28002
post-template-default,single,single-post,postid-28002,single-format-standard,theme-stockholm,cookies-not-set,stockholm-core-1.1,woocommerce-no-js,select-child-theme-ver-5.1.8.1573676579,select-theme-ver-5.1.8,ajax_fade,page_not_loaded,menu-animation-underline,popup-menu-fade,wpb-js-composer js-comp-ver-6.0.5,vc_responsive

e-Doręczenia, czy to koniec papierowej korespondencji?

e-Doręczenie jest równoważne z wysłaniem listu poleconego lub złożenia dokumentu w siedzibie organu, czy firmy. Usługa e-Doręczenia umożliwi otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów zarówno pomiędzy podmiotami publicznymi (np. administracją publiczną), jak i niepublicznymi (np. prywatnymi przedsiębiorcami). Warto więc poznać szczegóły tej usługi. 

e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczona przez co najmniej jednego dostawcę usług zaufania , czyli sprawdzonego dostawcę usług, wpisanego do rejestru kwalifikowanych usług zaufania. Usługa funkcjonuje w Polsce od 5 października 2021 r. Została  wprowadzona ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Usługa będzie udostępniona na dwa sposoby:

  1. za pomocą aplikacji online przeznaczonej dla adresów założonych u publicznego dostawcy usługi e-Doręczeń na stronach https://edoreczenia.gov.pl/ oraz biznes.gov.pl,
  2. za pomocą systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD), w którym publiczny dostawca usługi e-Doręczeń udostępnia interfejsy.

 

Aby móc korzystać z e-Doręczenia konieczne jest posiadanie adresu elektronicznego wpisanego do bazy adresów elektronicznych. Baza adresów elektronicznych (BAE) jest rejestrem publicznym prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Przeznaczona jest do udostępniania adresów do e-Doręczeń wszystkich dostawców działających w Polsce. W ramach BAE przetwarzane są dane, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację podmiotu będącego właścicielem danego adresu do doręczeń elektronicznych.

Co ciekawe, adresy będą mogli wyszukiwać tylko użytkownicy korzystający z usługi e-Doręczeń. W systemie prowadzona będzie także ewidencja wszystkich dostawców świadczących usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

 

kto musi posiadać adres do e-doręczeń?

Docelowo do posiadania adresu e-Doręczeń zobowiązane będą:

  1. wszystkie podmioty publiczne, w tym ograny administracji, sądy, organy ścigania, uczelnie oraz
  2. wszyscy przedsiębiorcy, tj. spółki wpisane do KRS oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą wpisane do CEIDG.

Osoby fizyczne, które nie są przedsiębiorcami nie będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń, ale będą miały możliwość korzystania z e-Doręczeń.

Adres elektroniczny będzie wykorzystywany w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Dla osób fizycznych, które nie będą korzystać z adresu elektronicznego podmiot publiczny będzie mógł skorzystać z publicznej usługi hybrydowej. W ramach usługi hybrydowej korespondencja nadana przez podmiot publiczny zostanie przekształcona w postać papierową.

 

jak założyć adres do e-Doręczeń

Adres do e-Doręczeń będzie można założyć przez:

  1. wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń,
  2. automatycznie poprzez wpis lub aktualizację danych w rejestrach państwowych CEIDG lub KRS,
  3. usługę udostępnioną przez niepublicznego dostawcę e-Doręczeń.

W dwóch pierwszych przypadkach adres zostanie założony u publicznego dostawcy e-Doręczeń. Podmioty niepubliczne mogą skorzystać z usług niepublicznego dostawcy e-Doręczeń. Wraz z adresem u publicznego dostawcy usługi zostanie założona skrzynka do e-Doręczeń oraz dostęp do aplikacji e-Doręczenia.

Osoby fizyczne (prywatne) i podmiot publiczny będą korzystać z aplikacji udostępnionej na moj.gov.pl, a przedsiębiorcy – z aplikacji na biznes.gov.pl.

 

Ważne: Jeżeli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG ale będziesz chciał posiadać również adres jako osoba fizyczna nie-przedsiębiorca konieczne będzie uzyskanie dwóch adresów do e-doręczeń.

Składając wniosek warto skorzystać z linku https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen, który po wskazaniu dla jakiego rodzaju podmiotu będzie zakładany adres przekieruje użytkownika do odpowiedniego serwisu.

 

co wskazać we wniosku o e-Doręczenia?

Jeśli wniosek składany jest w imieniu własnym należy wskazać:

  • dane kontaktowe – adres e-mail i adres do korespondencji. Pozostałe dane pojawią się automatycznie po zalogowaniu profilem zaufanym;
  • jeśli administratorem skrzynki będzie ktoś inny, podaj dane tej osoby: imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail.

 

Jeśli wniosek składany jest jako reprezentant (np. spółki) lub pełnomocnik należy wskazać:

  • dane osoby reprezentowanej (imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail i adres do korespondencji),
  • dokumenty potwierdzające reprezentację lub pełnomocnictwo w formie elektronicznej, podpisane podpisem elektronicznym (chyba, że te informacje są dostępne w KRS),
  • potwierdzenie opłaty za pełnomocnictwo,
  • jeśli administratorem skrzynki będzie ktoś inny niż osoba reprezentowana należy podać dane administratora skrzynki: imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail.

 

Ważne: Po utworzeniu adresu i skrzynki odbiorczej otrzymasz wiadomość z informacją, jak aktywować adres.

 

jak aktywować skrzynki do e-Doręczeń?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą

  1. należy zalogować się na Konto Przedsiębiorcy i wybrać zakładkę e-Doręczenia
  2. następnie należy wskazać skrzynkę, którą chcesz aktywować i kliknąć „Przejdź do aktywacji’
  3. w kolejnym kroku konieczne jest podanie adresu e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia z systemu e-doręczeń
  4. ostatni krok to zapoznanie się z regulaminem polityką prywatności oraz aktywowanie skrzynki.

 

Jeśli nie jesteś przedsiębiorcą, czyli pozostałe osoby fizyczne – prywatne (w ustawie określane jako osoby niepubliczne)

  1. należy wejść na stronę skrzynki na swoim koncie Mój Gov i zalogować się profilem zaufanym lub e-dowodem​​​​​​
  2. po zalogowaniu, menu bocznym dostępne będą „Moje skrzynki” i opcja „Aktywuj skrzynkę”
  3. następnie należy podać adres e-mail, na który będą wysyłane powiadomienia.
  4. ostatni krok to zapoznanie się z regulaminem polityką prywatności oraz aktywowanie skrzynki.

 

Ważne: Gdy skrzynka będzie aktywna, zostanie przesłana wiadomość e-mail z powiadomieniem. Wtedy można rozpocząć korzystanie ze skrzynki.

 

jakie koszty ponosi się za e-Doręczenia?

Koszty przy korzystaniu z dostawcy publicznego kształtują się w następujący sposób:

  1. jeżeli podmiot niepubliczny otrzyma korespondencję od podmiotu publicznego, koszty przesyłki ponosi nadawca, czyli urząd – wysokość opłaty reguluje cennik publicznego dostawcy usługi, zatwierdzany przez UKE
  2. jeśli to podmiot niepubliczny (osoba fizyczna, przedsiębiorca) wysyła korespondencję do podmiotu publicznego, jest on zwolniony z opłaty, a publiczny dostawca usługi otrzymuje z tego tytułu dotację przedmiotową
  3. korespondencja między podmiotami publicznymi jest bezpłatna.

 

Ważne: Koszty przy korzystaniu z dostawy prywatnego należy ustalić u danego dostawcy.

 

jakie są skutki prawne posiadania adresu do e-doręczeń

Posiadanie adresu do e-Doręczeń i aktywnej skrzynki łączy się z szeregiem skutków prawnych:

  • jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres – oznacza to, że od momentu aktywacji organy publiczne, które zgodnie z harmonogramem przedstawionym poniżej będą już korzystać z elektronicznych doręczeń będą przesyłać do Ciebie korespondencję z wykorzystaniem e-doręczeń a nie poczty tradycyjnej
  • momentem żądania doręczeń w formie elektronicznej jest wpis Twojego adresu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE)
  • pamiętaj, że wpis do BAE nie wyłącza możliwości kierowania przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego pism w postaci papierowej (chyba, że zastrzega to przepis szczególny) – czyli możesz złożyć pismo do organu za pośrednictwem poczty tradycyjnej
  • wpis do BAE nie jest potwierdzany żadnym aktem administracyjny, np. decyzją
  • istnieje domniemanie, że dane wpisane do BAE są prawdziwe
  • aktualizacja danych wpisanych do BAE odbywa się na wniosek lub automatycznie – automatyczna aktualizacja dotyczy przedsiębiorców, którzy zaktualizują swoje dane w KRS albo CEIDG
  • wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE dokonywany jest:
      • na okres 3 lat – w  stosunku do osób fizycznych,
      • bezterminowo – w przypadku pozostałych podmiotów

 

Ważne: Jeżeli jesteś osobą fizyczną pamiętaj o obowiązku przedłużenia wpisu na okres kolejnych 3 lat. Jeżeli nie dokonasz przedłużenia wpisu adresu do doręczeń elektronicznych do BAE, Twój adres zostanie z urzędu wykreślony z BAE, a organy będą kierować do Ciebie wszelką korespondencję w formie papierowej.

 

jakie są terminy?

Poniżej przedstawione zostały harmonogramy wskazujące od jakiego momentu dane podmioty będą zobowiązane do posiadania adresu elektronicznego i korzystania z e-Doręczeń

Harmonogram dla podmiotów niepublicznych (przedsiębiorcy):

  • od 5 lipca 2022 r. – nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS.
  • od 1 października 2022 r. – przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 5 lipca 2022 r.
  • od 31 stycznia 2023 r. – nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w CEIDG.
  • od 30 września 2025 r. –  przedsiębiorcy zmieniający wpis w CEIDG.
  • od 1 października 2026 r. – wszyscy przedsiębiorcy w CEIDG.

 

Harmonogram dla podmiotów publicznych:

  • od 5 lipca 2022 r
    • organy administracji rządowej, NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
    • jednostki budżetowe obsługujące te organy
    • zawody zaufania publicznego
      • adwokat (posiadający aktualny wpis w rejestrze Naczelnej Rady Adwokackiej),
      • radca prawny (posiadający aktualny wpis w rejestrze Krajowej Izby Radców Prawnych),
      • doradca podatkowy (posiadający aktualny wpis w Krajowej Izbie Doradców Podatkowych),
      • doradca restrukturyzacyjny (posiadający aktualny wpis w rejestrze prowadzonym przez Ministra Sprawiedliwości),
      • rzecznik patentowy (posiadający aktualny wpis w rejestrze Urzędu Patentowego RP),
      • notariusz (posiadający aktualny wpis w rejestrze Izby Notarialnej)
  • od 1 stycznia 2023 r. – uczelnie wyższe, PAN
  • od 1 stycznia 2024 r. – jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
  • od 1 stycznia 2025 r. – niewymienione wcześniej podmioty publiczne
  • od 1 października 2029 r. – sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna

 

Wprowadzenie e-Doręczeń zostało uzasadnione jako posiadające szczególnie pozytywny wpływ na działalność mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców. Dzięki planowanym zmianom w przepisach prawa mających na celu szerokie dopuszczanie do stosowania doręczeń elektronicznych w wymianie danych z podmiotami publicznymi prowadzenie działalności zostanie ułatwione.[1]. Niewątpliwie e-doręczenia znacząca mogą ułatwić funkcjonowanie nie tylko przedsiębiorcom ale pełnomocnikom, czy obywatelom załatwiającym prywatne sprawy w urzędzie. Możliwość komunikacji w formie elektronicznej zdecydowanie przyspieszy prowadzone postępowań i załatwianie wszelkich spraw, w tym także prowadzenie oficjalnej korespondencji pomiędzy przedsiębiorcami. Jednakże ważne jest, aby system do obsługi e-Doręczeń był odpowiednio przygotowany i nie utrudniał komunikacji za jego pośrednictwem. Mamy również nadzieję, że w raz z pełną cyfryzacją doczekamy się również integracji obecnie mocno rozproszonych systemów, tak, aby te rozwiązania stanowiły rzeczywiste ułatwienie w codziennym funkcjonowaniu.·

 

Photo by Tamara Gak on Unsplash
[1] Uzasadnienie projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych, druk nr 239 Sejmu IX kadencji.

 

Więcej informacji dotyczących praw własności intelektualnej, o których warto wiedzieć znajdziesz na naszym blogu.

Udostępnij ten wpis innym, którzy mogą być zainteresowani wykorzystaniem własności intelektualnej, aby nasza wiedza pomogła im w optymalnym zabezpieczeniu i efektywnym zarządzaniu wartościami niematerialnymi i prawnymi: prawami autorskimi, prawami własności przemysłowej (znaki towarowe, wzory użytkowe i przemysłowe, patenty), tajemnicą przedsiębiorstwa, wizerunkiem i wielu innymi. Od lat zajmujemy się tworzeniem i negocjacjami umów, prowadzimy spory sądowe, rejestracje w urzędach patentowych. Doradzamy, prowadzimy audyty własności intelektualnej, zajmujemy się sukcesją marek rodzinnych. Pomagamy pozasądowo rozwiązywać konflikty. Powiedź o nas innym, może potrzebują tej informacji 🙂

Wpis ten zamieszczony jest jedynie w celu informacyjnym i nie może być traktowany jako porada prawna. Jeśli chcesz uzyskać pomoc prawną w Twojej sprawie, skontaktuj się z nami.

Bądźmy w kontakcie

Podaj nam swoje imię i adres mailowy, jeśli chcesz otrzymywać wiadomości na temat nowych publikacji na naszych blogach o praktycznych aspektach własności intelektualnej (IP), ciekawych wydarzeniach, nowych usługach, wzorach, e-bookach czy narzędziach do zarządzania IP, warsztatach, szkoleniach i spotkaniach tematycznych.

Wyrażam zgodę na przesyłanie mi informacji handlowych na podany przeze mnie adres, przez Lewandowski Gradek Lewandowska sp.p. radców prawnych z siedzibą w Warszawie, ul. Mokotowska 41/2B NIP: 7010438256

Pod linkiem https://lgl-iplaw.pl/polityka-prywatnosci/ znajdziesz informacje na temat przetwarzania danych osobowych.

Anna Dębska

anna.debska@lgl-iplaw.pl

rzecznik patentowy Polskiej Izby Rzeczników Patentowych; absolwentka stacjonarnego prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego