z współpracą doszło do sporu pomiędzy nimi. Klauzula ta, przy pierwszych sygnałach niezgody, posłuży jako pretekst do szukania pomocy osoby trzeciej, do zatrzymania eskalacji konfliktu.

Moje ulubiona klauzula (z oczywistych względów ;- )) brzmi tak:

Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub w związku z nią, w tym odnoszące się również do jej zawarcia, ważności lub rozwiązania, strony postanawiają skierować do Centrum Mediacji Gospodarczej przy Krajowej Radzie Radców Prawnych celem przeprowadzenia mediacji. Mediacja prowadzona będzie zgodnie z Regulaminem postępowania mediacyjnego według brzmienia z dnia wpłynięcia zgodnego wniosku do Centrum Mediacji Gospodarczej.

Koszty związane z niniejszym postępowaniem mediacyjnym, w tym wynagrodzenie mediatora i jego wydatki strony będą ponosić w częściach równych.

Powyższe nie dotyczy kosztów ponoszonych przez same strony w związku z mediacją (przejazdy, utracone wynagrodzenie, koszty obsługi prawnej oraz wszelkie inne koszty, utracone korzyści itp.), które każda strona ponosi we własnym zakresie.

W tym krótkim tekście strony zapewniają sobie szansę na szukanie pomocy bezstronnej i neutralnej osoby, która pomoże dostrzec rzeczywiste źródła konfliktu.

Jakie mogą być źródła konfliktu?

Źródeł tych może być kilka.  Ch. W. Moore[3] wyróżnił kilka przyczyn konfliktów:

– w przypadku historii opowiadanej przez znajomego konflikt dotyczył struktury funkcjonowania franczyzobiorców na tym samym obszarze

– obaj franczyzobiorcy zakładali faworyzowanie drugiej strony przez franczyzodawcę

– ta postać konfliktu była efektem ojcowskiego traktowania jednego z franczyzobiorców przez prezesa spółki franczyzodawcy

– konflikt ten przybrał na sile, gdy na jaw wyszły plany stworzenia konkurencyjnej sieci franczyzowej

– ten konflikt trwa do tej pory i czeka na rozstrzygnięcie w sądzie …

Czy klauzula mediacyjna jest potrzebna?

Tak. Gdy konflikt zaczyna eskalować, bardzo trudno jest zaproponować rozmowy. Przeciwnicy utwierdzają się w swoich racjach, dochodzi do polaryzacji stanowisk. Nawet jeśli pojawia się chęć porozmawiania i wyjaśnienia stanowisk często jest tłumiona przez “wojownicze” osoby.  Stąd, gdy w umowie jest klauzula mediacyjna, strony muszą spróbować mediacji. A to z kolei daje stronom szansę na szukanie rozwiązania i pomaga uniknąć sporu sądowego.

Pozasądowa mediacja, bez klauzuli mediacyjnej wpisanej do umowy, tez jest możliwa. Jednak dużo trudniej zaproponować ją oponentowi, gdy konflikt przejdzie do fazy postrzegania sprzeczności czy polaryzacji stanowisk, o izolacji czy destrukcji nie wspominając.

Jeśli potrzebujesz pomocy przy sformułowaniu klauzuli mediacyjnej albo wsparcia na jakimś etapie konfliktu, skontaktuj się ????

Photo by Ming Jun Tan on Unsplash
[1] Pondy L.R., Organizational conflict: The management of change and conflict, Penquin Books, London 1972, s. 17
[2] Wg Ch. W. Moore’a ta definicja zaproponowana została przez K. Bouldinga w Conflict and Defence: A General Theory, Harper & Bros 1962. Inni autorstwo tej definicji przypisują M. Deutschowi.
[3] Ch. W. Moore Effective Mediation Colorado 1989, s. 4
____________

Więcej o tym, że w mediacji energia z konfliktu pomiędzy stronami, ze zderzenia przeciwnych racji, jest  impulsem do poszukiwania nieszablonowych rozwiązań, do kreatywnego myślenia, do innowacyjnego postrzegania sporu, o moich doświadczeniach rzecznika patentowego i prawnika z 20 – letnim stażem w sprawach własności intelektualnej, o tym, że warto spróbować rozwiązać spór oszczędzając czas, pieniądze i energię, można przeczytać w innych wpisach na moim blogu o mediacjach w sprawach własności intelektualnej.

Zapraszam do lektury i do kontaktu 

Mediacja sprawdza się bardzo w konfliktach związanych z własnością intelektualną (intellectual property – IP) ze względu na specyfikę sporów IP. Spory te, jeśli nie zostaną rozwiązane pozasądowo, mogą być rozstrzygane w sądach cywilnych bądź karnych. Nawet podczas już rozpoczętego postępowania sądowego, istnieje możliwość skierowania sprawy do mediacji. Warto w każdym momencie, spróbować zaoszczędzić koszt, czas i energię, ale nie tylko.

10 powodów, dla których…

Poniżej przygotowałam subiektywną listę 10 powodów, które warto wziąć pod uwagę, gdy pojawia się konflikt dotyczący własności intelektualnej, czyli 10 powodów, dla których mediacja jest lepsza niż sąd w sporach dotyczących własności intelektualnej

  1. Mediacja pozwala na skrócenie okresu trwania sporu
  2. Mediacja zmniejsza koszty związane ze sporem
  3. Mediacja jest poufna, proces jawny
  4. Mediacja pozwala na łatwiejsze i szybsze ustalenie faktycznych przyczyn konfliktu, uzgodnienie zakresu pojęć spornych, potrzeb stron
  5. Mediacja daje szansę na łączne rozwiązanie kilku sporów w zakresie ochrony praw wyłącznych, ustalenie sposobu korzystania i dalszej współpracy stron, możliwy podział praw wyłącznych
  6. Mediacja zmniejsza ryzyko narzucenia rozstrzygnięcia niedostosowanego do sporu
  7. Mediacja daje szansę utrzymania relacji z drugą stroną
  8. Mediacja oznacza niższe emocjonalne koszty związane ze sporem
  9. Mediacja zmniejsza ryzyko blokowania procesów biznesowych bądź czas wstrzymania biznesu
  10. Zatwierdzenie ugody przez sąd kończy spór tak jak prawomocny wyrok, wypracowanie porozumienia zwiększa szanse na jego dobrowolne wykonanie

 

Mediacja pozwala na skrócenie okresu trwania sporu

 

Nie ma chyba osoby, która zakwestionowałaby ten fakt. Czas w sprawach IP wydaje się szczególnie istotny, bo bardzo często decyduje o przewadze nad konkurencją. Spór o możliwość oznaczenia produktu znakiem towarowym, gdy w toku jest kampania reklamowa promująca ten produkt, gdy ogromne kwoty zostały wpłacone do stacji telewizyjnych na emisję reklam, gdy w magazynach składowane są kolejne partie świeżo wyprodukowanych towarów – generuje po stronie posługującej się kwestionowanym znakiem ogromne koszty. Im szybciej dojdzie do porozumienia z drugą stroną, tym skuteczniej uda się uniknąć tych strat.

Według danych Ministerstwa Sprawiedliwości[1] średni czas trwania postępowania w Sądzie Unijnych Znaków Towarowych i Wzorów Wspólnotowych w I półroczu 2019 r. wyniósł 368 dni (w I kwartale 2018 i w I kwartale 2019 było to aż 421 dni).

W postępowaniu mediacyjnym najczęściej nie ma potrzeby przeprowadzania postępowania dowodowego a o datach spotkań (jeśli są potrzebne) decydują strony. To sprawia, że postępowanie mediacyjne trwa znacznie krócej niż proces – nawet w bardzo skomplikowanych sprawach.

Zwykle podczas mediacji strony odbywają 2-3 spotkania. Można więc przyjąć, iż średnio postępowanie mediacyjne kończy się w ciągu 2-3 tygodni, bardzo często stronom wystarczą 1-2 dni na porozumienie. Oczywiście w bardziej skomplikowanych sprawach wymagających wypracowania stanowisk przez każdą ze stron, mediacja może trwać kilka tygodni, podczas których strony wymieniają się propozycjami, negocjują warunki ugody. Tempo mediacji zależy tylko od stron, nie ma w tym zakresie żadnych procedur.

Zatem, o wiele krótszy czas trwania mediacji w porównaniu z postępowaniem sądowym, wynika z:

Formalności, procedura vs. brak formalności i procedur

Podczas mediacji strony same ustalają daty spotkań i czas potrzebny im na zajęcie stanowisk. Uzgadniają też miejsca spotkań – o ile spotkania są potrzebne. Często wymieniają się informacjami i propozycjami za pomocą poczty elektronicznej czy wideokonferencji, bez potrzeby podróżowania pomiędzy miejscowościami, w których przebywają. Czyli, jeśli spór dotyczy firmy z Katowic i osoby z Warszawy, mediator może skontaktować się z obiema stronami a po ustaleniu wstępnych stanowisk zaproponować spotkanie na skype. To zdecydowanie przyczynia się do szybszego zamknięcia sporu.

W postępowaniu sądowym sąd wyznacza daty posiedzeń w miarę wolnych terminów a strony muszą definiować swoje stanowiska zachowując formalizm procedury sądowej. Obowiązują bardzo ograniczone możliwości wyboru miejsca procesu sądowego (czyli miejscowości, w której znajduje się sąd, przed którym toczy się sprawa, do której uczestnicy sporu muszą przyjechać).

W sprawach IP najważniejsze są poniższe zasady wyznaczania miejscowości, w której powinien toczyć się spór:

Zatem w sprawie katowicko-warszawskiej powód bądź pozwany a także ich pełnomocnicy stracą co najmniej 5 godzin na podroż w obie strony miedzy Warszawą a Katowicami. Można przyjąć z bardzo dużym prawdopodobieństwem, że sprawa nie skończy się jednym posiedzeniem sądowym – im więcej świadków, kwestii trudnych do wyjaśnienia, tym więcej koniecznych jest przejazdów i czasu na nie poświęconego.

Nierzadko sprawa nie trafia od razu do właściwego sądu i tygodnie (jeśli nie miesiące) upływają na przekazywaniu sprawy pomiędzy sądami, aż wreszcie kilka kilogram dokumentów trafi do właściwego wydziału. Potem z tą masą papierów trzeba zapoznać się …

W mediacji obowiązuje tylko jedno kryterium wyboru miejsca: musi to być miejsce neutralne dla wszystkich stron. Czyli takie, w którym strony będą czuły się bezpiecznie (nie może to być miejsce faworyzujące jedną ze stron). Najczęściej jest to miejsce zaproponowane przez mediatora dogodne dla stron.

Czasami strony pytają mnie czy zapoznałam się z aktami sprawy, z załącznikami do pism … Oczywiście „z grubsza” tak, ale to, co jest dla stron ważne, będzie wynikało z rozmowy: pomiędzy mną a każdą ze stron a także pomiędzy samymi stronami. Często (w co trudno uwierzyć) nikt nie zagląda do dokumentów. Zwłaszcza, gdy mówię: Zanim powiecie Państwo jakie postanowienia są w umowie, poproszę abyście powiedzieli z jakimi propozycjami przyszliście na spotkanie mediacyjne, które z założenia zakłada koncyliacyjną postawę i gotowość do kompromisu.

 

Mediacja trwa tak długo, jak chcą tego strony. Jeżeli stronom zależy na szybkim wypracowaniu porozumienia mogą to zrobić już podczas pierwszej sesji mediacyjnej. Postępowanie sądowe to długi, często wieloletni okres oczekiwania na kolejne posiedzenia i uzyskanie ostatecznego orzeczenia. A w tym czasie konkurencja działa i zdobywa przewagę na rynku.

Przeprowadzenie postępowania dowodowego (opinie i zeznania świadków) vs. brak postępowania dowodowego.

Bardzo często w sprawach dotyczących własności intelektualnej z uwagi na ich specjalistyczny charakter (kwestie techniczne czy ocenne) niezbędne jest przedstawienie opinii biegłego.

Zwykle opina jest bardziej korzystna dla jednej strony, co wywołuje reakcję drugiej strony i zlecenie wykonania drugiej opinii. Jeśli druga opinia jest korzystna dla drugiej strony, to oczywiście potrzebna jest opinia trzecia, które pomoże sądowi podjąć decyzję.

Przygotowanie każdej opinii jest nie tylko bardzo kosztowne, ale też długotrwałe, czas przygotowania jednej opinii liczy się w tygodniach.

Słuchanie świadków w sądzie wymaga ustalenia terminu przesłuchania, wezwania świadka na ten termin. Po przesłuchaniu, pełnomocnicy strony przeciwnej próbują podważać okoliczności przedstawiane przez przesłuchiwanego świadka, składają nowe dokumenty zaprzeczające twierdzeniom świadka, których „złożenie stało się konieczne w świetle zeznań świadka…”, często wnoszą o przesłuchanie kolejnych, „swoich” świadków. W ten sposób lista świadków wydłuża się a wraz nią czas trwania postępowania. Nierzadko zdarzają się choroby świadków, stron i pełnomocników czy sądu. Z wyznaczeniem kolejnego terminu trzeba „wstrzelić” się w czas dogodny dla wszystkich i … w wolną salę sądową. Czasami, jedyny wolny termin jest bardzo odległy, za kilka miesięcy.

Taka rzeczywistość wynika z sformalizowanych zasad kodeksu postępowania cywilnego, ponieważ w zakresie prowadzenia postępowania dowodowego:

„Strony są obowiązane wskazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne. Sąd może dopuścić dowód niewskazany przez stronę.[6]

„Sąd ocenia wiarogodność i moc dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału[7]

Mediacja zmniejsza koszty związane ze sporem

 

„Oszczędność” kosztów ponoszonych na mediację w porównaniu z kosztami procesu sądowego w sprawach IP wynika z kilku czynników:

Koszt procesu, koszt postępowania dowodowego

Proces sądowy rozpoczyna się od wniesienia pozwu. Aby dokument pozwu pokonał drogę od biura podawczego na parterze budynku sądu do sędziego, któremu przydzielono sprawę, musi zostać opłacony. Szczegóły dotyczące kosztów sądowych są uregulowane w ustawach o kosztach. Można w uproszczeniu przyjąć, iż w cywilnych sprawach majątkowych opłata wnoszona do sądu będzie wynosić 5% wartości przedmiotu sporu. Dokładniejszej kalkulacji można dokonać przy wykorzystaniu naszego kalkulatora: https://lgl-iplaw.pl/koszty-sadowe/.

Koszty procesu to „koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony[8]” jakie poniosła strona wygrywająca. I które, co do zasady, pokrywa przegrywająca strona.

Zatem, na koszty procesu składają się opłaty wnoszone do sądu (koszty sądowe) oraz koszty ponoszone przez drugą stronę takie jak:

Strony zwykle dysponują specjalistyczną wiedzą na temat technologii czy materii, której spór dotyczy bądź rynku na jakim funkcjonują. Sąd takiej wiedzy nie ma i dlatego konieczne jest dostarczenie sądowi danych za pomocą opinii biegłych czy informacji pozyskanych od świadków.

Opinie w sprawach IP są bardzo kosztowne. Ich ceny wahają się od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Kosztu świadków zeznających w sądzie nie sposób policzyć, ponieważ trzeba byłoby z góry oszacować koszt dojazdu do sądu (często w odległej miejscowości), koszt nieobecności w pracy, koszt utraty zarobku, koszt noclegów.

Poza kosztami związanymi z opiniami, z przesłuchaniem świadków, stawiennictwem stron, na „cenę” procesu sądowego mają wpływ koszty przygotowania dokumentacji, np. notarialnego zabezpieczenia dowodów (np. materiałów publikowanych na www, zapisów sms), wyliczeń wysokości szkody z pokazaniem nakładów, kosztów poniesionych przez powoda, historycznej korespondencji stron potwierdzającej jakieś ich ustalenia.

Postępowanie mediacyjne pozasądowe (więcej na ten temat https://lgl-mediation.pl/mediacja-pozasadowa/) nie wymaga ponoszenia kosztów procesu, bo nie ma procesu, nie ma opłaty za przebieg procesu  – nie angażujemy sądu do rozwiązania problemu.

W przypadku mediacji prowadzonej w trakcie postępowania sądowego (więcej na ten temat https://lgl-mediation.pl/mediacja-sadowa/), koszt procesu może znacząco obniżyć się, ponieważ koszty procesu, w którym zawarto ugodę, znosi się wzajemnie, jeżeli strony nie postanowiły inaczej. Czyli, po prostu: każda ze stron ponosi własne koszty chyba, że w ugodzie ustaliły inny podział. W przypadku zawarcia ugody przed mediatorem przed rozpoczęciem rozprawy w postępowaniu w pierwszej instancji, zgodnie z art. 79 ust. 1 pkt 1h ustawy z dnia 28.07.2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, z urzędu zwraca się stronie całość opłaty od pisma wszczynającego postępowanie, w innych wypadkach ¾ opłaty.

Naturalnie, strony także w trakcie mediacji muszą przekonywać się wzajemnie do swoich propozycji i w tym celu konieczne jest wykazywanie swoich racji, ale brak formalizmu w dowodzeniu tych racji sprawia, że koszt jest znacznie niższy, np. zamiast aktu notarialnego zabezpieczającego treść strony www, wystarczy pokazać tę stronę podczas spotkania mediacyjnego, zamiast pisania obszernych wyjaśnień, możne je przekazać ustnie drugiej stronie. Zwłaszcza, gdy spór dotyczy rynku czy branży doskonale znanej obu stronom, które poruszają się w spornej materii lepiej niż biegli stawający przed sądem.

Mediacja jest poufna, proces jawny

 

W procesie sądowym obowiązuje zasada jawności „Rozpoznawanie spraw odbywa się jawnie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt. Treść protokołów i pism może być także udostępniana w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe (system teleinformatyczny) albo innego systemu teleinformatycznego służącego udostępnianiu tych protokołów lub pism.[9]

Przebieg rozprawy (posiedzenia sądowego) jest rejestrowany w postaci zapisu dźwięku i obrazu, i dostępny do przesłuchania po rozprawie. Obecnie[10] możliwe jest prywatne nagrywanie przebiegu rozprawy, nie jest wymagane zezwolenie sądu na utrwalanie przez strony lub uczestników postępowania przebiegu posiedzeń i innych czynności sądowych, przy których są obecni. Wystarczy uprzedzić sąd o zamiarze nagrania. Można sobie zatem wyobrazić jak bardzo nie-poufny staje się przebieg procesu, ile danych może uzyskać konkurencja kłócących się stron „siedząca” na sali rozpraw w charakterze publiczności,  i gdy „dwóch się bije tam…” konkurencja korzysta.

Można wnioskować o odbycie danego posiedzenia bez publiczności (przy drzwiach zamkniętych), gdy mogą być ujawnione okoliczności stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, a także gdy sąd podane przez stronę przyczyny uzna za uzasadnione lub jeżeli roztrząsane być mają szczegóły życia rodzinnego. W tej sytuacji, nie można prywatnie nagrywać przebiegu posiedzenia.

Sąd może także nakazać odbycie posiedzenia bez publiczności gdy publiczne rozpoznanie sprawy zagraża porządkowi publicznemu lub moralności lub jeżeli mogą być ujawnione okoliczności objęte ochroną informacji niejawnych. Jednak całość procesu jest jawna a odbycie posiedzeń bez publiczności zależy tylko i wyłącznie od decyzji sądu, nie stron.

Tymczasem postępowanie mediacyjne jest poufne[11]. Zarówno mediator, strony jak i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są zobowiązane zachować w tajemnicy fakty i informacje, o których dowiedziały się w związku z prowadzeniem mediacji. Jeśli mediacja nie zakończy się porozumieniem, to żadna ze stron nie może w toku dalszego procesu powoływać się na propozycje składane w czasie postępowania mediacyjnego.

Protokół lub sprawozdanie z mediacji zawierają jedynie informacje o tym, kto brał udział w mediacji, ile było spotkań mediacyjnych, gdzie się odbywały. Zatem, nawet w przypadku fiaska mediacji, do sądu (a tym bardziej do postronnych osób) nie dotrą informacje z jej przebiegu.

W przypadku, gdy zostanie zawarte porozumienie, dokument ugody też jest objęty poufnością. Można wnioskować o zatwierdzenie ugody przez sąd na posiedzeniu niejawnym, tzn. bez udziału stron i ich pełnomocników oraz innych uczestników postępowania i bez udziału publiczności.

Poufność mediacji jest bardzo istotna w przypadku sporu związanego z uzyskiwaniem praw własności przemysłowej. Dla powstania tego typu praw niezbędny jest wpis do odpowiedniego rejestru poprzedzony badaniem przeprowadzonym przez urząd patentowy[12]. Jedną z przesłanek udzielania praw przez urząd w przypadku wynalazków, wzorów użytkowych czy wzorów przemysłowych jest cecha nowości. Utrzymywanie pomysłu w tajemnicy przed zgłoszeniem do urzędu patentowego jest absolutnie konieczne z tego względu, że jakiekolwiek publiczne ujawnienie wynalazku przed dokonaniem zgłoszenia (dotyczy to również przypadku publikacji przez naukowca wyników własnych badań) powoduje bezpowrotną utratę cechy nowości i w konsekwencji zdolności patentowej danego rozwiązania. Ta zasada dotyczy także wzorów użytkowych czy przemysłowych.

Szereg rozwiązań jest chronionych bez uzyskiwania praw wyłącznych z urzędów patentowych ale na zasadzie know how wymagających zachowania absolutnej poufności. Podobnie przez ujawnienie pomysłu można stracić szansę na przeprowadzenie zaskakującej i dotychczas nieprzeprowadzanej kampanii czy akcji marketingowej.

Wydaje się zatem, że naturalne jest unikanie rozgłosu i upublicznienia sprawy z jakim wiąże się wniesienie sprawy do sądu. Wystarczy wyobrazić sobie, ile jest warta oryginalna kampania oparta na pomyśle, o którym huczy w sądzie zanim kampania została zrealizowana…

Mediacja pozwala na łatwiejsze i szybsze ustalenie faktycznych przyczyn konfliktu, uzgodnienie zakresu pojęć spornych, potrzeb stron

Mediację od samodzielnego rozwiązania przez strony sporu (w drodze mediacji podjętej przez strony czy ich pełnomocników) odróżnia obecność mediatora. To osoba, której rolą jest zdiagnozowanie konfliktu, dostrzeżenie przyczyn, celów, wartości i potrzeb stron.

W pismach procesowych strony prezentują fakty i dowody na ich potwierdzenie a także żądania związane z zaistniałym stanem. Tymczasem często jest to tylko „wierzchołek góry lodowej” pod, którym kryją się emocje i ludzkie historie.

W jednej z mediacji w sprawie karnej dotyczącej „innego naruszenia praw autorskich” niż „rozpowszechnienie bez podania nazwiska lub pseudonimu twórcy cudzy utwór w wersji oryginalnej albo w postaci opracowania[13], w której sankcją jest grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 1 roku, naruszycielem był młody chłopak, który do Warszawy przyjechał na studia. Utrzymywał się sam, bo matka nie była w stanie pomóc mu ledwo wiążąc koniec z końcem z niewielkiej renty. Zaczął pracę w sklepie jubilerskim, na tyłach którego była pracownia. Zaglądał tam w chwilach, gdy chciał pouczyć się w ciszy, której brakowało na stancji. Po jakimś czasie okazało się, że student biologii ma ciekawe pomysły odświeżające nieco monotonne wzory biżuterii. Właścicielka pracowni jubilerskiej, do której należał sklep, chętnie korzystała z jego podpowiedzi. Gdy zaczęła reklamować nową serię nawiązującą do owadów, otrzymała wezwanie z kancelarii reprezentującej inną pracownię jubilerską z Gdańska. Roszczenia dotyczyły kopiowania nie zarejestrowanego wzoru przemysłowego i karnych aspektów prawa autorskiego. Podobieństwo wisiorka było duże, kwestionowanie nie miało sensu. Zapłata odszkodowania żądnego przez gdańską kancelarię nie wchodziła w grę. Właścicielka warszawskiej pracowni jako winnego kopiowania wskazała studenta, który nie był jej pracownikiem. Chłopak próbował tłumaczyć, że to, co narysował nie pokrywało się z naszyjnikiem ostatecznie wyprodukowanym. Po wymianie formalnych pism, wytoczono działa, sprawa trafiła do sądu cywilnego i do prokuratury.

Kiedy rozmawiałam z Michałem (czyli „naruszycielem” – potencjalnym skazanym) miałam wrażenie, że najgorsze co może się stać to to, że matka dowie się o jego kłopotach. Schorowana i samotna wdowa, była bardzo dumna z tego, że jej synek tak dobrze sobie radzi w stolicy, o czym opowiadała sąsiadkom na wsi. Ostatecznie mediacja zakończyła się umorzeniem sprawy karnej i współpracą Michała z pracownią gdańską. Gdy odwiedza matkę, opowiada o tym, jak udaje mu się pogodzić pracę z sesją na Wydziale Biologii UW i nowo rozpoczętymi zajęciami na Wydziale Wzornictwa warszawskiej ASP. Mocno trzymam za niego kciuki, nie wyobrażam sobie jak potoczyłoby się jego życie, gdyby nie dostał szansy na zaproponowanie, że „odpracuje” to co się stało.

Mediacja skłania do obiektywizmu, precyzowania, przewartościowania, „zobaczenia” drugiej strony. Cieszę się, że trafiłam na mądrego pełnomocnika z Gdańska. Od emocji, które zawsze towarzyszą konfliktom mogliśmy przejść do rozmowy o konkretnych propozycjach.

Mediacja pozwala zmienić własny wykreowany obraz sporu, prowokuje strony do poszukiwania nowych, nieszablonowych rozwiązań; do kreatywnego myślenia i kreowania nowych wartości, wspiera strony w innowacyjnym postrzeganiu sporu. I tak powinno być skoro dotyczy spraw związanych z kreacją i innowacjami.

Jeśli tym nieszablonowym myśleniem cechuje się pełnomocnik, który ma świadomość wszystkich konsekwencji procesu i niepewności rozstrzygnięcia, to magia mediacji ma szanse pojawić się ?

Mediacja daje szansę na łączne rozwiązanie kilku sporów w zakresie ochrony praw wyłącznych, ustalenie sposobu korzystania i dalszej współpracy stron, możliwy podział praw wyłącznych

Sąd nie może wyrokować co do spraw, które nie były objęte żądaniem, ani zasądzać ponad żądanie[14]. Zatem w sytuacji, gdy np.:

ugodą można zakończyć wszystkie toczące się postępowania – zarówno sądowe jak i poza sądowe. Nawet więcej: ugodą można ustalić nowe warunki współpracy pomiędzy stronami, które z powodu konfliktu zerwały relacje biznesowe.

W sporze sądowym można dochodzić roszczeń tzn. konkretnego działania drugiej strony lub zaniechania dla którego żądania znajdujemy odpowiednią podstawę prawną. Zatem każde żądanie (każdy cel) musi wynikać z konkretnej normy prawnej.

W procesie, rozszerzenie powództwa jak i jego ograniczenie, jest możliwe tylko w wypadkach określonych przez przepisy kodeksu postępowania cywilnego[15]. Czasami, gdy pojawią się nowe okoliczności i  potrzeba rozstrzygnięcia nowych kwestii, trzeba zaczynać „od początku” nowy proces.

Podczas mediacji strony mogą poczynić wszelkie ustalenia, które mają znaczenie dla stron, nie muszą zawężać swoich ustaleń tylko do kwestii prawnych. W ugodzie mediacyjnej poza kwestiami objętymi pozwem czy głównym sporem można porozumieć się w zakresie innych kwestii. Prawa wyłączne (prawa własności intelektualnej) są bardzo „podzielne”: można umówić się co do korzystania z utworu bądź jego opracowania przez pewien okres czy na danym terytorium.

Korzystanie z utworu można rozdzielić w zakresie pól eksploatacji przyznając jednej ze stron prawo do części działań a pozostawać resztę przy drugiej stronie. Jeśli jest kilku autorsko uprawnionych można zawrzeć umowę o „podział” prawa autorskiego bądź upoważnić jedną osobę do sprawowania zarządu prawem wspólnym. Z uwagi na terytorialny charakter praw wyłącznych, w przypadku kolizji np. znaku towarowego zarejestrowanego w EUiPO i znaku krajowego, można ograniczyć korzystanie ze znaku do danego terytorium, ustalić klasy towarów i usług dla których znaki będą używane, zawrzeć umowy licencyjne określające warunki korzystania z danego prawa za zapłatą opłaty licencyjnej, można sprzedać prawo do znaku.

The sky is the limit – jak zapewne dopowiedziałaby 100 lat temu Mary Parker Follett po słynnych jej słowach „it is to be hoped that … we shall always have conflict, the kind which leads to invention, to the emergence of new values[16]

Mediacja zmniejsza ryzyko narzucenia rozstrzygnięcia niedostosowanego do sporu

Najlepiej tę kwestię oddaje dowcip powtarzany pomiędzy prawnikami, sędziami ?

„Kim jest świadek? To osoba, która wszystko widziała, na niczym się nie zna, o niczym nie decyduje”

„Kim jest biegły? To osoba, która nic nie widziała, na wszystkim się zna, o niczym nie decyduje”

„Kim jest sędzia? To osoba, która nic nie widziała, na niczym się nie zna, o wszystkim decyduje”

Sprawy IP są specyficzne i trudne, o czym najdobitniej świadczy utworzenie za kwotę 117,76 mln zł[17], specjalnych sądów do spraw własności intelektualnej https://lgl-iplaw.pl/2020/02/kolejne-zmiany-w-procedurze-cywilnej-wprowadzenie-postepowania-w-sprawach-wlasnosci-intelektualnej/ oraz obowiązkowego zastępstwa stron przez adwokatów, radców prawnych lub rzeczników patentowych w sprawach własności intelektualnej[18].

Jeśli sprawa trafia do sędziego, który nie zna specyfiki powstawania praw wyłącznych (czyli procedury i kryteriów branych pod uwagę przy decydowaniu o przyznaniu patentu, prawa ochronnego na znak czy wzór użytkowy), sędziego, który nie rozumie gdzie jest różnica pomiędzy zawłaszczeniem twórczych elementów a inspiracją bądź naśladownictwem, i tego jak łatwo można nadużyć prawa odstąpienia od umowy ze względu na „interesy twórcze” – to jest bardzo mała szansa na sprawiedliwe rozstrzygnięcie.

W mediacji strony same „biorą spór we własne ręce”. Nie zdają się na ustalenie przez osobę trzecią kto i czyje prawa naruszył, ale próbują same szukać rozwiązania zaistniałej sytuacji: https://lgl-mediation.pl/2020/01/10/rozstrzygniecie-a-rozwiazanie-problemu-czyli-o-tym-czym-jest-mediacja/.

Mediacja daje szansę utrzymania relacji z drugą stroną

 

Jeśli w przyszłości zamierzasz korzystać z produktów drugiej strony, świadczyć jej usługi, utrzymywać relacje osobiste czy biznesowe, to nie warto poprzez proces konfliktować się w większym zakresie. Proces sądowy antagonizuje strony. Zasadą procesu jest kontradyktoryjność. To oznacza, że strony toczą między sobą spór w czasie, którego przedstawiają dowody na poparcie swoich racji. Sąd wydaje wyrok przyznając rację jednej stronie, co do zasady odmawiając ochrony drugiej stronie. Zatem po zakończonym procesie sądowym strona przegrywająca jest niezadowolona i mniej skłonna do współpracy ze stroną wygrywającą.

Wdanie się w spór sądowy z kontrahentem prawdopodobnie zakończy partnerstwo biznesowe. W spór sądowy zaangażowani są nie tylko prawnicy obu stron ale także zarządy i pracownicy związani ze sporem. To powoduje, że krąg osób ponoszących skutki sporu jest szeroki.

Mediacja polega na dążeniu do porozumienia, co może mieć miejsce tylko wtedy, gdy strony będą zbliżać stanowiska. Podczas mediacji jest możliwość wyjaśnienia spornych kwestii i rzeczywistych przyczyn sporu, a dzięki temu – szansa na utrzymanie poprawnych relacji w przyszłości. Zgoda na treść ugody stwarza możliwość szybszego uzyskania odszkodowania lub naprawienia szkody, jeśli takie są ustalenia stron.

Ze względu na to, że mediacja daje możliwość stworzenia sytuacji „win – win”, są duże szanse, że obie strony będą zainteresowane kontynuowaniem współpracy.

Mediacja oznacza niższe emocjonalne koszty związane ze sporem

Emocje towarzyszce konfliktowi potęgują się podczas postępowania sądowego. Wynika to z wielu czynników.

Postępowanie sądowe to często wiele lat oczekiwania na wyrok, przygotowywania do kolejnych posiedzeń i tym samym konieczność wracania do tematu, którego dotyczy. Świadomość istnienia nie zamkniętego, długotrwałego konfliktu wyczerpuje psychicznie.

W toku procesu każda ze stron przestawia swoje dowody i argumenty co może znacząco zmienić dotychczasową pozycję drugiej strony. W procesie sąd decyduje o sposobie zakończenia sporu biorąc pod uwagę materiał dowodowy przedstawiony przez strony, będąc związanym obowiązującymi przepisami, w oparciu o fakty powszechnie znane i fakty znane sądowi „z urzędu”. Specjalistyczną wiedzę sąd pozyskuje od biegłych. Strony nie mają pewności czy ich zarzuty będą łatwe do udowodnienia sędziemu. Wyrok jest niepewny. Oczekiwaniu na wydanie wyroku towarzyszy stres.

Postępowanie może zakończyć się w sposób korzystny tylko dla jednej ze stron sporu a nawet strona „wygrywająca” spór może nie czuć się usatysfakcjonowana zapadłym wyrokiem ze względu np. na wysokość odszkodowania.

Posiedzenia sądowe, w tym obejmujące przesłuchania stron, są nagrywane i co do zasady odbywają się przy udziale publiczności. Nawet dla osób przywykłych do publicznych wystąpień, napastliwy sposób zadawania pytań przez pełnomocników, może być stresujący. Zaś świadomość możliwej pomyłki i przyczynienia się do przegrania procesu – dodatkowo obciążająca.

Co do zasady postępowanie sądowe nie służy zaspokojeniu poczucia krzywdy przez stronę postępowania, jednakże w sprawach karnych[19] oraz dotyczących naruszenia dóbr osobistych[20], sąd może orzec obowiązek przeproszenia pokrzywdzonego, złożenia przez stronę przegrywającą oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie.

Strony obowiązuje powaga sądu[21]. W związku z tym przed sądem należy zachować powściągliwość w wyrażaniu emocji i określony przez sąd porządek zajmowania stanowisk[22]

Podczas mediacji strony, na początku wspólnego spotkania, wraz z mediatorem ustalają reguły i zasady jakich będą przestrzegać podczas procesu mediacji np. zasadę godności stron i odnoszenia się do siebie z szacunkiem. Stronie naruszającej ustalone zasady mediator przypomina o nich i kontynuuje mediację, gdy zasady te są przestrzegane przez wszystkich. Mediacja daje okazję do wyrażenia emocji, daje szansę wypowiedzenia się na temat skutków zaistniałego problemu oraz oczekiwań wobec drugiej strony. Strona zawsze może zaznaczyć, że jednym z aspektów sporu na jakim jej zależy jest zaspokojenie poczucia krzywdy i złożenie oficjalnych lub tylko pomiędzy stronami przeprosin.

Mediacje są mniej sformalizowane i niepubliczne. Spotkania odbywają się w miejscu ustalonym przez strony, neutralnym. Z uwagi na poufny charakter można ograniczyć liczbę osób biorących udział w całym procesie mediacji i spotkaniach stron. Odformalizowany charakter mediacji pozwala stronom poczuć się swobodniej i pewniej, nieformalność i prywatność postępowania mediacyjnego pozwala na uniknięcie stresu związanego z występowaniem w sądzie czy w roli powoda czy pozwanego.

Mediacja polega na próbie porozumienia się stron i wypracowania uzgodnienia zadowalającego obie strony. Nie jest sformalizowana poprzez konieczność dowodzenia swoich racji, poprzez dowody z dokumentów czy z zeznań świadków. Mediacja daje możliwość stworzenia sytuacji „win – win”, w której obie strony mają szanse uzyskać to, na czym najbardziej im zależy. Warunkiem jest wynegocjowanie przez strony porozumienia.

Mediacja zmniejsza ryzyko blokowania procesów biznesowych bądź czas wstrzymania biznesu

W jednej z ostatnich spraw, sądowe wstrzymanie kampanii reklamowej w tv na okres 3 miesięcy z powodu naruszenia praw autora zdjęć wykorzystanych w kampanii zaprzepaściło tę kampanię zupełnie. W tej chwili niewielką pociechą dla firmy, która zleciła przeprowadzenie kampanii, jest żądanie odszkodowania od tego, kto doprowadził do wstrzymania kampanii.

W trakcie postępowania sądowego i przed procesem, strony mogą składać wnioski o zabezpieczenie swoich roszczeń, np. przez zakaz produkcji, dystrybucji, czy posługiwania się spornym dobrem do czasu rozstrzygnięcia sporu przez sąd. Częstą sytuacją jest składanie wniosku o wstrzymanie emisji reklamy tv czy całej kampanii, gdy składający wniosek uważa, ze doszło do naruszenia jego praw.

Poza żądaniem wstrzymania procesów biznesowych, we wniosku o zabezpieczenie praw własności przemysłowej[23] uprawniony może żądać od sprawcy udzielenia informacji o pochodzeniu i sieciach dystrybucji towarów lub usług naruszających jego prawa (przez wskazanie firm i adresów producentów, wytwórców, dystrybutorów, dostawców oraz innych poprzednich posiadaczy towarów lub świadczących usługi, które naruszają patent, prawa ochronne lub prawo z rejestracji, jak również przewidzianych odbiorców hurtowych lub prowadzących sprzedaż detaliczną tych towarów lub usług; ilości wyprodukowanych, wytworzonych, zbytych, otrzymanych lub zamówionych towarów lub usług naruszających prawa własności przemysłowej, a także cen uiszczonych za te towary lub usługi).

W sprawach związanych z prawem autorskim poza żądaniem informacji od naruszyciela można domagać się informacji od innej osoby niż naruszający udzielenia informacji, które mają znaczenie dla roszczeń (m.in. o pochodzeniu, sieciach dystrybucji, ilości i cenie towarów lub usług naruszających autorskie prawa majątkowe).

Tak znaczące udzielnie informacji wiąże się często z dostępem do tajemnicy przedsiębiorstwa, z dostępem do danych poufnych. Uzyskanie zabezpieczenia jest z jednej strony bardzo ważne dla wnioskodawcy (uprawnionego): pozwala wstrzymać naruszyciela, ustalić zakres żądań, z drugiej jednak strony mocno uderza w interesy tego komu wstrzymano proces biznesowy, kto był zobowiązany do ujawnienia poufnych danych, komu zabezpieczenie paraliżuje normalne prowadzenie przedsiębiorstwa.

Im dłużej trwa postępowanie sądowe, tym dłuższy może być okres wstrzymania. Jeżeli postępowanie sądowe trwa długo i długo utrzymuje się orzeczony przez sąd zakaz, to może generować po stronie dotkniętej zakazem straty, w dalszej perspektywie blokuje działanie przedsiębiorstwa, a także może doprowadzić do zamknięcia lub zawieszenia działalności.

Oczywiście, jeśli taka blokada działalności okaże się nieuzasadniona i w ostateczności blokujący przegra proces, nie wniesie pisma wszczynającego postępowanie najczęściej w terminie dwóch tygodni albo cofnie pozew, jak również gdy pozew zostanie zwrócony, odrzucony obowiązanemu (czyli osobie której działania zostały zablokowane a dane ujawnione w wykonaniu zabezpieczenia) przysługuje przeciwko uprawnionemu roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej wykonaniem zabezpieczenia. Wymaga to wszczęcia procesu przeciwko „blokującemu” a kolejnego długotrwałego postępowania nie zawsze zakończonego sukcesem pozwalającym na pokrycie całej szkody tak materialnej jak i wizerunkowej.

Z uwagi na to, że mediacja zmierza do porozumienia, strony co do zasady nie podejmują czynności blokujących funkcjonowanie drugiej strony. Szybko podjęte rozmowy ugodowe mogą zapobiec nie tylko blokadzie działalności ale także uchronić przed ujawnieniem danych. Nawet w sytuacji, gdy doszło do blokady, mediacja dzięki temu, że może toczyć się bardzo szybko, pozwala zminimalizować szkody narastające podczas długo utrzymującego się zabezpieczenia.

Podczas mediacji mam okazję obserwować jak strony będące w sporze z początku „okopane” na swoich pozycjach z każdą kolejną rozmową zdają sobie sprawę z tego, że tkwienie w konflikcie jest dla nich destrukcyjne. Często koszty ponoszone na wstrzymanie działań drugiej strony nie rekompensują na koniec korzyści jakie z tego wstrzymania można uzyskać.

Zatwierdzenie ugody przez sąd kończy spór tak jak prawomocny wyrok, wypracowanie porozumienia zwiększa szanse na jego dobrowolne wykonanie

W postępowaniu sądowym niekorzystne dla pozwanego czy powoda rozstrzygniecie może być kwestionowane i zaskarżane, aż do wyczerpania drogi sądowej. W Polsce zgodnie z art. 175 Konstytucji przyjęto zasadę postępowania co najmniej dwuinstancyjnego. W praktyce to oznacza, że strona niezadowolona z orzeczenia organu sądu pierwszej instancji (przed którym rozpoczęto postępowanie) może odwoływać się do sądu drugiej instancji.

Poza tym, strona przegrywająca może unikać wykonania narzuconego przez sąd rozstrzygnięcia, a egzekucja może być nieskuteczna lub bardzo czasochłonna.

Proces sądowy skierowany jest na stwierdzenie, kto naruszył normy prawa i jakie powinien ponieść tego konsekwencje. W mediacji jest miejsce na ustalenie rzeczywistych przyczyn konfliktów, uzgodnienie możliwych dla stron działań. To sprawia, że strony, które same wypracowały porozumienie, czują się także odpowiedzialne za jego wykonanie.

Dzięki pomocy mediatora każda ze stron może spojrzeć na spór z innej perspektywy. Stąd już tylko krok od „wejścia w buty” drugiej strony, do rozważenia problemu z punktu widzenia tej drugiej strony. Mediacja pozwala każdej ze stron „zachować twarz”, podjąć postanowienia obopólnie możliwe do zaakceptowania. Strony są skupione na dojściu do porozumienia i wiedzą, że aby je osiągać, muszą być gotowe do kompromisu. Jeśli ustalone rozwiązanie daje stronom „wygraną”, to wzrasta pewność wykonania osiągniętego porozumienia. Wzrasta także, na ile jest to możliwe, zaufanie stron do siebie, tym bardziej jeśli istnieją perspektywy współpracy w przyszłości. Strony w dużym stopniu stosują się do powziętych ustaleń z uwagi na to, że same uzgodniły te ustalenia.

Ugoda zawarta przed mediatorem, po zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. Po nadaniu jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym w sprawie. Oznacza to, że na podstawie takiej ugody można prowadzić postępowanie egzekucyjne[24].

Oczywiście, ugoda mediacyjna nie daje gwarancji skutecznej egzekucji. Jeśli jednak strony same ustalą warunki porozumienia, zaakceptują je i uznają, że są w stanie je wykonać, to istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że będą chciały je wykonać dobrowolnie bez przymusu egzekucji. Jest mało prawdopodobne, aby kwestionowały taki sposób rozwiązania problemu.

Pamiętam tylko jeden przypadek naruszenia ugody mediacyjnej po jej zawarciu. Doszło wówczas do nieporozumienia pomiędzy działem marketingu a osobami zawierającymi ugodę. Zbyt lakoniczne przekazanie warunków porozumienia wypracowanego podczas mediacji spowodowało, że marketing powielił naruszenie, które stało się przyczyną sporu sądowego. W materiałach reklamowych ponownie użyto porównania naruszającego wizerunek powoda. Na szczęście przewidziany w ugodzie tryb informowania o jej naruszeniu zadziałał i w porę wycofano feralną komunikację.

Photo by Joseph Stalin on Unsplash
[1] https://isws.ms.gov.pl/pl/baza-statystyczna/opracowania-jednoroczne/rok-2019/.
[2] art. 27 § 1 1 kpc.
[3] art. 30 kpc.
[4] art.  35 kpc.
[5] art. 35 (1) kpc.
[6] art.  232 kpc.
[7] art.  233 §  1 kpc.
[8] art. 98 § 1 kpc.
[9] art. 9 kpc.
[10] art. 9(1) kpc.
[11] art. 183 (4) kpc.
[12] w Polsce jest to Urząd Patentowy RP, w Europie Urząd Unii Europejskiej Ds. Własności Intelektualne (EUIPO) czy Europejski Urząd Patentowy (EPO).
[13] art. 115 ustawy o prawie autorskim.
[14] art. 321 par. 1 kpc.
[15] art. 193 oraz 203 kpc.
[16]  Follett, M.P. (1925).  Constructive conflict.  In H.C. Metcalf (Ed.), Scientific Foundations of Business Administration.  Baltimore, MD.:  Williams and Wilkins, 1926.
[17] http://orka.sejm.gov.pl/proc9.nsf/ustawy/45_u.htm.
[18] art. 87² kpc.
[19] art. 72 § 1 pkt 2 kk.
[20] zgodnie z art. 24 kc.
[21] zgodnie z art. 49 ustawy – prawo o ustroju sądów powszechnych.
[22] art. 205-205 kpc.
[23] w sporach dotyczących własności intelektualnej podstawy do złożenia takiego wniosku znajdują się w art. 286 (1) ustawy prawo własności przemysłowej oraz art. 80 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
[24] art. 18315 kpc.
Więcej o tym, że w mediacji energia z konfliktu pomiędzy stronami, ze zderzenia przeciwnych racji, jest  impulsem do poszukiwania nieszablonowych rozwiązań, do kreatywnego myślenia, do innowacyjnego postrzegania sporu, o moich doświadczeniach prawnika z 20 – letnim stażem w sprawach własności intelektualnej, o tym, że warto spróbować rozwiązać spór oszczędzając czas, pieniądze i energię, można przeczytać w innych wpisach na moim blogu o mediacjach w sprawach własności intelektualnej.
Zapraszam do lektury i do kontaktu 
Pracujemy nad wersją mobilną (telefony, tablety). 

Prosimy o przeglądanie strony na komputerach.