Mediacja w sprawach administracyjnych

Udzielone przez Urząd Patentowy RP prawa wyłączne mogą się stać przedmiotem sporu, który wymaga rozstrzygnięcia przy udziale zainteresowanych stron. Postępowanie sporne ma charakter kontradyktoryjny, czyli dotyczy co najmniej dwóch stron, które pozostają w sporze. Urząd Patentowy RP staje się w tym postępowaniu niejako „arbitrem” rozstrzygającym spór. Spory te są rozpatrywane w Urzędzie Patentowym przez kolegia orzekające.

Są to sprawy o:

• unieważnienie patentu, dodatkowego prawa ochronnego, prawa ochronnego albo prawa z rejestracji,
• unieważnienie patentu europejskiego, udzielonego w trybie określonym w Konwencji o patencie europejskim,
• unieważnienie uznania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ochrony międzynarodowego znaku towarowego,
• stwierdzenie wygaśnięcia patentu na wynalazek dotyczący materiału biologicznego lub jego użycia, w przypadku określonym w art. 90 ust. 1 pkt 4 prawa własności przemysłowej (pwp),
• stwierdzenie wygaśnięcia dodatkowego prawa ochronnego, w przypadkach określonych w art. 75⁶ 3 pwp,
• stwierdzenie wygaśnięcia prawa ochronnego na znak towarowy, w przypadkach określonych w art. 169 pwp,
• stwierdzenie wygaśnięcia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ochrony międzynarodowego znaku towarowego w przypadkach określonych w art. 169 pwp,
• unieważnienie uznania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ochrony międzynarodowego wzoru przemysłowego,
• stwierdzenie wygaśnięcia prawa z rejestracji oznaczenia geograficznego, w przypadku określonym w art. 192 ust. 1 pwp,
• stwierdzenie wygaśnięcia prawa z rejestracji topografii, w przypadkach określonych w art. 221 ust. 2 pwp,
• udzielenie licencji przymusowej na korzystanie z wynalazku, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego albo topografii,
• udzielenie licencji przymusowej na korzystanie z wynalazku, na który udzielono patentu w trybie określonym w Konwencji o patencie europejskim,
• zmianę decyzji o udzieleniu licencji przymusowej,
• stwierdzenie bezzasadności zmiany warunków korzystania z oznaczenia geograficznego, w przypadku określonym w art. 188 ust. 3 pwp,
• unieważnienie patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy albo prawa z rejestracji na skutek złożonego sprzeciwu uznanego przez uprawnionego za bezzasadny,
• wydanie decyzji odmowej przez Urząd Patentowy dotyczących udzielenia patentu, prawa ochronnego lub prawa z rejestracji

W sprawach tych możliwa jest mediacja.

W sprawach administracyjnych mediacja może być przeprowadzona, jeżeli pozwala na to charakter sprawy.

Uczestnikami mediacji mogą być:

• organ prowadzący postępowanie oraz strona lub strony tego postępowania

albo

• strony postępowania

Cel mediacji

Celem mediacji jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym przez wydanie decyzji lub zawarcie ugody.

Zainicjowanie mediacji

Mediacja może być zainicjowania z urzędu lub na wniosek strony.

Organ administracji publicznej, zawiadamia strony oraz organ (od którego stanowiska – wyrażenia opinii lub zgody albo wyrażenia stanowiska w innej formie – zależy wydanie decyzji, w przypadku gdy ten organ nie zajął stanowiska, o możliwości przeprowadzenia mediacji. Zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji zawiera pouczenie o zasadach prowadzenia mediacji oraz ponoszenia jej kosztów.

We wniosku strona może wskazać mediatora.

Zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji

W zawiadomieniu o możliwości przeprowadzenia mediacji organ administracji publicznej zwraca się do stron o:

1. wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji
2. wybranie mediatora

– w terminie czternastu dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

Jeżeli uczestnicy mediacji wyrazili zgodę na przeprowadzenie mediacji, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji. W postanowieniu o skierowaniu sprawy do mediacji wskazuje się mediatora wybranego przez uczestników mediacji, a jeżeli uczestnicy mediacji nie wybrali mediatora, wskazuje się mediatora wybranego przez organ administracji publicznej, posiadającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju.

Dobrowolność

Mediacja jest dobrowolna. Mediacji nie przeprowadza się w przypadku niewyrażenia zgody na przeprowadzenie mediacji w terminie 14 od dnia zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji.

Okres mediacji i odroczenie rozpatrzenia sprawy

Organ administracji publicznej, kierując sprawę do mediacji, odracza rozpatrzenie sprawy na okres do dwóch miesięcy. Na zgodny wniosek uczestników mediacji lub z innych ważnych powodów termin 2 miesięcy może zostać przedłużony, nie dłużej jednak niż o miesiąc. W przypadku nieosiągnięcia celów mediacji (wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym przez wydanie decyzji lub zawarcie ugody) w terminie 2 miesięcy lub przedłużonym, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o zakończeniu mediacji i załatwia sprawę.

Mediator w sprawach administracyjnych

Mediatorem może być osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych, w szczególności mediator wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego.

W przypadku gdy organ prowadzący postępowanie jest uczestnikiem mediacji, mediatorem może być wyłącznie osoba wpisana na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub mediator wpisany na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego.

Mediatorem nie może być pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w sprawie.

Bezstronność

Mediator powinien zachować bezstronność przy prowadzeniu mediacji i niezwłocznie ujawnić okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności, w tym w przypadku zaistnienia okoliczności, nakazujące wyłączenie się mediatora ze sprawy (np. udziału w sprawie w której jest stroną albo pozostaje z jedną ze stron w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki; swego małżonka oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia, osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki).  Mediator odmawia przeprowadzenia mediacji w przypadku wątpliwości co do jego bezstronności i niezwłocznie zawiadamia o tym uczestników mediacji oraz organ administracji publicznej, jeżeli nie jest on uczestnikiem mediacji.

Kontakt

Organ administracji publicznej niezwłocznie przekazuje mediatorowi dane kontaktowe uczestników mediacji oraz ich pełnomocników, w szczególności numery telefonów i adresy poczty elektronicznej, jeżeli je posiada.

Zapoznanie się z aktami

Mediator zapoznaje się z aktami sprawy i ma prawo sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, chyba że uczestnik mediacji w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji nie wyrazi zgody na zapoznanie się mediatora z aktami.

Poufność

Mediacja nie jest jawna. Mediator, uczestnicy mediacji i inne osoby biorące udział w mediacji są obowiązani zachować w tajemnicy wszelkie fakty, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że uczestnicy mediacji postanowią inaczej. Propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie mogą być wykorzystywane po jej zakończeniu, z wyjątkiem ustaleń zawartych w protokole z przebiegu mediacji.

Wynagrodzenie mediatora i koszty mediacji w sprawach administracyjnych

Mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji, chyba że wyraził zgodę na prowadzenie mediacji bez wynagrodzenia. Koszty wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji pokrywa organ administracji publicznej, a w sprawach, w których może być zawarta ugoda – strony w równych częściach, chyba że postanowią one inaczej. Koszty mediacji są pokrywane niezwłocznie po jej zakończeniu.

Protokół z mediacji w sprawach administracyjnych

Mediator sporządza protokół z przebiegu mediacji. Protokół z przebiegu mediacji zawiera:

• czas i miejsce przeprowadzenia mediacji;
• imiona i nazwiska (nazwy) oraz adresy (siedziby) uczestników mediacji;
• imię i nazwisko oraz adres mediatora;
• dokonane ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy;
• podpis mediatora oraz uczestników mediacji, a jeżeli którykolwiek z uczestników mediacji nie może podpisać protokołu, wzmiankę o przyczynie braku podpisu.

Mediator niezwłocznie przedkłada protokół z przebiegu mediacji organowi administracji publicznej w celu włączenia go do akt sprawy i doręcza odpis tego protokołu uczestnikom mediacji.

Prowadzenie mediacji

Mediator prowadzi mediację, dążąc do polubownego rozwiązania sporu, w tym przez wspieranie uczestników mediacji w formułowaniu przez nich propozycji ugodowych.

Ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa

Jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa, organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji. Do akt postępowania nie włącza się dokumentów i innych materiałów, które nie znajdują się w aktach postępowania, ujawnionych w toku mediacji przez jej uczestników, jeżeli te dokumenty i materiały nie stanowią podstawy do załatwienia sprawy zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z przebiegu mediacji.

Brak ustaleń stron co do sposobu załatwienia sprawy

Jeżeli strony nie dokonają ustaleń co do sposobu załatwienia sprawy, podlega ona rozpoznaniu przez sąd.

Mediacja w postępowaniu sądowo-administracyjnym

W postępowaniu spornym na decyzje Urzędu Patentowego rozstrzygające sprawy co do istoty i wydane po przeprowadzeniu rozprawy nie przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, lecz skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. W postepowaniu sądowo-administracyjnym mediacja jest inicjowana na wniosek skarżącego lub organu, złożony przed wyznaczeniem rozprawy. Jej celem jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz przyjęcie przez strony ustaleń co do sposobu jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa.

Postępowanie mediacyjne mimo braku wniosku stron o przeprowadzenie mediacji

Postępowanie mediacyjne może być prowadzone mimo braku wniosku stron o przeprowadzenie takiego postępowania. W tym  przypadku jeżeli strony nie dokonały zgodnego wyboru mediatora, sąd, kierując sprawę do mediacji, wyznacza mediatora posiadającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju. Po skierowaniu sprawy do mediacji przewodniczący wydziału niezwłocznie przekazuje mediatorowi dane kontaktowe stron oraz ich pełnomocników, w szczególności numery telefonów i adresy poczty elektronicznej, jeżeli je posiada.

Mediator w postępowaniu sądowo-administracyjnym

Postępowanie mediacyjne prowadzi mediator wybrany przez strony.  Mediatorem może być osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych, w szczególności mediator wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego.

Skutek ustaleń stron co do sposobu załatwienia sprawy

Na podstawie ustaleń dokonanych w postępowaniu mediacyjnym zostaje zawarta ugoda w postepowaniu administracyjnym. Ugoda administracyjna wymaga zatwierdzenia przez organ administracji publicznej, przed którym została zawarta. Zatwierdzenie bądź odmowa zatwierdzenia ugody następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie; postanowienie w tej sprawie powinno być wydane w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia ugody. Zatwierdzona ugoda wywiera takie same skutki, jak decyzja wydana w toku postępowania administracyjnego.

Akt ten może być zaskarżony poprzez wniesienie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia aktu albo wykonania lub podjęcia czynności. Skargę sąd rozpoznaje łącznie ze skargą wniesioną w sprawie na akt lub czynność, w której przeprowadzono postępowanie mediacyjne. Jeżeli skarga na akt lub czynność wydane lub podjęte na podstawie ustaleń, nie zostanie wniesiona albo skarga ta zostanie oddalona, sąd umarza postępowanie w sprawie, w której przeprowadzono postępowanie mediacyjne.

Dlaczego warto skorzystać z naszych usług?

• mamy ponad 20 lat doświadczenia w doradztwie z zakresu własności intelektualnej,
• unikasz ryzyka prowadzenia mediacji przez mediatora nieznającego się na materii sprawy oraz zawarcia ugody sprzecznej z prawem