24429
post-template-default,single,single-post,postid-24429,single-format-standard,theme-stockholm,cookies-not-set,stockholm-core-1.1,woocommerce-no-js,select-child-theme-ver-5.1.8.1573676579,select-theme-ver-5.1.8,ajax_fade,page_not_loaded,menu-animation-underline,popup-menu-fade,wpb-js-composer js-comp-ver-6.0.5,vc_responsive

prawny audyt własności intelektualnej cz. 1 – czym jest audyt IP: identyfikacja i ocena aktywów, przewidywanie i zarządzanie ryzykiem portfolio IP

Dlaczego wykonujemy okresowe przeglądy samochodów czy badania kontrolne organizmu? Wykonujemy je po to, aby w porę zidentyfikować zagrożenia, usunąć usterki, naprawić większe problemy a przede wszystkim zapobiegać niesprawności czy chorobom. Co stałoby się, gdybyśmy takich przeglądów nie wykonywali?

Gdybyśmy nie sprawdzali układu hamulcowego (wraz z ewentualną wymianą klocków i tarcz hamulcowych), elementów układu kierowniczego i wydechowego czy zawieszenia i ciśnienia w oponach, nie wymieniali filtru powietrza, płynu chłodniczego i płynu hamulcowego a czasami rozrządu? Prawdopodobnie przez jakiś czas samochód nie sprawiałby kłopotów, ale awaria czy wypadek byłyby tylko kwestią czasu.

Podobnie z badaniami organizmu: wynik morfologii krwi może sygnalizować problemy z odpornością lub toczące się infekcje, a nawet problemy onkologiczne. CRP wskazuje toczący się stan zapalny, wzrost stężenia kreatyniny we krwi sygnalizuje niewydolność nerek, oznaczenie glukozy jest podstawowym badaniem w kierunku cukrzycy, która leczona nie jest chorobą śmiertelną, ale nie zdiagnozowana może prowadzić do uszkodzenia ścian naczyń a w ich rezultacie nawet do śmierci.

Procesy w firmie można porównać do zależności zachodzących pomiędzy poszczególnymi częściami samochodu czy organami w ciele człowieka.

 

Niewątpliwie własność intelektualna (IP – Intellectual Property) jest sercem każdej firmy czy jej silnikiem.

Obecnie, w czasach określanych jako “gospodarka oparta na wiedzy i technologii”, własność intelektualna jest jednym z głównych czynników pozwalających firmom budować pozycję rynkową: stworzyć przewagę konkurencyjną, decydować o sukcesie rynkowym, uzyskać istotne korzyści podatkowe. Z jednej strony, prawa własności intelektualnej, będące niematerialnymi składnikami majątku, mogą być przedmiotem amortyzacji obniżając zyski podlegające opodatkowaniu, z drugiej strony, licencjonowanie ich może być źródłem przychodów, a także stanowić instrument generowania kosztów. Przykładów jest wiele:

  • dzięki znakom towarowym (możesz więcej przeczytać m.in. tutaj i tutaj)  i wzorom przemysłowym (o wzorach piszemy tu) czy oznaczeniom geograficznym (kilka przykładów tutaj), produkty i usługi danej firmy są rozpoznawane i odróżniają się na rynku, budowana jest renoma firmy –  złe zarządzanie tymi prawami lub brak odpowiednich rejestracji w urzędach patentowych powoduje w dłuższej perspektywie utratę wyróżnienia się firmy na rynku i naraża ją na ułatwione podrabianie produktów
  • know-how (więcej na ten temat tutaj), pomysły możliwe do komercjalizacji, nowe technologie (np. o deepfake piszemy tu) sprawiają, że firma ma szanse wyprzedzić konkurentów na danym rynku – utrata poufności tych danych powoduje, że konkurencja ma nie tylko ułatwione wejście na dany rynek i przejęcie klienteli, ale tez dużo tańsze skoro nie musi ponosić nakładów na ich pozyskiwanie i opracowanie
  • posiadanie patentu (jeśli chcesz wiedzieć więcej zajrzyj tu) gwarantuje uprawnionemu do patentu wyłączność na danym rynku i wykluczenie “patentowalności”  takiego rozwiązania na innych rynkach, o możliwości czerpania dochodów z licencjonowania patentu nie wspominając
  • bazy klientów i inne tajemnice przedsiębiorstwa stanowią dodatkowe aktywo pozwalające na budowanie trwałej pozycji na tym rynku i tez wymagają przyjęcia odpowiednich procedur wewnątrz firmy
  • prawa autorskie do utworów stworzonych w ramach firmy (o prawach autorskich piszemy m.in tutaj i tutaj) mogą być źródłem dochodów (jeśli mowy licencyjne są dobrze zawarte), a nabywane od innych (pod warunkiem prawidłowego ich nabycia) dają szanse na optymalizację podatkową i możliwość korzystania z ulg (np. IP Box dająca możliwość skorzystania z preferencyjnej 5% stawki podatku od dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej).

 

Mieć pomysł – produkt – strategię 

Wartości niematerialne, takie jak zasoby ludzkie, wiedza i właśnie własność intelektualna, stanowią znaczną część bogactwa firmy. Często nawet większą niż wartość środków trwałych, takich jak maszyny, pojazdy, nieruchomości. Topowe marki (Apple, Google, Microsoft, CocaCola) zbudowały swoją pozycję rynkową w oparciu o technologie czy receptury, które nie są bezpośrednio dostępne dla klientów końcowych (jako klienci korzystamy z produktów tych firm, a nie technologii czy receptur ich produkcji), ale faktycznie stanowią główny element sukcesu gigantów. Firmy te, swoją wartość zbudowały w oparciu o komercjalizację pomysłu i konsekwentną strategię w zakresie ochrony i zarządzania własnością intelektualną stworzoną na bazie tego pomysłu, czyli strategię IP. W dużym uproszczeniu strategię tę można podzielić na:

1. uzyskiwanie praw własności intelektualnej na skutek zgłoszenia lub rejestracji bądź nabycia – pojedynczy produkt lub usługa mogą być chronione różnymi prawami IP:

  • przyznawania praw wyłącznych własności przemysłowej wymaga przeprowadzenia procedury przed urzędem patentowym, inne jak prawa autorskie czy prawa producenta bazy danych powstają z chwilą wystąpienia określonych w ustawach zdarzeń,
  • nabywanie praw wymaga przeniesienia prawa do stworzonego dobra intelektualnego z jednego uprawnionego na drugiego czy

2. optymalne wykorzystywanie praw własności intelektualnej – przedmioty praw IP mogą być wykorzystywane w rozmaity sposób,

  • poprzez zawieranie umów licencyjnych, sprzedaż, podejmowanie działań typu joint venture obejmujących dane dobro intelektualne,
  • mogą tez służyć optymalizacji podatkowej
  • korzystanie z dobra intelektualnego zgodnie z treścią prawa jakie uprawnionemu przysługuje (używanie oznaczenia w obrocie, wdrożenia do produkcji wynalazku na które uprawniony posiada prawo)

3. monitorowanie własności intelektualnej – oznacza systematyczne sprawdzanie i aktualizowanie wiedzy i baz danych

  • dot. własnych patentów, wzorów czy znaków towarowych (co najmniej wnoszenie opłat związanych z przedłużaniem rejestracji praw wyłącznych, zapobieganie rozmyciu znaku towarowego), ale także
  • praw posiadanych przez konkurencję działającą na tym samym rynku
  • weryfikowanie wiedzy o produktach i technologiach konkurencji

4. egzekwowania naruszeń własności intelektualnej – daje szansę na utrzymanie posiadanych praw i przerwanie naruszeń,

 

Te właśnie procesy (uzyskiwanie praw własności intelektualnej i ich optymalne wykorzystywanie, monitorowanie i egzekwowania naruszeń własności intelektualnej) powinny być systematycznie weryfikowane i poprawiane, czyli poddawane okresowym badaniom. Założeniem każdego badania kontrolnego jest ustalenie zagrożeń, braków i ryzyk jakie z nimi są związane. Jeśli nie znamy się na motoryzacji, to bez przeglądu w warsztacie samochodowym, nie dowiemy się czy grozi nam awaria na środku autostrady. Bez wykształcenia medycznego, raczej nie będziemy w stanie ocenić na jakim etapie jest choroba i czy są szanse na jej wyleczenie. Podobnie, w przypadku firmy tworzonej w oparciu o wartości niematerialne, kluczowa jest świadomość zasobów intelektualnych przedsiębiorstwa i procesów, które ich dotyczą. Dlatego, tak istotne dla firm, jest cykliczne przeprowadzanie audytu własności intelektualnej.

 

Audyt IP jest systematycznym przeglądem aktywów własności intelektualnej posiadanych, wykorzystywanych lub nabytych przez przedsiębiorstwo.

Przegląd ten służy dwóm głównym celom:

  1. identyfikacji i ocenie aktywów własności intelektualnej – to ustalenie jakie i gdzie znajdują się aktywa oraz wyjaśnienie kwestii własnościowych, czyli tego czy firma poprawnie i skutecznie nabyła prawa od twórców
  2. przewidywaniu i zarządzaniu ryzykiem powiązanym z portfelem własności intelektualnej przedsiębiorstwa, skutecznym zabezpieczaniu praw własności intelektualnej, a także unikaniu długotrwałego i kosztownego postępowania sądowego, zapobiegając .

Co bardzo istotne, a pomijane w większości polskich firm, audyt pomaga również w organizacji kultury w firmie zorientowanej na własność intelektualną: stymulowanie innowacyjności i kreatywności wśród pracowników, szybkie reagowanie na wartościowe pomysły, współpracę poszczególnych działów firmy nad innowacjami. Najbardziej znaną na świecie z takiego podejścia jest Simens, którego pracownicy generują średnio 400 pomysłów dziennie (!) a to przekłada się na wygenerowanie 300 mln euro rocznie.

 

W wyniku przeprowadzenia audytu możemy zyskać wiele istotnych informacji na temat aktywów własności intelektualnej posiadanych, wykorzystywanych lub nabytych przez przedsiębiorstwo.

Dzięki zaangażowaniu niezależnego audytora-eksperta od własności intelektualnej, firma ma  możliwość uzyskania bezstronnej opinii odnośnie stanu faktycznego audytowanych procesów w zakresie IP. Audyt ma jednocześnie za zadanie potwierdzić zgodność działalności firmy z przepisami prawnymi czy wewnętrznymi procedurami – sprawdzając, czy zarząd i pracownicy przestrzegają norm i ustaleń, np. zachowują poufność tak kluczową do uzyskiwania praw wyłącznych (na wynalazki czy wzory) bądź utrzymania pozycji na rynku. Dzięki temu, można znacząco zmniejszyć ryzyko wystąpienia sytuacji kryzysowej: “awarii” czy “choroby”. Odpowiednie szybkie reagowanie pozwala nie tylko uniknąć większych kłopotów, ale także uzyskać przewagę nad konkurencją, uszczelnić te obszary, które mogą w przyszłości stać się problematyczne.

 

Audyt nie powinien być postrzegany jako działanie mające na celu wytykanie błędów.

Zadaniem audytora jest wsparcie przedsiębiorstwa i ukierunkowanie działań firmy w taki sposób, aby zapewnić jej jak najwięcej możliwości rozwoju poprzez:

  • wykrycie niedostatecznie wykorzystanych zasobów własności intelektualnej;
  • zidentyfikowanie wszelkich zagrożeń dla wyników wykorzystania potencjału IP firmy;
  • umożliwienie zarządowi, dyrektorom działów oraz innym osobom oddelegowanym do opracowania strategii własności intelektualnej firmy, na ich optymalne przygotowanie, które pozwoli utrzymać i poprawić pozycję firmy na rynku.

 

Wykonywany przez nas audyt IP obejmuje następujące kwestie:

I.        ZESTAWIENIE AKTYWÓW WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ
II.       ANALIZA STANU AKTYWÓW I ZASIĘGU TERYTORIALNEGO W KONTEKŚCIE DZIAŁALNOŚCI PROWADZONEJ PRZEZ PRZEDSIĘBIORCĘ
III.      BAZY DANYCH/PROGRAMY KOMPUTEROWE
IV.      DANE OSOBOWE/RODO
V.       DOMENY INTERNETOWE
VI.      SPRAWY KORPORACYJNE ZWIĄZANE Z IP
VII.     KWESTIE PRACOWNICZE
VIII.    PRAWA AUTORSKIE I POKREWNE
IX.      PRAWA WŁASNOŚCI PRZEMYSŁOWEJ
X.       REKLAMA I MARKETING
XI.      PRZEGLĄD WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ I PROCEDUR ZGŁASZANIA
XII.     ANALIZA PROCESÓW ZARZĄDZANIE WŁASNOŚCIĄ INTELEKTUALNĄ
XIII.   ANALIZA PROCESÓW ZARZĄDZANIA KONTRAKTAMI/UMOWAMI
XIV.    SPORY PRAWNE, POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNE ZWIAZANE Z IP
XV.     ZWALCZANIE NIEUCZCIWEJ KONKURENCJI
XVI.    INNE

Takie zestawienie, daje nam możliwość zbadania wszystkich obszarów przedsiębiorstwa związanych z własnością intelektualną.  Daje wiedzę potrzebną do podejmowanie decyzji co do działań pilnych i możliwych do wykonania w dalszej kolejności, do zarządzenia tym co wprawia w ruch firmę i nadaje rytm jej funkcjonowaniu. Jak bowiem słusznie zauważył Peter Drucker „Jeżeli nie możesz czegoś zmierzyćnie możesz tym zarządzać…”.

 __________________

O tym jak przebiega audyt IP i jak przygotować się do niego, jakie korzyści uzyskuje się dzięki audytowi, które firmy i kiedy powinny zrobić audyt własności intelektualne i dlaczego audyt IP wykonuje prawnik specjalizujący się w sprawach własności intelektualnej – będziemy pisać w kolejnych wpisach.

 

Chcesz wiedzieć więcej o własności przemysłowej bądź o prawach autorskich? Teraz specjalna okazja! E-book Własność przemysłowa w pytaniach i odpowiedziach oraz E-book Prawo autorskie w pytaniach i odpowiedziach  25% taniej. 

foto: Photo by Austin Distel on Unsplash

Więcej informacji dotyczących praw własności intelektualnej, o których warto wiedzieć znajdziesz na naszym blogu.

Udostępnij ten wpis innym, którzy mogą być zainteresowani wykorzystaniem własności intelektualnej, aby nasza wiedza pomogła im w optymalnym zabezpieczeniu i efektywnym zarządzaniu wartościami niematerialnymi i prawnymi: prawami autorskimi, prawami własności przemysłowej (znaki towarowe, wzory użytkowe i przemysłowe, patenty), tajemnicą przedsiębiorstwa, wizerunkiem i wielu innymi. Od lat zajmujemy się tworzeniem i negocjacjami umów, prowadzimy spory sądowe, rejestracje w urzędach patentowych. Doradzamy, prowadzimy audyty własności intelektualnej, zajmujemy się sukcesją marek rodzinnych. Pomagamy pozasądowo rozwiązywać konflikty. Powiedź o nas innym, może potrzebują tej informacji 🙂 

Bądźmy w kontakcie

Podaj nam swoje imię i adres mailowy, jeśli chcesz otrzymywać wiadomości na temat nowych publikacji na naszych blogach o praktycznych aspektach własności intelektualnej (IP), ciekawych wydarzeniach, nowych usługach, wzorach, e-bookach czy narzędziach do zarządzania IP, warsztatach, szkoleniach i spotkaniach tematycznych.

Wyrażam zgodę na przesyłanie mi informacji handlowych na podany przeze mnie adres, przez Lewandowski Gradek Lewandowska sp.p. radców prawnych z siedzibą w Warszawie, ul. Mokotowska 41/2B NIP: 7010438256

Pod linkiem https://lgl-iplaw.pl/polityka-prywatnosci/ znajdziesz informacje na temat przetwarzania danych osobowych.

Małgorzata Gradek-Lewandowska

malgorzata.gradek@lgl-iplaw.pl

radca prawny od 2001r., rzecznik patentowy, partner, certyfikowany mediator wpisana na listę Centrum Mediacji Krajowej Izby Radców Prawnych, Centrum Mediacji Konfederacji Lewiatan, mediator sądowy Sądów Okręgowych w Warszawie, Katowicach, Lublinie, Poznaniu i Gdańsku, specjalizuje się w prawach własności intelektualnej; świadczy pomoc prawną od ponad 20 lat